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企业合同审核与管理标准流程模板

一、适用范围与核心价值

二、合同审核与管理全流程详解

（一）合同发起与需求确认

流程目标：明确合同背景、需求及核心条款，保证合同发起依据充分。

责任主体：业务部门（申请人：*）

操作步骤：

需求梳理：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式、双方权利义务等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1）。

内部沟通：与财务部门确认付款条件与预算匹配度，与法务部门沟通初步合规要求，保证合同条款符合企业内部管控规定。

材料准备：收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等）、过往合作记录（如有）及项目相关文件（如招标文件、技术协议等），作为合同附件。

（二）合同起草与初步审核

流程目标：形成内容完整、表述准确的合同草案，规避基础性错误。

责任主体：业务部门（起草人：）、部门负责人（）

操作步骤：

合同起草：业务部门根据确认的需求及合作方提供的模板（如适用），参照企业《合同示范文本库》起草合同，保证条款清晰、无歧义，重点明确违约责任、争议解决方式等关键内容。

部门初审：部门负责人审核合同的业务合理性、条款完整性及与项目的一致性，重点核对标的、数量、价格等是否与需求申请一致，签字确认后提交法务部门。

（三）法务合规审核

流程目标：评估合同法律风险，保证条款合法合规，符合企业制度要求。

责任主体：法务部门（审核人：）、法务负责人（）

操作步骤：

合法性审查：审核合同主体是否具备相应资质（如特殊行业许可证），条款是否违反法律、行政法规及行业监管规定（如《民法典》《招标投标法》等），避免出现“霸王条款”或无效条款。

风险排查：重点关注违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖、知识产权归属是否清晰、保密条款是否覆盖敏感信息等，对高风险条款提出修改建议。

反馈与修订：法务部门出具《合同审核意见表》（见模板2），明确标注“通过”“修改后通过”或“不通过”；业务部门根据意见修订合同，重大争议需组织法务、业务、财务部门联合协商解决。

（四）业务确认与财务审核

流程目标：保证合同业务逻辑闭环，财务条款符合企业资金管理要求。

责任主体：业务部门（确认人：）、财务部门（审核人：）

操作步骤：

业务确认：业务部门再次审核修订后的合同，保证修改内容符合合作需求，与合作方沟通达成一致，形成《合同确认记录》（见模板3）。

财务审核：财务部门重点审核付款方式、节点、金额是否与预算匹配，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间是否符合财务制度，资金支付风险是否可控，审核通过后签字确认。

（五）最终审批与签署

流程目标：完成合同内部审批授权，保证签署程序合法有效。

责任主体：审批权限人（）、授权签署人（）

操作步骤：

分级审批：根据合同金额、类型及企业《合同审批权限管理办法》，由相应层级领导审批（如部门负责人审批50万元以下合同，分管副总审批50-200万元合同，总经理审批200万元以上合同），审批人在《合同审批表》（见模板4）中签署意见。

用印管理：审批通过后，由行政或综合管理部门核对合同文本与审批件一致性，加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同盖章），用印记录需登记存档。

签署交付：授权签署人与合作方当面签署合同（如为电子合同，需通过合法电子签署平台），签署后及时将原件交付业务部门，扫描件同步存档至企业合同管理系统。

（六）合同履行与归档管理

流程目标：监控合同执行情况，保证合同权利义务实现，实现档案规范管理。

责任主体：业务部门（负责人：）、档案管理部门（管理员：）

操作步骤：

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪、质量验收及款项支付，建立《合同履行台账》（见模板5），记录履行节点、异常情况及处理结果，定期向法务、财务部门反馈。

变更与解除：如需变更或解除合同，业务部门应与合作方协商一致，签订书面补充协议或解除协议，履行内部审批程序后归档。

归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门在15个工作日内将合同正本、审批文件、履行记录、补充协议等整理成册，移交档案管理部门，档案编号按“年份-合同类型-流水号”规则编制，保证可追溯。

三、配套工具表格模板

模板1：合同需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

合同名称

合作方名称

合同类型（□采购□销售□服务□其他）

需求背景（简述合作目的及必要性）

核心条款需求

标的物/服务内容：

数量/规模：

质量标准：

履行期限：

付款方式及节点：

预算金额：

是否涉及招标：□是□否

附件清单（□合作方资质□技术协议□其他）

部门负责人意见

签字：日期：

法务初审意见

签字：日期：

财务审核意见

签字：日期：

模板2：合同审核意见表

合同编号

审核部门

审核人

审核日期

审核模块

审核内容

意见类型（□通过□修改□不通过）

具体意见

主体资格