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培训机构学员档案管理规范与操作流程

学员档案是培训机构教学管理、学员服务及自身发展的重要基础性资料，详实、规范的档案管理不仅是保障学员权益、提升教学质量的关键，也是机构规范化运营和可持续发展的内在要求。为确保学员档案管理工作的有序、高效、安全，特制定本规范与操作流程。

一、学员档案管理规范

（一）档案建立原则

学员档案的建立应遵循真实、完整、及时、规范的原则。真实是档案的生命线，所有归档信息必须来源于学员本人或其法定监护人的真实提供及机构教学过程的客观记录；完整要求档案材料齐全，能全面反映学员在机构的学习历程；及时指档案应在学员报名后尽快建立，并根据学员情况变化和学习进展同步更新；规范则要求档案的格式、内容、书写及存储符合机构统一标准。

（二）档案内容构成

学员档案内容应至少包含以下核心信息模块：

1.学员基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、联系方式（监护人联系方式及紧急联系人信息）、家庭住址等。此部分信息是档案的基础，需确保准确无误。

2.报名与合同信息：学员报名登记表、课程咨询记录、培训合同（或协议）、缴费凭证复印件、优惠活动相关记录等。此部分是界定双方权利义务的重要依据。

3.学习情况记录：

*课程安排：所报课程名称、级别、课时、授课教师、上课时间地点等。

*学习过程：考勤记录、课堂表现评估、作业完成情况、阶段性测试成绩、学习进度跟踪记录等。

*学习成果：结业证书复印件（如有）、学员作品（如有，可数字化存储或拍照存档）、培训总结与反馈等。

4.沟通与反馈记录：与学员及家长的重要沟通记录（电话、面谈、微信等，可摘要记录）、学员及家长的意见反馈、投诉与处理结果等。

5.其他相关材料：如学员的特殊健康状况说明（如有需要且获得授权）、获奖证明复印件等对学员管理有参考价值的辅助材料。

（三）档案日常管理

1.存储规范：

*纸质档案应使用统一规格的档案袋或文件夹，按一定规则（如学员编号、报名日期、姓氏拼音等）进行分类、编号、排列，存放于干燥、通风、避光、防火、防盗的专用档案柜中。

*鼓励有条件的机构建立电子档案管理系统，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份，防止数据丢失。电子档案的命名和文件夹结构也应规范统一。

2.信息更新：档案管理人员或相关教学人员应在学员信息发生变更（如联系方式更改、课程调整）、学习过程产生新记录（如测试成绩、考勤）时，及时、准确地更新档案内容，并签署更新人及日期。

3.档案流转：档案在机构内部不同部门或人员之间流转时，需建立借阅登记制度，明确借阅人、借阅事由、借阅日期及归还日期，确保档案去向可追溯，防止档案遗失或损坏。

4.保密原则：学员档案涉及个人隐私，所有接触档案的机构工作人员均负有保密责任。严禁私自泄露、传播学员档案信息，严禁将档案带离规定办公区域或提供给无关第三方。查阅档案需经授权，且仅限于工作需要。

5.档案保管期限：学员结业或退费后，其档案应继续保存一定年限（具体年限可根据机构实际情况及相关法规要求设定）。保存期满后，需按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。

二、学员档案操作流程

（一）档案建立与初始化

1.咨询与报名阶段：招生咨询人员在学员咨询时，可初步收集基本信息，并引导学员或其监护人填写《学员报名登记表》。

2.信息审核与合同签订：学员确定报名后，由相关负责人审核《学员报名登记表》信息的完整性与真实性，签订培训合同，并收取相关费用，开具缴费凭证。

3.档案材料归集：将《学员报名登记表》、培训合同复印件、缴费凭证复印件等核心材料整理归集。

4.档案编号与建档：为学员分配唯一的档案编号，将归集的材料装入档案袋（或录入电子档案系统），完成档案的初步建立。纸质档案袋封面应清晰标注学员姓名、档案编号、所报课程等关键信息。

（二）档案信息的日常维护与更新

1.学习记录录入：授课教师或班主任应定期（如每周或每月）将学员的考勤情况、课堂表现、作业完成情况、测试成绩等学习信息记录到指定表格或系统中，并及时反馈给档案管理人员归入学员档案。

2.信息变更处理：当学员信息发生变更时，学员或其监护人应提交书面变更申请（或在特定系统中提交），经核实后，由档案管理人员或授权人员对档案信息进行更新。

3.沟通记录归档：与学员及家长的重要沟通，应由相关人员及时整理成沟通记录（或摘要），并定期归入学员档案。

（三）档案查阅与借阅

1.查阅权限：机构管理人员、授课教师、班主任等因工作需要可查阅相关学员档案。查阅非本人负责学员的档案需经部门负责人批准。

2.查阅流程：

*纸质档案：查阅人需填写《档案借阅登记表》，经授权人签字同意后，到档案管理处领取档案。查阅时应在指定区域进行，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案