会议纪要与行动项管理模板.docVIP

会议纪要与行动项管理模板使用指南

一、适用场景说明

团队日常例会：同步工作进展、明确短期任务分工；

项目阶段性评审会：总结阶段性成果、规划下一步行动及资源需求；

跨部门协调会：对接协作事项、明确责任边界与交付时间；

客户需求沟通会：记录客户反馈、制定解决方案及跟进计划；

年度/季度工作规划会：分解目标、分配责任主体及关键里程碑。

二、操作流程指南

（一）会前准备：明确目标，梳理框架

确认会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目延期原因及补救措施”“评审Q3营销方案”），避免议题发散。

收集背景材料：提前向参会人分发相关资料（如项目进度表、方案草案、数据报表等），保证与会者对议题有充分知晓。

通知参会人员：通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，注明会议时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的内容，并确认参会人员名单。

（二）会中记录：聚焦关键，准确抓取

记录基础信息：由指定记录人填写会议基本信息（含会议名称、时间、地点/、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因），保证要素完整。

逐项梳理议题讨论：按会议议程顺序，记录每个议题的讨论要点，包括不同观点的简要陈述（如“提出需增加测试资源，认为可优先优化核心功能模块”），避免主观臆断，仅客观呈现事实与结论。

明确决议与行动项：对每个议题的最终结论进行归纳，并同步提取行动项——行动项需包含“具体任务、负责人、计划完成时间、交付标准”四要素，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述（示例：“完成用户反馈数据整理，负责人**，计划完成时间2023年10月20日17:00前，交付标准：包含问题分类及优先级排序的Excel表格”）。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记整理纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、最终决议、行动项清单（附行动项跟踪表）。纪需语言简洁，重点突出，避免冗长描述。

分发与确认：将纪要通过邮件或协同工具发送给所有参会人员及相关方，并附上“请在24小时内对纪要内容提出修改意见”的提示，保证信息准确无误。

建立行动项跟踪表：以行动项为核心，单独建立跟踪表（模板见下文），明确各行动项的当前状态（待开始/进行中/已完成/延期），并同步至项目管理工具（如钉钉、飞书、Teambition等）或共享文档，方便全员查阅。

（四）持续跟踪：闭环管理，保证落地

定期更新状态：负责人需在计划完成时间前1天更新行动项状态（如“进行中→已完成”），若遇延期，需在跟踪表中注明原因及新完成时间，并抄送主持人及相关部门。

设置提醒机制：通过工具设置“截止时间前3天”“截止时间前1天”的自动提醒，或由会议助理在每日站会中同步重点行动项进展，避免遗漏。

闭环确认：行动项完成后，负责人需向主持人提交交付成果（如文档、报告、原型图等），主持人确认无误后，在跟踪表中标注“已完成”，并归档相关材料，形成“任务分配-执行-反馈-闭环”的完整管理链条。

三、模板表格

表1：会议基本信息与议题记录表

会议名称

会议时间

年月日时分-时分

会议地点/

线上/线下（请注明具体地址或）

主持人

记录人

参会人员

、、**、赵六（共人）

缺席人员

（如有请注明姓名及原因）

会议主题

解决项目进度延迟问题

议题序号

议题内容

讨论要点

决议事项

1

项目进度延迟原因分析

：前端开发资源不足；：需求变更频繁导致返工；**：测试环境搭建滞后

核心原因：需求变更管理不规范+测试资源不足；决议：成立需求评审小组（、），后续需求变更需经小组评审

2

后续进度补救措施

赵六：申请调配2名开发人员；**：优先完成核心模块测试，非核心模块延后交付

行动项：1.提交人员调配申请，负责人赵六，10月18日前完成；2.制定核心模块测试计划，负责人**，10月19日前提交

表2：行动项跟踪表

序号

行动项描述

负责人

协助人

计划完成时间

实际完成时间

状态

备注

1

提交人员调配申请（明确需求岗位、数量到岗时间）

赵六

2023-10-1817:00

进行中

需抄送人力资源部陈经理

2

制定核心模块测试计划（含模块清单、测试用例、时间节点）

**

**

2023-10-1917:00

待开始

需与开发组对齐技术方案

3

组织需求评审小组第一次会议（明确评审流程、变更阈值）

**

**

2023-10-1714:00

已完成

会议纪要已同步至项目群

四、使用要点提醒

记录客观性原则：会议纪要需避免掺杂个人观点，仅记录“谁说了什么”“达成了什么结论”，对争议性内容可标注“未达成一致，待进一步讨论”。

行动项可衡量性：行动项描述需具体、可执行、可验证，避免“加强沟通”“优化流程”等模糊表述，明确“做什么、谁来做、何时做完、做到什么标准”。

及时性