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办公室文秘工作流程规范手册

前言

办公室文秘工作是保障组织高效有序运转的关键环节，是承上启下、沟通内外、协调左右的重要枢纽。本手册旨在规范办公室文秘日常工作流程，明确岗位职责与操作标准，提升工作效率与质量，确保各项事务处理的准确性、及时性与保密性。全体文秘人员应认真学习、严格遵守，并在实践中不断完善，共同营造规范、高效、专业的办公环境。

一、日常办公事务处理

1.1办公环境维护

每日上班前应提前到达工作岗位，检查并维护办公区域的整洁与有序。包括但不限于：整理办公桌面，确保文件、文具摆放整齐；检查公共区域卫生，及时清理杂物；确保办公设备（如打印机、复印机、饮水机）处于正常工作状态，耗材充足。下班前，应整理当日文件，关闭个人电脑及不必要的电器电源，锁好重要文件柜及门窗。

1.2通讯事务处理

电话接听应遵循“铃响三声内接听”原则，使用规范问候语（如“您好，XX办公室”），准确记录来电信息（包括来电人、单位、事由、联系方式、留言内容等），并根据轻重缓急及时转达或处理。重要或紧急事项应立即向相关领导汇报。拨打电话前应明确通话目的，准备好相关资料，语言简洁明了。对于未能及时接听的电话，应在看到来电显示后尽快回拨。

1.3邮件与快递收发

每日定时（建议上、下午各一次）到收发室领取邮件、报刊及快递。收到邮件后，应仔细核对收件人信息，及时分发至个人。对于单位公函、重要文件或挂号信，需进行登记。对外发送邮件、快递时，应核对收件人地址、联系方式的准确性，选择合适的邮寄方式，并保留邮寄凭证以备查询。涉密文件需通过机要渠道传递。

1.4办公用品管理

根据工作需要及库存情况，定期编制办公用品申领计划，经审批后统一采购。建立办公用品出入库登记制度，详细记录领用部门、领用人、领用物品及数量。定期盘点库存，确保常用办公用品（如纸张、笔墨、文件夹等）供应充足，避免浪费。

二、文书处理与档案管理

2.1收文处理

收到外来文件（包括纸质文件和电子文件）后，首先进行分类、清点、核对，检查文件是否完整、有无错发漏发。随即在收文登记簿上详细记录文件标题、文号、来文单位、份数、收文日期、密级等信息。对收到的文件提出拟办意见，呈送相关领导阅批。根据领导批示意见，及时将文件分发给承办部门或承办人，并做好交接记录。对需要办理的文件，要跟踪督办，确保按期办结。

2.2发文处理

承办部门或个人拟稿后，需经部门负责人审核。文秘人员对文稿格式、文字表述、标点符号、逻辑结构等进行规范性审核。审核无误后，按规定程序呈送相关领导签发。领导签发后，由文秘部门统一编号、排版、校对（至少进行一校一读）。确认无误后，进行印制、装订。正式文件需加盖单位公章，并做好发文登记，包括发文号、标题、主送机关、抄送机关、份数、印发日期等。涉密文件的印制、传递需严格遵守保密规定。

2.3档案管理

文书处理完毕后，应及时进行整理、鉴定、分类、编号、著录、装订，然后向档案室移交归档。归档文件应齐全完整、手续完备。档案的查阅、借阅需履行审批手续，严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅完毕后，及时归还并办理注销手续。电子档案的管理应符合相关技术规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

2.4保密工作

严格遵守国家及单位的保密法律法规，增强保密意识。涉密文件、资料的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，必须严格按照保密规定执行。不得在非保密计算机、网络上处理、存储、传输涉密信息。发现泄密隐患或行为，应立即报告并采取补救措施。

三、会务组织与协调

3.1会议筹备

接到会议通知或指令后，首先明确会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程、所需材料等核心要素。根据会议规模和性质，制定详细的会议筹备方案，报领导审批。方案内容包括：会议名称、时间地点、参会人员、议程安排、材料准备、会场布置、设备保障、食宿交通（如需）、经费预算等。

3.2会议通知

根据审批后的方案，及时、准确地向参会人员发出会议通知。通知内容应清晰、完整，包括会议名称、时间、地点、主要议程、参会人员、需携带材料、着装要求（如需）及联系方式等。重要会议可通过电话、邮件、即时通讯工具等多种方式进行通知，并确认参会情况，做好参会人员统计。

3.3会场准备

提前预订或布置会场，确保会场大小适宜、环境整洁、通风良好。根据会议需求，摆放会议桌椅（如剧院式、课桌式、圆桌式等），设置主席台、发言席，制作并摆放席卡。准备并调试会议所需设备，如投影仪、幕布、麦克风、音响、激光笔、录音录像设备等，确保设备正常运行。准备会议所需材料（议程、讲话稿、汇报材料等）、文具、饮用水、席卡、指示牌等，并在会前摆放到位。如需安排茶歇或餐饮，应提前联系并落实。

3.4会议服务

会议开始前，文秘人员应提前到达会场，检查各项准备工作是否到位