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跑步俱乐部费用报销审批管理制度

第一章总则

第一条为规范跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）费用报销行为，加强资金使用管理，保障资金安全与使用效率，维护会员权益，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部全体会员、专职/兼职工作人员（以下简称“员工”）及参与俱乐部组织活动的其他相关人员（以下简称“相关人员”）因执行俱乐部任务产生的费用报销事项。

第三条费用报销遵循以下原则：

（一）真实性原则：报销费用须为实际发生的合理支出，凭证、单据需真实有效，严禁虚报、冒领或伪造票据；

（二）合规性原则：费用支出须符合国家法律法规、俱乐部章程及本制度规定，超范围、超标准的费用不予报销；

（三）必要性原则：费用支出须与俱乐部业务活动直接相关，优先保障会员服务、活动组织等核心工作，严控非必要开支；

（四）效率性原则：优化审批流程，明确各环节责任与时限，确保报销流程便捷高效，避免因流程冗长影响工作开展。

第二章报销范围

第四条本制度涵盖的报销费用类型包括但不限于以下类别：

（一）活动组织费用：因组织会员跑步活动（如常规训练、赛事筹备、公益跑等）产生的直接支出，包括场地租赁费、器材消耗费（如训练用运动器材损耗、补给品购置）、活动保险费（为参与人员购买的短期意外险）、裁判/教练劳务费等；

（二）会员服务费用：为会员提供专业服务产生的费用，包括会员培训课程费（如跑步技术、运动损伤防护培训）、赛事报名代垫费（俱乐部统一为会员报名官方赛事的费用）、会员沟通物料费（如会员手册、活动海报印刷）等；

（三）行政办公费用：维持俱乐部日常运营的必要支出，包括办公用品购置费（如打印纸、笔等低值易耗品）、会议费（内部会议场地租赁、资料印刷）、差旅费（因俱乐部事务出差产生的交通、住宿、餐补等）、通讯费（俱乐部官方联络号码费用）等；

（四）其他经审批的合理费用：经俱乐部管理层书面批准的特殊支出（如突发活动应急采购、合作单位接待费等）。

第三章报销标准

第五条活动组织费用标准：

（一）场地租赁费：根据活动规模（参与人数）设定限额，50人以下（含）活动场地费单次不超过2000元，50-100人（含）不超过4000元，100人以上需提前提交预算并经理事会审批；

（二）器材消耗费：常规训练活动人均单次消耗（如能量胶、矿泉水等）不超过15元；赛事筹备活动（如马拉松）人均消耗不超过30元（含急救包、号码布等）；

（三）活动保险费：按实际购买保险金额报销，需提供保险合同及参与人员名单；

（四）裁判/教练劳务费：专业裁判按800-1500元/场标准（根据赛事级别调整），签约教练按200-500元/课时标准（需附课程安排表及签到记录）。

第六条会员服务费用标准：

（一）会员培训课程费：外聘讲师费用不超过800元/课时（45分钟），需提供课程大纲及会员签到表；

（二）赛事报名代垫费：按官方赛事公布的报名费用据实报销，需附赛事官方收费凭证及会员报名清单；

（三）会员沟通物料费：印刷品单价不超过2元/份（如会员手册），活动海报制作费不超过500元/次（A3尺寸，50份以内）。

第七条行政办公费用标准：

（一）办公用品购置费：专职员工人均月度限额100元，兼职人员及会员活动用办公用品人均月度限额50元；

（二）会议费：内部会议场地租赁（含设备使用）单次不超过1000元（20人以内），资料印刷费按实际数量报销（单价不超过0.5元/页）；

（三）差旅费：

1.交通费：省内出差优先选择公共交通（高铁二等座、大巴），据实报销；跨省市出差需提前审批，高铁可报销二等座，飞机经济舱需经秘书长批准；

2.住宿费：省内出差限额300元/晚/人，省外一线城市（如北京、上海）限额400元/晚/人，其他城市限额350元/晚/人；

3.餐补：省内80元/天/人，省外100元/天/人（已含在途时间）；

（四）通讯费：俱乐部官方联络号码费用据实报销，个人通讯费不予报销。

第八条其他费用：特殊支出需提前提交《特殊费用申请单》，注明事由、金额及必要性，经秘书长审核、理事会批准后，按批准金额报销。

第四章报销审批流程

第九条报销申请人需按以下步骤提交申请：

（一）整理票据：收集与费用相关的合法票据（发票需加盖开票单位公章，电子发票需打印并标注“未重复报销”），并附费用明细清单（注明时间、事由、参与人员、金额等）；

（二）填写单据：使用俱乐部统一印制的《费用报销单》，如实填写报销人姓名、部门（或会员组别）、费用类型、金额（大小写一致），并在“申请人签字”处确认；

（三）附件粘贴：将票据按类别、时间顺序整齐粘贴于《票据粘贴单》，附于《费用报销单》后；

（四）提交初审：将报销材料提交至所属部门负责人（或活动组织者）初审。初审内容包括：费用是否与实际业务相关、票据是否完整、金额是否符合标准；初审通过后，部门负责人签字确认。

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