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某跑步俱乐部办公耗材采购规定

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公耗材采购管理，提高资金使用效率，杜绝资源浪费，保障日常运营需求，结合俱乐部实际情况，制定本规定。

第二条本规定所称办公耗材，指俱乐部各部门日常办公所需的低值消耗性物品，包括但不限于：

（一）文具类：笔、笔记本、文件夹、回形针、订书钉、便签纸等；

（二）打印/复印类：墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、色带等；

（三）办公设备辅助类：电池、鼠标垫、键盘膜、U盘（≤500元）等；

（四）其他经行政部认定的日常消耗性物品。

第三条本规定适用于俱乐部总部及各分支机构（以下统称“各部门”）的办公耗材采购、验收、领用及库存管理活动。

第四条办公耗材采购遵循“按需申请、预算控制、集中采购、公开透明、节约高效”原则，以保障运营需求为核心，兼顾成本优化与资源集约利用。

第二章管理组织与职责

第五条行政部为办公耗材采购管理的统筹部门，主要职责包括：

（一）制定并修订办公耗材采购相关制度；

（二）汇总各部门采购需求，编制年度/月度采购预算；

（三）建立并维护供应商名录，组织供应商比价、谈判及合同签订；

（四）监督采购执行过程，协调解决采购异常问题；

（五）定期盘点库存，优化库存结构，避免积压。

第六条财务部负责办公耗材采购的资金监管与预算审核，主要职责包括：

（一）审核年度/月度采购预算的合理性；

（二）监督采购资金使用情况，确保符合财务制度；

（三）对采购合同进行合规性审查；

（四）参与供应商结算与账务处理。

第七条各使用部门为办公耗材的需求提报与使用管理责任主体，主要职责包括：

（一）根据实际需求，按时提报本部门耗材需求清单；

（二）配合行政部完成采购需求核实与预算编制；

（三）规范领用流程，落实“谁领用、谁负责”的使用管理责任；

（四）反馈耗材使用问题，协助优化采购品类与质量。

第三章采购需求提报与预算管理

第八条需求提报流程：

（一）各部门应于每月25日前，通过俱乐部OA系统提交下月《办公耗材需求申请表》（附件1），注明耗材名称、规格、数量、用途等信息；

（二）临时紧急需求（如突发活动物料补充）需填写《紧急采购申请单》（附件2），经部门负责人签字确认后，于24小时内提交行政部；

（三）行政部于每月28日前汇总所有需求，剔除重复、超量申请，形成《月度采购需求汇总表》（附件3）。

第九条预算编制与审核：

（一）年度预算：行政部于每年12月10日前，根据上年度实际消耗、本年度运营计划及会员规模增长预期，编制《年度办公耗材采购预算表》（附件4），经财务部审核、分管领导审批后执行；

（二）月度预算：行政部根据《月度采购需求汇总表》，结合年度预算分解指标，编制《月度采购预算表》（附件5），经财务部确认、行政部负责人审批后实施；

（三）预算调整：因特殊情况需调整月度预算的，需提交《预算调整申请报告》（附件6），说明调整原因及金额，经财务部、分管领导审批后方可执行。

第四章供应商管理与采购实施

第十条供应商准入标准：

（一）具备合法经营资质（营业执照、税务登记证等）；

（二）产品符合国家质量标准，提供正规质量检测报告；

（三）服务响应及时，支持退换货及售后维修；

（四）报价合理，同等质量下优先选择本地供应商以降低物流成本。

第十一条供应商选定流程：

（一）新供应商引入：行政部通过市场调研、行业推荐等方式收集候选供应商信息，组织财务部、使用部门代表进行资质审查与样品测试，形成《供应商评估报告》（附件7），经分管领导审批后纳入供应商名录；

（二）常规供应商管理：每年12月对现有供应商进行综合评估（评分维度：质量30%、价格25%、交期20%、服务25%），评分低于80分的供应商暂停合作；

（三）供应商名录由行政部统一维护，定期更新并公示。

第十二条采购方式与执行：

（一）集中采购：单次采购金额≥2000元或月度同类耗材采购量≥50件的，采用“比价采购”或“竞争性谈判”方式，至少选择3家供应商比价，保留比价记录（附件8）；

（二）零星采购：单次采购金额＜2000元且月度同类耗材采购量＜50件的，可从供应商名录中选择合作过的优质供应商直接采购；

（三）紧急采购：因突发需求需紧急采购的，经行政部负责人批准后，可就近选择具备资质的供应商采购，事后3个工作日内补全审批手续；

（四）采购合同：单次采购金额≥5000元的，需签订书面采购合同（附件9），明确产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准及违约责任等条款，合同经行政部、财务部、法务部会签后生效。

第五章验收与入库管理

第十三条验收标准：

（一）数量验收：核对送货单与采购订单（或合同）的数量、规格是否一致；

（二）质量验收：检查耗材外观无破损、标识清晰，功能性耗材（如墨盒、硒鼓）需现场测试是否适配俱乐部办公设备；

（三）文件验收：索取正