采购合同审查与执行记录表.docVIP

采购合同审查与执行记录表工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于企业采购部门、法务部门、项目执行团队及相关管理人员，用于规范采购合同从签订前审查到履行完毕的全流程管理。具体场景包括：

新合同签订前：对采购合同的核心条款、合规性、风险点进行系统性审查，避免法律纠纷或经济损失；

合同履行过程中：跟踪合同执行进度，记录交付、验收、付款等关键节点的实际情况，保证双方按约定履行；

合同完成后：归档审查与执行记录，形成可追溯的管理闭环，为后续采购决策或复盘提供依据；

多部门协同场景：当采购涉及法务、财务、业务部门时，可作为协同工作的统一载体，明确各方职责与进度。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同信息登记：基础信息录入

操作目标：记录合同核心基础信息，建立合同唯一标识，便于后续管理。

操作内容：

获取采购合同文本后，填写“合同编号”（需按企业规则统一编码，如“CG-2024-X”）；

录入“合同名称”（需完整反映采购标的，如“办公设备采购合同”）；

填写“采购方”（企业全称）、“供应商”（供应商全称及统一社会信用代码）；

记录“合同签订日期”“合同生效日期”（以签字盖章页为准）；

明确“采购标的”（名称、规格型号、数量）、“合同总金额”“币种”“付款方式”（如预付30%到货验收后付60%质保金10%）；

合同扫描件（或填写合同文本存放路径），保证与记录信息一致。

关键点：合同编号需唯一，避免重复；采购标的、金额等核心信息需与合同原文完全一致。

（二）合规性审查：法律与制度风险排查

操作目标：保证合同内容符合法律法规及企业内部制度，规避法律风险。

操作内容：

审查主体资格：核查供应商是否为合法注册企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购标的（如涉及特殊行业，需具备相应资质，如医疗器械经营许可证）；

审查条款合法性：重点检查是否存在“霸王条款”（如供应商单方面免责条款）、付款条件是否明确、违约责任是否对等（如双方逾期付款的违约金比例是否一致）；

审查审批流程：确认合同是否经过企业规定的内部审批流程（如采购金额超过万元需总经理审批，涉及重大资产需董事会审批）；

记录审查结果：在“合规性审查”栏填写审查部门（如法务部）、审查人（某某）、审查日期，并勾选“通过”“不通过”或“需整改”，注明整改要求（如“补充供应商资质证明文件”）。

关键点：对“不通过”或“需整改”的合同，需明确整改时限并跟踪落实，整改后重新审查。

（三）商务条款审查：成本与可行性核对

操作目标：保证商务条款合理，符合企业成本控制及采购需求。

操作内容：

价格条款：核对单价、总价是否合理，是否包含税费、运费、安装费等所有费用（如“合同总价含13%增值税，运费由供应商承担”）；

交付条款：明确交付时间、地点、方式（如“2024年X月X日前送达仓库，卸货由采购方负责”），检查交付周期是否与项目进度匹配；

验收条款：确认验收标准（如国家/行业标准、双方确认的技术参数）、验收流程（如“到货后3个工作日内验收，验收合格签署验收单”）、验收异议处理（如“不合格供应商需在X日内更换，运费由供应商承担”）；

质保条款：明确质保期时长、范围（如“硬件质保2年，软件质保1年”）、质保期内服务响应时间（如“故障报修后24小时内响应，48小时内解决”）；

记录审查意见：在“商务条款审查”栏填写审查部门（如采购部）、审查人（某某）、审查日期，标注“合理”“需调整”或“不通过”，并说明调整建议（如“交付时间延长15天，以匹配项目延期”）。

（四）技术条款审查：标的功能与需求匹配

操作目标：保证采购标的的技术参数、功能指标满足企业实际需求（尤其适用于设备、软件等采购）。

操作内容：

技术参数核对：将合同中的技术参数（如设备的功率、精度，软件的功能模块）与采购需求清单逐项比对，保证无遗漏或偏差；

功能验证：核查是否约定了功能测试方法（如“设备满负荷运行72小时，无故障视为达标”）、验收测试指标（如“软件并发用户数≥500，响应时间≤2秒”）；

技术文档交付：明确供应商需提供的技术资料（如设备操作手册、维护手册、软件（如需）），并约定交付时间（如“交付时同步提供纸质版操作手册2份”）；

记录审查结论：在“技术条款审查”栏填写审查部门（如技术部/使用部门）、审查人（某某）、审查日期，勾选“符合需求”“需优化”或“不符合需求”，注明优化要求（如“增加设备噪音≤60分贝的技术指标”）。

（五）问题整改与闭环：确认合同可执行性

操作目标：针对审查中发觉的问题，推动整改落实，保证合同具备签订和执行条件。

操作内容：

整改责任分配：明确整改责任方（如供应商补充资质、采购部门调整价格条款、技术部门明确参数）；

整改跟踪：记录整改要求、整改期限、整改结果（如“供应商于X月X日补充营业执照复印件，整改完成”）；

复查确