会议预约及会议室使用记录模板.docVIP

会议预约及会议室使用记录通用工具模板

适用场景与价值

操作流程详解

一、预约前准备

明确会议需求：确定会议主题、时间（起止时间精确到30分钟，如09:00-10:30）、参会人数（需匹配会议室容量）、核心议程（是否需要特殊设备支持，如投影仪、视频会议系统、白板等）。

查询会议室可用性：通过企业内部系统或联系行政人员查询目标会议室（如“3楼第一会议室”）在指定时段是否空闲，避免预约冲突。

二、提交预约申请

填写预约信息：使用“模板表格”完整填写基础信息（会议主题、日期、时间段、会议室名称）、预约人信息（姓名*、所属部门、联系方式）、参会需求（人数、设备清单、茶水需求等）。

提交审批：根据企业规定提交预约申请（如通过OA系统、邮件或线下审批表），特殊时段（如节假日、非工作时间）需提前额外说明，经相关负责人确认后生效。

三、预约确认与准备

接收反馈：预约成功后，系统或行政人员将通过短信/邮件发送确认信息（含会议室位置、设备清单、联系人*），若需调整，提前1个工作日与预约人沟通修改。

会前检查：预约人可在会议开始前30分钟前往会议室，确认设备（如投影仪、麦克风）是否正常、桌椅摆放是否符合需求，如有问题及时联系行政人员处理。

四、会议使用与记录

规范使用：会议开始后，按预约时段使用会议室，避免超时（如需延用，需及时联系下一时段预约人或行政人员协调）。

实时记录：会议结束后，使用模板“使用记录”栏填写实际使用情况（如实际开始/结束时间、设备使用状态、清洁情况），并签字确认。

五、使用后反馈

提交评价：通过线上问卷或模板“反馈评价”栏填写满意度（1-5分，1分最低、5分最高），并标注设备故障、环境问题或其他建议（如“空调温度偏低”“白板笔未替换”）。

问题跟进：行政人员定期收集反馈，对设备故障、环境问题等进行整改，并将优化结果同步给相关同事。

模板结构与填写指南

模块

字段

填写说明

基础信息

会议主题

简明扼要，如“2024年Q3产品规划会”

日期/时间段

日期格式：YYYY-MM-DD；时间段：HH:MM-HH:MM（如2024-08-2014:00-16:00）

会议室名称

填写实际名称，如“5楼多功能会议室”

预约信息

预约人*

填写申请人姓名（用号代替，如“张”）

所属部门

如“市场部”“研发中心”

联系方式

填写内线电话或企业通讯账号（如企业）

参会人数

预计参会人数，需≤会议室最大容量

会议类型

选择“内部会议”“客户会议”“培训”等

需求与设备

设备清单

勾选所需设备（投影仪、白板、麦克风、视频会议终端、音响等），可备注特殊要求（如“需4K投影仪”）

茶水需求

选择“无需”“矿泉水”“茶水+咖啡”等，提前1天提交行政人员准备

使用记录

实际开始/结束时间

会议结束后填写，格式同“时间段”（如14:05-15:40，若延迟需注明原因）

设备使用状态

选择“正常”“故障”（故障需描述具体问题，如“投影仪无法连接电脑”）

会议室清洁情况

选择“整洁”“有垃圾”“桌椅损坏”等，如有问题注明位置（如“3号座位椅背摇晃”）

使用人签字

预约人或会议负责人签字（电子签名或手写）

反馈评价

满意度评分

1-5分，对应“非常不满意”“不满意”“一般”“满意”“非常满意”

问题与建议

可填写设备优化、环境改进、预约流程建议等（如“建议增加无线投屏设备”）

使用与管理要点

提前预约与时效性：常规会议需提前1个工作日预约，紧急会议（提前2小时内）需电话同步行政人员，保证会议室预留；取消或变更会议需提前4小时通知，避免资源浪费。

设备与卫生责任：使用人需爱护会议室设备，禁止随意移动桌椅、拆卸设备；会议结束后自行带走垃圾，保持桌面整洁，如需特殊布置（如摆放物料），需提前报备并会后恢复原状。

权限与冲突处理：会议室优先级：高层会议客户会议部门常规会议；若出现预约冲突，行政人员需提前通知原预约人并协调替代会议室（同楼层同容量优先）。

数据汇总与分析：行政人员每月汇总使用记录，分析会议室使用率、高频故障设备、满意度低效环节等，定期向管理层提交优化报告（如“6月视频会议设备故障率达15%，建议检修或更换”）。