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企业文档审核与归档流程表

一、适用范围与核心价值

本流程表适用于各类企业内部业务文档、管理制度、合同协议、研究报告等文件的规范化审核与归档管理，覆盖从文档发起至最终存档的全生命周期。通过明确责任分工、规范操作步骤，保证文档内容的准确性、合规性及可追溯性，同时提升跨部门协作效率，降低因管理混乱导致的法律风险与信息丢失问题。

二、全流程操作步骤详解

（一）文档发起与提交

发起人职责：业务部门或项目负责人根据工作需要，准备待审核文档（如《合同草案》《管理制度初稿》等），填写《文档提交申请表》（见模板表格），明确文档类型、密级（如“公开”“内部秘密”“核心机密”）、涉及部门及核心需求。

材料完整性检查：发起人需保证文档内容完整（含、附件、签批页等），格式规范（如字体、页码、版本号统一），并与《文档提交申请表》一并提交至行政部门文档管理岗。

示例：销售部发起《产品销售合同》，需附合同文本、客户资质证明、法务部合同模板对比表，填写申请表时标注“需法务审核+财务部会签”。

（二）初审环节（部门/业务负责人审核）

审核人：文档发起部门负责人或指定业务专家。

审核重点：

文档内容是否符合业务需求，数据、逻辑是否准确；

流程是否完整（如合同是否包含标的、金额、履行期限等关键要素）；

是否存在部门内部职责冲突或需协调事项。

输出成果：审核通过后，在《文档提交申请表》“初审意见”栏签字确认，并流转至下一环节；若需修改，注明修改意见（如“第3条交货周期需明确具体日期”），退回发起人修订。

时限要求：收到文档后2个工作日内完成初审，紧急文档需加注“特急”标识，1个工作日内反馈。

（三）复审环节（专业部门审核）

根据文档类型，由对应专业部门进行专项审核：

法务审核：合同、协议类文档需审核法律条款合规性（如违约责任、争议解决方式）、主体资格有效性，避免法律风险；

财务审核：涉及费用、预算的文档需审核金额准确性、付款条件是否符合财务制度，发票类型及税务处理是否规范；

合规审核：制度类文档需符合行业监管要求（如数据安全、反垄断等），避免违规条款。

审核人：法务部/财务部/合规部指定专员。

输出成果：审核通过后签字确认；若需修改，出具《专业审核意见单》（含修改依据及具体建议），退回发起部门或初审环节协调。

时限要求：收到文档后3个工作日内完成复审，复杂文档可延长至5个工作日，需提前与发起部门沟通。

（四）终审环节（高层/分管领导审批）

审批人：根据文档重要性确定（如总经理分管领导、董事会等），例如：

一般性制度：分管副总审批；

重大合同（金额超100万元）或核心制度：总经理审批；

战略级文档（如年度经营计划）：董事会审批。

审批重点：文档是否符合公司战略方向、重大利益分配是否合理、跨部门争议是否已协调一致。

输出成果：审批通过后，在《文档提交申请表》“终审意见”栏签字确认；未通过则注明“不予通过”及理由，流程终止。

时限要求：收到文档后3个工作日内完成审批，紧急文档1个工作日内反馈。

（五）修订与确认

修订责任：根据初审、复审、终审意见，由发起人组织修订（如法务意见由法务部协助修订，业务内容由业务部门调整）。

复核确认：修订后需提交原审核环节复核（如法务修改条款后需法务岗再次确认），直至所有意见闭环。

版本管理：修订后更新文档版本号（如V1.0→V1.1），并在文档页眉标注版本及修订日期，避免版本混淆。

（六）归档管理

归档责任人：行政部门文档管理岗负责统一归档，各部门配合提供最终版文档及审核记录。

归档流程：

电子归档：将最终版文档（PDF格式，含电子签章）、审核流程记录（扫描件）至公司文档管理系统，按“部门-年份-文档类型”分类存储，命名规则为“部门_文档名称_编号_日期”（如“销售部_产品销售合同_XS2024001）；

纸质归档：打印最终版文档（需所有审核人签字确认），与《文档提交申请表》《专业审核意见单》等纸质材料一并装订，存入指定档案柜，标注档案编号（与电子档一致）。

归档时限：文档终审通过后5个工作日内完成归档，逾期未归档需向行政部门负责人说明原因。

三、标准化流程表单模板

企业文档审核与归档流程表

文档基本信息

文档名称

文档编号

（由行政部门按规则自动，如“QG-2024-X”）

文档类型

□合同□制度□报告□方案□其他_________

密级

□公开□内部秘密□核心机密

发起部门

发起人

联系方式

提交日期

年月日

文档主题概述

（200字内说明文档核心内容及目的）

附件清单

（如《客户资质证明》《成本测算表》等，需列明名称及份数）

审核流程

初审环节

审核人

（部门负责人/业务专家签字）

审核意见

□通过□需修改（请注明修改意见）：_______________________________

审核时间