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采购管理制度

一、总则：制度的基石与导向

任何制度的建立，首先需要明确其根本宗旨与适用范围，这是确保制度有效运行的前提。

1.1制度宗旨

本制度旨在通过规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正与诚信；追求采购物资与服务的最佳性价比，有效控制采购成本；保障公司生产经营活动所需物资与服务的及时、优质供应；防范采购环节的各类风险，提升公司整体运营效益与市场竞争力。

1.2基本原则

采购活动应严格遵循以下原则：

*合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及公司内部各项规章制度。

*性价比最优原则：在满足质量、交期等前提下，力求以最合理的成本获取资源。

*公开透明原则：采购过程应尽可能公开，接受监督，确保机会均等。

*集体决策与分权制衡原则：重要采购决策需集体审议，采购各环节职责分明，相互监督。

*廉洁诚信原则：所有参与采购人员必须恪守职业道德，廉洁自律，杜绝利益输送。

*持续改进原则：定期对采购制度及执行效果进行评估与优化。

1.3适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在公司授权范围内进行的各类物资、设备、服务的采购活动。特殊项目或有另行规定的，可在本制度框架下制定补充细则，但不得与本制度核心原则相抵触。

二、组织架构与职责：权责分明的保障

清晰的组织架构和明确的职责分工，是采购制度落地执行的组织保障。

2.1采购决策机构

公司可根据规模设立采购委员会或指定高级管理层作为采购决策机构，负责审批重大采购策略、年度采购预算、重要供应商的准入与淘汰、以及采购管理制度的审定等。其核心职责在于把握采购方向，确保采购活动与公司整体战略保持一致。

2.2采购执行部门

设立专门的采购部门（或在综合管理部门内指定专职采购人员），作为采购活动的归口管理与执行部门。其主要职责包括：

*具体执行采购计划，组织实施各类采购活动；

*供应商的寻访、评估、开发与日常管理；

*采购合同的洽谈、拟定、报批与管理；

*采购订单的下达、履约跟踪与协调；

*采购资金的申请与支付协调；

*采购相关文件、资料的整理与归档；

*采购数据的统计分析与报告。

2.3需求部门

各业务部门作为采购需求的提出方，承担以下职责：

*根据实际业务需要，提出真实、准确、完整的采购需求；

*参与所购物资或服务的技术参数确认、市场调研及供应商考察；

*参与相关采购项目的评标（或比价）过程；

*负责所购物资或服务的验收工作；

*对采购效果进行反馈与评价。

2.4财务部门

财务部门在采购管理中主要负责：

*采购预算的审核与控制；

*采购合同的财务条款审核；

*采购款项的审核与支付；

*采购成本的核算与分析；

*配合进行采购相关的审计与监督。

2.5监督与审计部门

内部审计或监察部门负责对采购制度的执行情况、采购活动的合规性、采购过程的廉洁性进行监督与审计，对发现的问题提出改进建议与处理意见。

三、采购计划与申请：源头控制的关键

采购活动的有序开展，始于科学合理的采购计划与规范的采购申请。

3.1采购预算编制

各需求部门应根据年度经营计划和实际需求，编制本部门年度及季度采购预算，报财务部门汇总审核，并提交采购决策机构审批。采购预算是采购计划的重要依据，应力求准确，避免盲目采购。

3.2采购申请提出

需求部门根据经批准的采购预算或临时急需，填写规范的《采购申请表》。申请表应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总价、期望交付日期、用途等关键信息，并经部门负责人审批。对于技术复杂或金额较大的采购项目，还应附上必要的技术说明或可行性分析报告。

3.3采购申请审批

《采购申请表》需经过规定的审批流程。审批人应根据权限对采购需求的必要性、合理性、预算符合性进行审核。对于超出预算或无预算的采购申请，需按公司预算外审批流程单独处理。

3.4采购计划汇总与平衡

采购部门根据各需求部门提交的、已获批准的采购申请，结合库存情况（如适用）、市场供应状况及公司整体运营安排，汇总编制公司阶段性采购计划，以实现集中采购优势，提高采购效率，降低采购成本。

四、采购方式与实施：过程规范的核心

根据采购物品的特性、金额大小及市场竞争状况，选择适宜的采购方式，并规范操作流程，是确保采购公平、高效的核心环节。

4.1采购方式的分类与选择

公司应根据采购金额和物品特性，明确不同采购方式的适用范围，并可根据实际情况进行调整：

*公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化物资或服务。应严格遵守国家及地方关于招投标的相关法律法规。

*邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象应不少于三家具备相应资质和能力的供应