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工程档案管理制度

一、总则

工程档案是工程项目建设全过程的真实记录和历史凭证，是工程建设、管理、维护、改扩建以及后续工程的重要依据，具有不可替代的凭证价值和参考价值。为规范我单位工程档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥其在工程建设及运营管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合我单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于我单位所有新建、改建、扩建工程项目的档案管理工作。凡参与工程项目建设的各部门、各参建单位，均须严格遵守本制度。工程档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、有效利用的原则，确保档案工作与工程建设同步进行，从源头上保证档案质量。

二、管理机构与职责

工程档案管理工作实行统一领导、分级管理的体制。单位应明确分管档案工作的领导，并设立或指定专门的档案管理部门（或档案管理人员），负责统筹、协调、指导和监督全单位的工程档案管理工作。

（一）建设单位职责：对工程档案管理负总责，负责组织制定和实施本单位的工程档案管理制度；协调勘察、设计、施工、监理等参建单位的档案工作；组织工程档案的验收、移交和归档工作；确保档案管理所需的人员、经费和设施到位。

（二）勘察、设计、施工、监理等参建单位职责：各自负责其职责范围内形成的工程文件材料的收集、整理、立卷和归档，并对其形成文件的真实性、完整性和规范性负责，按规定向建设单位移交合格的工程档案。

（三）档案管理部门（或档案管理人员）职责：具体负责工程档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等日常管理工作；指导和督促各部门及参建单位做好工程文件材料的形成、积累和归档工作；检查工程档案的质量。

三、档案的形成与收集

工程档案的形成应与工程项目建设进程同步。各部门及参建单位在工程建设的各个阶段，均须指定专人负责相关文件材料的收集、积累和管理，确保不遗漏、不丢失。

文件材料的收集范围应包括从项目建议书、可行性研究、勘察设计、招投标、施工准备、工程施工、设备安装调试、竣工验收直至项目后评价等各个环节形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

收集的文件材料必须是原件（有特殊规定的除外），其内容必须真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。复印件须注明原件保管单位或经法定手续确认其效力。

四、档案的整理与归档

工程文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持卷内文件的有机联系，便于查阅和利用。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。

（一）组卷：应根据工程特点和文件材料的性质，按照单位工程、分部工程、专业或阶段进行组卷。同一事项的请示与批复、主件与附件、印件与定稿等应组合在一起。

（二）卷内文件排列：应按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系进行排列，一般批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（三）编目与装订：卷内文件应逐页编写页号，填写卷内目录和备考表。案卷封面应填写规范，字迹工整。装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。

归档时间一般应在工程项目竣工验收后规定期限内完成。特殊情况下，可根据工程进展情况分阶段归档。归档时应办理交接手续，填写档案移交清单，双方签字确认。

五、档案的保管与利用

档案管理部门应建立健全档案库房管理制度，配备适宜的档案装具和保管设备，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”工作，确保档案实体安全。

对电子档案，应采取严格的安全保密措施，包括数据备份、病毒防护、权限控制等，确保电子档案的真实性、完整性和可用性，并定期进行检测和迁移，防止信息丢失。

档案的利用应遵循相关规定，履行必要的借阅手续。借阅档案者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、公布档案信息。档案利用结束后，应及时归还。

六、档案的鉴定与销毁

对于已超过保管期限的工程档案，应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后予以销毁。

档案销毁前，必须编制销毁清册，详细记录销毁档案的名称、数量、起止年度等信息。销毁档案时，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。

七、责任追究

各部门及相关人员应严格遵守本制度，认真履行档案管理职责。对于在工程档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。

对违反本制度，造成工程档案失真、损毁、丢失或擅自销毁、涂改、伪造档案的，或因管理不善导致档案发生严重安全事故的，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

八、附则

本制度未尽事宜，应参照国家及行业有关档案管理的法律法规和标准执行。

本制度由单位档案管理部门负责解释。

本制度自发布之日起施行。以往有关工程档案管理的规定