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高校电子资源采购与管理指南

引言

在信息时代，电子资源已成为高校教学、科研与人才培养不可或缺的战略基础。其高效获取、合理配置与科学管理，直接关系到高校的核心竞争力与创新能力。本指南旨在为高校电子资源采购与管理工作提供系统性的思路与实操建议，以期优化资源配置，提升服务质量，保障学术自由与信息安全，最终服务于高校的整体发展目标。

一、电子资源采购与管理的基本原则

高校电子资源的采购与管理是一项系统性工程，应遵循以下基本原则，以确保工作的科学性与有效性：

1.需求导向，服务教学科研：始终以师生的实际需求为出发点，紧密围绕学校学科建设、人才培养和科研创新的核心任务，优先保障重点学科、优势专业和新兴交叉学科的资源需求。

2.统筹规划，注重效益：结合学校发展规划，制定电子资源建设的中长期规划。在资源引进时，进行投入产出效益分析，追求资源利用的最大化与成本效益的最优化。

3.规范透明，公平公正：严格遵守国家及地方的法律法规和采购政策，建立健全公开、公平、公正的采购流程与决策机制，确保采购行为的合规性与透明度。

4.质量优先，保障权益：在资源选择上，注重内容的权威性、准确性、时效性与学术价值。同时，关注供应商的服务质量、技术支持能力及对知识产权的保护力度，维护学校和用户的合法权益。

5.共建共享，持续发展：积极参与区域或全国性的资源共建共享体系，探索联合采购、集团采购等模式，降低采购成本，拓展资源覆盖面。同时，建立资源动态评估与调整机制，确保电子资源建设的可持续发展。

二、电子资源需求分析与规划

科学的需求分析与规划是电子资源采购工作的前提与基础，有助于避免盲目采购和资源浪费。

1.用户需求调研：

*多渠道调研：通过问卷调查、座谈会、院系走访、学科带头人访谈等多种形式，广泛收集不同层次、不同学科师生对电子资源的具体需求，包括资源类型、学科范围、访问方式、使用习惯等。

*需求汇总与分析：对调研数据进行系统梳理与分析，识别核心需求、共性需求与个性化需求，明确资源缺口。

2.现有资源评估：

*用户反馈收集：通过意见箱、在线咨询、用户座谈会等方式，收集师生对现有资源的满意度评价及改进建议。

*资源重复与冗余检查：排查不同平台间可能存在的资源重复购置问题，优化资源结构。

3.学科发展与战略规划对接：

*紧密结合学校的学科建设规划、重点学科发展方向、科研攻关项目以及人才培养目标，将电子资源建设纳入学校整体发展战略。

*对新兴学科、交叉学科的资源需求给予前瞻性考虑。

4.制定采购规划：

*在需求分析和现有资源评估的基础上，制定年度及中长期电子资源采购规划，明确采购的优先级、预算分配方案及预期目标。

三、电子资源遴选与评估

资源遴选与评估是确保采购质量的关键环节，需要建立科学的评估指标体系和规范的遴选流程。

1.资源调研与信息收集：

*供应商沟通：与主要电子资源供应商保持密切联系，及时获取新产品、新服务的信息。

*同行调研：了解国内外同类高校在相关资源建设方面的经验与做法，借鉴其成功经验。

*试用与体验：对拟采购的重要资源，争取一定期限的免费试用，组织师生进行体验和评价。

2.评估指标体系构建：

*内容质量：包括收录范围（期刊、图书、会议、专利等）、学科覆盖率、核心期刊比例、文献的权威性（影响因子、作者、出版社）、更新频率、回溯深度等。

*技术性能：包括平台稳定性、检索功能（检索速度、检索精度、检索途径多样性）、用户界面友好性、移动访问支持、数据导出格式、与校内其他系统（如图书馆OPAC、学习管理系统）的集成能力等。

*服务水平：包括供应商提供的培训服务、技术支持响应速度与解决能力、数据统计服务、MARC数据或发现系统接口提供情况、灾备方案等。

*价格成本：包括采购价格（总费用、单篇成本）、价格涨幅控制、是否提供捆绑或优惠方案、长期订购的价格承诺等。

*版权与许可协议：明确授权范围（如是否允许校外访问、是否允许合理使用、是否允许用于教学等）、版权保护条款、数据安全与隐私保护条款等。

3.成立评估小组：

*评估小组应由图书馆员、信息技术人员、院系学科专家代表、教学科研人员代表及财务管理人员等组成，确保评估的客观性和全面性。

4.综合评估与遴选：

*评估小组根据既定的评估指标体系，对备选资源进行打分和综合评议。

*优先选择那些内容优质、技术先进、服务良好、价格合理且符合学校发展需求的电子资源。

四、采购执行与合同管理

规范的采购执行和严谨的合同管理是保障采购工作顺利进行、维护学校合法权益的重要手段。

1.采购方式选择：

*根据采购金额、资源类型及国家相关法律法规要求，选择合适的采购方式，如公开招