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销售合同审核及标准化管理工具

适用场景与价值

在企业的销售业务中，合同是明确买卖双方权利义务、保障交易安全的核心法律文件。本工具适用于销售部门、法务部门及管理层对销售合同的全流程管理场景，包括合同起草、内部审核、签署执行、归档等环节。通过标准化管理工具，可实现以下价值：

规范流程：统一合同审核标准，避免因经验不足导致的条款遗漏或风险；

控制风险：提前识别法律、财务及业务条款中的潜在问题，减少合同纠纷；

提升效率：明确各环节职责与操作要点，缩短合同处理周期，支持业务快速推进；

追溯管理：通过记录审核过程与修改轨迹，实现合同全生命周期可追溯，便于后续查阅与复盘。

标准化操作流程

第一步：合同起草与初步自查

操作主体：销售代表（或客户经理）

操作内容：

根据客户需求及公司标准模板（如《销售合同基础模板》），起草合同文本，明确合同双方基本信息（甲方：客户公司名称、统一社会信用代码、法定代表人；乙方：本公司名称、地址、法定代表人）、合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量）、价格条款（单价、总价、含税/不含税、付款方式）、交付条款（时间、地点、运输方式）、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心要素。

进行初步自查：检查合同条款是否与公司销售政策一致（如价格是否超出授权范围、交付周期是否满足产能要求），附件（如产品说明书、技术参数）是否齐全，客户主体信息（营业执照、授权委托书）是否真实有效。

输出物：《销售合同（草案）》、客户资质证明文件（复印件）。

第二步：内部审核（初审+复审+终审）

操作主体：销售主管（初审）、法务专员（复审）、销售总监/总经理（终审）

操作内容：

初审（业务条款审核）：

销售主管重点审核业务条款的合理性与可行性，包括：

价格是否符合公司定价策略，是否有审批权限（如超低价合同需标注特殊审批流程）；

交付时间与客户需求匹配，物流方式是否经济合理；

验收标准是否明确，与产品宣传一致；

违约责任是否对等（如甲方逾期付款与乙方逾期交付的违约责任是否平衡）。

审核后填写《销售合同审核表》“初审意见”栏，若需修改，明确修改要点并反馈至销售代表。

复审（法律条款审核）：

法务专员重点审核法律合规性，包括：

合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托书是否在有效期内；

条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效格式条款；

知识产权归属（如涉及定制产品）、保密义务、争议解决方式（约定管辖法院是否合法）等条款是否完整；

术语表述是否准确（如“定金”与“订金”的区别，避免法律效力争议）。

审核后填写《销售合同审核表》“复审意见”栏，对法律风险点标注“高风险”“中风险”或“低风险”，并给出修改建议。

终审（最终决策与审批）：

销售总监或总经理根据初审与复审意见，从公司整体利益出发进行最终审批，重点审核：

合同金额是否在公司年度销售目标与预算范围内；

特殊条款（如长期合作、独家代理等）是否符合公司战略规划；

客户信用状况（如历史回款记录）是否支持签约。

审批通过后，在《销售合同审核表》“终审意见”栏签字确认；若未通过，明确否决原因并退回修改。

第三步：问题反馈与修改确认

操作主体：销售代表、审核部门

操作内容：

销售代表根据审核意见修改合同文本，对修改内容标注“修订说明”（如“第3条交付时间由‘2024年12月31日’改为‘2025年1月15日’”）。

修改后反馈至审核部门（初审/复审），审核人确认问题已解决后，在《合同问题反馈与修改记录表》中签字确认“修改完成”。

若对审核意见存在争议，由销售主管组织沟通会议（销售代表、法务专员、销售总监共同参与），达成一致后修改合同。

第四步：合同签署与生效

操作主体：销售代表、法务专员、客户方

操作内容：

最终版合同经双方确认无误后，由法务专员审核签字页完整性（法定代表人签字/盖章、公司盖章是否清晰，骑缝章是否加盖）。

销售代表与客户方签署合同：

客户方需提供法定代表人证件号码明书、授权委托书（非法定代表人签署时），原件留存归档；

双方签字盖章页需扫描存档，保证电子版与纸质版一致。

合同签署后，销售代表在1个工作日内将合同原件提交至行政部归档，同步更新《合同归档登记表》。

第五步：合同归档与动态管理

操作主体：行政专员、销售代表

操作内容：

归档：行政部按“客户名称-合同编号-签署日期”分类存储纸质合同（防火柜），电子版合同加密存储至公司服务器（路径：系统-销售合同-2024年-客户）。

动态跟踪：销售代表负责跟踪合同履行情况（如交付进度、回款节点），在《合同履行跟踪表》中记录关键节点（“2025年1月15日：产品交付完成”“2025年2月1日：收到首付款”），若出现履行异常（如客户逾期付款），及时上报销售主管并启动应对措施。

定期复盘：每季度末，销售部门与法务部门共同复盘季