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供应商申诉管理程序

一、申诉原则

供应商申诉管理应严格遵循以下基本原则，确保程序的严肃性与公正性：

1.公平公正原则：对所有申诉供应商一视同仁，不偏袒任何一方，以事实为依据，以规则为准绳。

2.客观中立原则：申诉处理人员应保持独立判断，不受无关因素干扰，基于客观事实进行调查与裁决。

3.程序规范原则：申诉的提出、受理、调查、处理及反馈等各环节均需遵循既定程序，确保过程的规范性与可追溯性。

4.及时高效原则：对供应商的申诉应予以高度重视，在规定时限内完成处理流程，避免拖延导致矛盾激化或损失扩大。

5.保密原则：对申诉过程中涉及的商业秘密、技术信息及个人信息等敏感内容予以严格保密，仅在必要范围内进行披露。

二、申诉范围与条件

供应商认为自身权益因企业的以下行为受到侵害时，可依据本程序提出申诉：

1.对企业发布的供应商评估结果、绩效评级存有异议，且有充分理由认为评估过程或结果存在不当之处。

2.对企业作出的关于产品/服务质量不合格的判定、扣款、罚款、暂停合作、终止合作等处理决定持有不同意见。

3.认为在招投标、询比价等采购过程中，企业的操作存在不公平、不公正或违反相关规定的情况。

4.对企业提出的其他管理要求或合作过程中的其他事项存在重大分歧，且通过常规沟通渠道未能达成一致。

供应商提出申诉时，应确保申诉事项真实存在，并有明确的申诉请求和初步的事实依据。对于无正当理由、恶意或重复的申诉，企业有权不予受理。

三、申诉处理流程

（一）申诉的发起与提交

供应商如欲提出申诉，应在知晓或应当知晓申诉事由后的规定期限内（通常为自事件发生或结果通知之日起[具体天数，此处省略数字]个工作日内），以书面形式向企业指定的申诉受理部门（通常为采购部或供应链管理部，也可根据企业组织架构设定为独立的申诉处理小组）提交《供应商申诉书》。申诉书应至少包含以下内容：

*供应商基本信息（名称、地址、联系人、联系方式等）；

*申诉事项的具体描述，包括涉及的时间、地点、相关人员、事件经过等；

*申诉的具体请求和期望达成的结果；

*支持申诉理由的相关证据材料（如合同条款、沟通记录、检验报告、照片、视频等）；

*申诉联系人及联系方式。

申诉书及相关材料需加盖供应商公章（如为个人供应商则需签字），可通过邮寄、传真或企业指定的电子申诉系统提交。

（二）申诉的受理与初步审查

申诉受理部门在收到供应商提交的申诉材料后，应首先进行初步审查：

1.形式审查：检查申诉材料是否齐全、格式是否符合要求、申诉主体是否适格、申诉是否在规定时限内提出。

2.内容审查：初步判断申诉事项是否属于本程序规定的申诉范围，申诉理由是否具有初步合理性。

对于材料不齐或不符合要求的，受理部门应在[具体天数，此处省略数字]个工作日内通知供应商在规定期限内补正，逾期未补正或补正后仍不符合要求的，视为申诉无效。对于符合受理条件的申诉，应在[具体天数，此处省略数字]个工作日内正式受理，并向供应商发出《申诉受理通知书》，告知申诉处理编号、受理日期、后续处理流程及预计时限。对于不符合受理条件的申诉，也应在相同期限内书面通知供应商，说明不予受理的理由。

（三）申诉的调查与核实

申诉正式受理后，受理部门应根据申诉事项的性质和复杂程度，组织相关人员（必要时可跨部门组成临时调查组，或邀请第三方专业机构参与）进行调查核实：

1.资料收集：调取与申诉事项相关的企业内部文件、合同、记录、沟通函件等资料。

2.事实调查：向企业内部相关部门及人员了解情况，听取当事方的陈述和申辩。必要时，可与申诉供应商进行进一步沟通，核实相关细节或要求其补充提供证据。

3.证据分析：对收集到的所有证据材料进行梳理、比对和客观分析，去伪存真，查明事实真相。

调查过程应制作详细的调查记录，对关键信息和证据进行固定。调查人员应保持客观中立，不得诱导或胁迫任何一方提供信息。

（四）申诉的审议与裁决

调查工作完成后，受理部门（或临时调查组）应根据调查结果和相关法律法规、公司制度、合同约定等，对申诉事项进行审议，并形成初步处理意见。

对于重大、复杂或争议较大的申诉事项，可提交至企业更高层级的决策机构（如采购委员会、总经理办公会等）进行集体审议和裁决。审议过程应充分讨论，权衡各方因素，力求作出客观、公正的决定。

裁决结果应明确、具体，主要包括：

*维持原处理决定；

*部分变更原处理决定；

*撤销原处理决定，并责令相关部门重新处理或采取补救措施；

*其他适宜的处理方式。

（五）申诉结果的通知与执行

申诉处理决定作出后，受理部门应在[具体天数，此处省略数字]个工作日内将《申诉处理决定书》书面送达申诉供应商。决定书应载明申诉事项、调查认定的事实、处理依据