药品采购供应管理：从计划审批到验收的全流程管控.docxVIP

药品采购供应管理：从计划审批到验收的全流程管控

药品采购供应管理核心是“合规、质量、效率、可追溯”，制度需覆盖全流程管控，流程应闭环并责任到人，以保障临床用药安全与供应稳定。以下为完整制度框架与标准化流程。

一、核心管理制度（9大模块）

1.总则与责任体系

适用范围：医疗机构全部药品（含特殊管理药品、中药饮片），明确药剂科为唯一采购供应责任部门，其他科室不得自购药品。

基本原则：安全优先、合规高效、公开透明、成本控制、按需采购、保障供应。

责任分工：药事会决策、药剂科执行、财务审核、质控监督，关键环节双人负责。

2.采购计划管理

编制依据：临床需求、库存水平、效期预警、集采政策、预算限制、急抢救药品储备（≥7日用量）。

编制流程：临床科室提需求→药剂科汇总审核（偏差超30%需书面说明）→药事会审议→分管院长审批。

周期与调整：月度计划为主，应急需求走绿色通道，超预算需专项审批。

3.供应商管理（准入-评估-退出）

环节

核心要求

准入审核

三证一照（生产/经营许可证、营业执照、GSP）、药品批准证明文件、质量保证协议、两票制合规、冷链能力（如需）

评估遴选

综合资质、质量、价格、供货能力、配送时效、售后，分级建档

动态管理

季度/年度考核，不合格者暂停或退出，保留评估与淘汰记录

4.采购方式与合规管理

集采优先：国家/省级集采目录内药品必须通过指定平台采购，执行中选价格与配送规则。

其他方式：未集采品种按公开招标、竞争性谈判、询价、单一来源等执行，全程留痕。

特殊药品：麻精毒放药品按国家专项规定采购、验收、储存与发放。

禁止条款：严禁线下采购（特殊情况≤5%）、无资质采购、超计划采购。

5.合同与票据管理

合同要素：明确品名、规格、数量、价格、质量标准、交货期、验收方式、结算、违约责任、质保条款。

票据要求：执行两票制，索取随货同行单、发票、检验报告，票货账一致。

6.验收与入库管理

双人验收：核对订单、随货同行单、药品实物，重点核查批号、效期、包装、外观、冷链温度记录。

抽样检验：首营品种、高风险药品（注射剂、生物制品）按比例抽检，不合格拒收并启动退换货流程。

入库流程：合格药品录入HIS系统，按批号、效期分区存放，执行先进先出/近效期先出。

7.库存与养护管理

分类管控：ABC分类、效期预警（如距效期6个月标红）、库存上限（如基层机构≤30万元）。

养护要求：温湿度监控（常温10-30℃、阴凉0-20℃、冷藏2-8℃）、定期盘点（每月实物对账）、效期清理。

短缺药品：建立预警机制，储备清单与替代方案，及时上报药监部门。

8.调配发放与使用管理

药房申领：按处方量与库存限额申领，HIS系统审批后出库，双人核对。

临床发放：保障急救药品24小时供应，特殊药品按基数管理，处方双人复核。

追溯要求：全流程批号追溯，记录至患者使用环节。

9.质量与风险管理

不良事件：药品不良反应/质量问题及时上报，启动召回与应急处置。

应急预案：针对断供、质量异常、冷链失效等制定响应流程，定期演练。

档案管理：采购、验收、库存、供应商、合同等记录保存≥5年，电子档案备份。

二、标准化操作流程（10步闭环）

需求发起：临床科室通过HIS提需求，注明通用名、规格、数量、临床依据。

计划编制：药剂科汇总需求，结合库存与政策生成采购计划，明确采购量、金额、供应商。

计划审批：药剂科主任初审→药事会审议→分管院长终审，重大采购专项论证。

供应商选定：从合格名录中匹配，新供应商走首营审批。

合同/订单：年度合同+订单双控，订单明确到货时间、地点、验收标准。

采购执行：通过省级平台下单，跟踪物流，急救药品专人催货。

到货验收：双人核对票货，冷链药品先查温度记录，不合格立即拒收并记录。

入库上架：合格药品录入系统，按温湿度与效期分区存放，更新库存。

调配发放：药房申领→系统审批→出库复核→临床发放，全程批号追溯。

结算与评估：核对票据无误后财务付款，季度评估供应商并更新名录。

三、特殊场景处理要点

紧急采购：临床急需/突发公共卫生事件，简化审批，24小时内完成采购，事后3个工作日补全手续。

不合格药品：隔离存放→拍照留证→通知供应商→启动退换货/销毁→记录归档→追溯流向。

效期管理：近效期药品（如≤6个月）预警→优先发放→无法领用的按规定销毁，杜绝过期药品流入临床。

四、制度落地工具包

表单模板：采购计划表、供应商评估表、验收记录表、库存盘点表、不良事件报告表。

系统支撑：HIS+药品管理系统，实现需求提报、计划审批、订单下达、库存预警、批号追溯一体化。

培训与考核：定期培训采购、验收、养护人员，考核合规性与操作熟练度，结果与绩效挂钩。

五、合规要点清单

集采药品100%平台采购，价格与配送合规。

供应商资质齐全且在有效期内，两票制执行到位。