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行政部门日常办公流程规范

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范行政部门日常办公行为，提高工作效率与质量，确保各项事务有序运转，保障公司整体运营的顺畅性，依据公司相关管理制度及行政工作特性，特制定本规范。本规范旨在明确行政工作各环节的标准与要求，为行政人员提供清晰的工作指引，同时促进部门内部及跨部门间的有效协作。

（二）适用范围

本规范适用于公司行政部门全体人员的日常办公活动，涵盖办公用品管理、固定资产管理、会务组织、文件流转、接待服务、环境维护、安全管理等核心行政事务。公司其他部门涉及行政协作事宜，亦应参照本规范执行。

（三）基本原则

1.规范性原则：各项工作均需遵循既定流程与标准，确保操作有据可依，避免随意性。

2.效率性原则：在规范的前提下，优化流程，缩短办理时限，提升工作效率。

3.准确性原则：确保信息传递、数据记录、文件处理的准确无误，减少差错。

4.服务性原则：秉持服务至上理念，主动为各部门及员工提供优质、便捷的行政支持。

5.保密性原则：严格遵守公司保密规定，对接触到的涉密信息予以妥善保管，严防泄露。

二、办公用品管理

（一）需求与采购

各部门应根据实际工作需要，定期（通常为每月固定日期前）提交办公用品需求清单，经部门负责人审批后提交至行政部。行政部汇总各部门需求，结合现有库存，制定月度办公用品采购计划，报相关领导审批。采购应遵循货比三家、性价比最优原则，选择合格供应商进行采购。对于常用、易消耗的办公用品，可建立合理的安全库存量，确保及时供应。

（二）入库与保管

办公用品到货后，行政部相关人员需核对品名、规格、数量、质量及票据的一致性，确认无误后办理入库登记，建立库存台账。办公用品应分类存放于指定仓库或柜架，做到摆放有序、标识清晰，便于取用和盘点。同时，注意防潮、防尘、防火，确保物品完好。

（三）领用与分发

员工领用办公用品，需在行政部指定的领用登记本上签字，注明领用物品名称、数量、日期及用途。行政人员应根据实际需求合理发放，对于消耗量大或单价较高的物品，可适当控制领用数量。定期对办公用品领用情况进行统计分析，为采购计划提供依据。

三、固定资产管理

（一）申购与审批

各部门因工作需要添置固定资产（如办公设备、家具等），需提交固定资产申购单，详细说明申购理由、规格型号、预估价格、数量等，经部门负责人、行政部审核、相关领导审批后方可进行采购。

（二）验收与登记

固定资产采购到货后，由申购部门、行政部共同进行验收，检查设备是否完好、型号是否与申购一致、相关资料（说明书、保修卡等）是否齐全。验收合格后，行政部负责对固定资产进行编号、登记，建立固定资产台账，详细记录资产名称、规格、型号、购置日期、价值、使用部门、责任人等信息，并粘贴资产标签。

（三）使用与维护

固定资产的使用部门和责任人应妥善保管和使用资产，做好日常维护保养工作，确保设备正常运行。如出现故障，应及时向行政部报修，行政部联系专业维修人员或厂商进行维修。严禁私自拆卸、改装或外借固定资产。

（四）转移与报废

固定资产在公司内部部门间转移，需由转出部门提出申请，经转入部门确认、行政部审核后办理转移手续，并更新固定资产台账。固定资产达到使用年限或因损坏无法修复、维修成本过高时，由使用部门提出报废申请，经行政部组织鉴定、相关领导审批后，按照公司规定进行报废处理，并及时核销固定资产台账。

四、会务管理

（一）会议预约与准备

会议组织者需提前向行政部预约会议室，明确会议主题、时间、地点、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）及服务要求。行政部根据会议室使用情况进行协调安排，并及时反馈。会议前，行政人员需确保会议室清洁、通风，所需设备调试正常，饮用水、纸笔等会议用品准备齐全。

（二）会议服务与记录

会议期间，行政人员应提供必要的服务，如调试设备、添加茶水等。重要会议可安排专人负责会议记录，确保记录准确、完整。会议结束后，参会人员应将个人物品带走，行政人员及时清理会议室，整理会议纪要（如需），回收可重复使用的会议用品，关闭灯光、空调及会议设备电源。

五、文件与档案管理

（一）收文处理

外来文件（包括信函、传真、邮件等）由行政部统一接收、登记，注明来文单位、文号、标题、接收日期。根据文件内容和性质，及时呈送相关领导阅批，并按照领导批示意见分转至相关部门办理。文件办理完毕后，由行政部负责收集、整理、归档。

（二）发文处理

公司内部文件的拟稿、审核、签发、编号、打印、用印、分发等流程应严格按照公司公文管理规定执行。行政部负责对发出文件进行登记、存档，并确保分发及时、准确。

（三）档案管理

各类文件、资料在办理完毕后，行政部应按照公司档案管理规定进行分类、整理、编号、装订，定期移交档案室归档。档案的查阅、借阅需履行相应手续，严格遵守保密制度，防止