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某跑步俱乐部会议记录管理制度

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）会议记录管理工作，确保会议信息准确、完整留存，提升决策执行效率和管理透明度，保障俱乐部各项工作有序开展，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部内部召开的所有层级、类型会议的记录管理，包括但不限于理事会会议、管理层办公会、部门（项目组）例会、会员代表大会、专项工作研讨会等。

第三条会议记录管理遵循以下原则：

（一）准确性原则：如实记录会议内容，客观反映讨论过程与决策结果，避免主观臆断或选择性记录；

（二）完整性原则：覆盖会议全流程要素，包括时间、地点、参与人员、议题、发言、决议等关键信息；

（三）及时性原则：会议记录需在会后规定时限内完成整理、审核与归档；

（四）保密性原则：涉及俱乐部战略规划、会员隐私、未公开决策等敏感信息的记录，需严格限制查阅范围，落实保密责任。

第二章管理职责

第四条行政部门为会议记录管理的主管部门，负责统筹制度执行、监督检查及档案资源整合；具体职责包括：

（一）制定、修订会议记录模板及归档标准；

（二）组织记录人员业务培训；

（三）定期抽查会议记录质量，提出整改要求；

（四）管理俱乐部会议档案库，确保电子与纸质记录安全存储。

第五条会议召集部门为记录管理的责任主体，负责会议记录的现场记录、整理及初稿提交；具体职责包括：

（一）根据会议类型指定或安排专（兼）职记录人员；

（二）会前向记录人员提供会议议程、背景材料等基础信息；

（三）会后督促记录人员按时完成记录整理，并提交会议主持人审核；

（四）配合行政部门完成记录归档与后续查阅协调工作。

第六条记录人员为会议记录的直接责任人，需具备基本的文字记录能力与保密意识；主要职责包括：

（一）会前熟悉会议主题及相关材料，准备记录工具（纸笔、录音设备或电子记录软件）；

（二）会中专注记录，确保信息完整、重点突出；

（三）会后24小时内完成记录初稿整理，核对参会人员签名（如需）及关键数据；

（四）按要求提交审核，并根据反馈修正记录内容。

第三章会议记录要求

第七条会议记录内容应包含以下要素：

（一）会议基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点、主持人、应到/实到人员名单（注明职务）、缺席人员及缺席原因；

（二）会议议程：列明议题顺序及主要内容；

（三）讨论过程：记录发言人姓名（职务）、核心观点及建议，争议点需标注不同意见；

（四）决议事项：明确通过的结论、责任部门/责任人、完成时限及后续跟进要求；

（五）其他备注：如临时增加议题、表决方式（举手/投票）、特殊事项说明等。

第八条记录方法与规范：

（一）现场记录可采用手写、电子录入或录音辅助方式，但最终需形成文字版记录；

（二）语言表述需简洁规范，避免口语化、模糊性表述（如“大概”“可能”）；

（三）重点内容（如数据、时限、责任人）需核对确认，确保无误；

（四）讨论过程需体现逻辑脉络，避免碎片化记录；决议事项需分项列明，表述清晰可执行。

第九条特殊情况处理：

（一）临时调整议程或增加议题时，记录人员需在会后及时补充记录，并标注“临时议题”；

（二）会议因突发情况中断（如设备故障、人员紧急离场），记录人员需备注中断时间及原因，恢复后继续记录；

（三）涉及保密内容的会议，记录人员需在记录中标注“密级”（内部/机密/绝密），并按保密制度单独管理。

第四章整理与归档

第十条整理流程：

（一）记录人员需在会后24小时内完成记录初稿，经自我核对后提交会议主持人审核；

（二）会议主持人应在3个工作日内完成复核，重点核查决议准确性、责任分工明确性及记录完整性；

（三）审核通过后，记录人员需将定稿同步至会议召集部门负责人及行政部门备案；

（四）会员代表大会、理事会等重要会议记录，需经参会人员签字确认（电子或纸质）后归档。

第十一条归档要求：

（一）采用“双轨制”归档：纸质版记录需加盖会议召集部门公章，与会议材料（议程、签到表等）合并装订；电子版记录需以“会议名称+时间”命名，上传至俱乐部专用档案管理系统（如企业微信云盘、OA系统）；

（二）分类编号管理：按会议类型（理事会/管理层/部门/会员代表）、年度、月份设置三级分类编码（例：2024-LSH-03表示2024年3月理事会会议）；

（三）保存期限规定：普通工作会议记录保存3年，会员代表大会、战略决策会议等重要记录永久保存；超过保存期限的记录，需经行政部门负责人审批后统一销毁。

第五章查阅与使用

第十二条内部查阅：

（一）俱乐部员工因工作需要查阅会议记录，需填写《会议记录查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部门办理登记手续；

（二）查阅范围仅限与申请事项相关的记录内容，不得拍照、复制或摘抄敏感信息（如未公开的会员数据、财务预算）；

（三）电子记录查阅需通过俱乐部账号登