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某跑步俱乐部印章刻制管理制度

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）印章刻制管理，保障印章使用的合法性、安全性和规范性，维护俱乐部及会员合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《社会团体登记管理条例》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度所称“印章”，指俱乐部具有法律效力的各类专用印章，包括但不限于：

（一）俱乐部公章（含电子公章）；

（二）法定代表人/理事长名章；

（三）财务专用章、发票专用章；

（四）部门专用章（如会员服务部章、赛事运营部章等）；

（五）其他因业务需要刻制的专项印章（如活动纪念章、合作项目章等）。

第三条本制度适用于俱乐部所有印章的刻制申请、审批、制作、备案及相关监督管理工作，涵盖新章刻制、旧章更换、样式变更等全流程。

第四条印章刻制管理遵循“严格审批、规范操作、责任到人”原则，确保印章刻制与使用符合法律要求，与俱乐部管理目标一致。

第二章管理职责

第五条行政部门为俱乐部印章刻制管理的主责部门，具体职责包括：

（一）制定并完善印章刻制管理制度；

（二）受理各部门印章刻制申请，审核申请材料及刻制必要性；

（三）对接公安机关备案及正规刻章单位，监督刻制过程；

（四）建立印章管理台账，记录印章刻制、备案、启用、停用、销毁等信息；

（五）定期组织印章管理专项检查，防范风险。

第六条财务部门职责：

（一）对涉及财务类印章（如财务专用章、发票专用章）的刻制申请进行专业审核，确认刻制必要性及样式合规性；

（二）配合行政部门完成财务类印章的备案及后续管理。

第七条纪检监督部门职责：

（一）对印章刻制全流程进行监督，核查审批程序是否合规、刻制过程是否规范；

（二）受理关于违规刻制印章的投诉举报，组织调查并提出处理意见。

第八条各用章部门职责：

（一）根据实际业务需求，提出印章刻制申请并说明必要性；

（二）指定专人配合行政部门完成刻制信息确认（如样式、尺寸等）；

（三）负责本部门保管印章的日常使用与安全管理。

第三章刻制申请与审批

第九条印章刻制申请范围：

（一）俱乐部新设立或新增内设部门（含分支机构），需刻制对应公章或部门章；

（二）原有印章因磨损、遗失、样式变更（如俱乐部名称变更、防伪技术升级）等原因需重新刻制；

（三）因业务拓展需刻制专项业务章（如赛事合作章、会员积分章等）；

（四）其他经俱乐部决策层认定需要刻制的印章。

第十条禁止刻制情形：

（一）无明确业务需求或重复刻制同类印章；

（二）刻制与俱乐部名称、业务范围无关的印章（如个人私用章、非授权合作项目章等）；

（三）未经审批擅自刻制或伪造俱乐部印章。

第十一条刻制申请流程：

（一）申请提交：用章部门填写《印章刻制申请表》（附件1），注明印章类型、名称、用途、样式（含尺寸、字体、图案等）、刻制原因等信息，经部门负责人签字确认后提交行政部门。

（二）行政审核：行政部门对申请材料进行初审，重点核查：

1.刻制必要性（是否符合俱乐部当前业务需求）；

2.样式合规性（是否符合《社会团体印章管理规定》中关于尺寸、字体的要求）；

3.名称准确性（是否与俱乐部或部门全称一致，无歧义）。

初审通过后，行政部门需出具审核意见并提交分管领导。

（三）分管审批：分管领导对行政部门审核意见及刻制事项进行复核，重点关注业务关联性及风险可控性，签署审批意见后提交理事长（或法定代表人）。

（四）最终批准：理事长（或法定代表人）对刻制事项进行最终审批，确认无误后签署批准意见。

第十二条特殊情形处理：

（一）因紧急业务需要（如突发赛事合作、会员权益项目启动）需临时刻制印章的，用章部门可通过OA系统提交加急申请，经行政部门初审、分管领导复核后，由理事长（或法定代表人）电话确认批准，事后3个工作日内补全书面审批手续。

（二）涉及俱乐部名称变更、法人变更等重大事项需刻制新章的，需同步提供登记管理机关（如民政局）出具的变更证明文件，作为申请附件。

第四章刻制实施与备案

第十三条刻制单位选择：

（一）行政部门应通过公开比选或协议合作方式，选定具备公安机关备案资质、信誉良好的刻章单位，建立长期合作名录。

（二）禁止选择无资质、无备案的刻章单位，避免印章被伪造或信息泄露风险。

第十四条刻制实施要求：

（一）行政部门需向刻章单位提供经批准的《印章刻制申请表》、俱乐部营业执照（或社会团体法人登记证书）复印件、法定代表人身份证明等材料，确保刻章单位完成公安机关备案程序。

（二）刻制过程中，行政部门应指定专人跟进，核对印章样式、尺寸、防伪标识（如编码、暗记）等是否与申请一致，留存刻制过程记录（如照片、视频）。

（三）刻制完成后，刻章单位需出具《印章刻制备案回执》，作为印章合法性的证明文件。

第十五条印章接收与备案：

（一）行政部门收到新刻印