某跑步俱乐部档案查阅管理制度.docx

某跑步俱乐部档案查阅管理制度

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案查阅管理工作，保障档案信息安全与合理利用，维护会员及俱乐部合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《个人信息保护法》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部内部所有纸质及电子档案的查阅、复制、摘录等利用行为，涵盖会员档案、活动档案、赛事档案、财务档案、行政档案及其他专项档案。

第三条本制度所称“档案”，指俱乐部在日常运营、活动组织、赛事承办、会员服务等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，具体包括但不限于：

（一）会员档案：会员登记表、健康信息表、入会协议、参赛记录、积分明细等；

（二）活动档案：活动方案、参与人员名单、现场照片/视频、总结报告、安全预案及执行记录等；

（三）赛事档案：赛事申报材料、合作协议、裁判名单、成绩册、奖牌证书存根、媒体报道资料等；

（四）财务档案：收支凭证、审计报告、会费缴纳记录、赞助协议及相关票据等；

（五）行政档案：规章制度、会议纪要、人事档案、设备资产登记、外部来函等；

（六）其他专项档案：荣誉证书、公益活动记录、战略合作文件等。

第四条档案查阅管理遵循“严格审批、分类授权、安全保密、高效服务”原则，在保障档案安全的前提下，为会员服务、活动组织、赛事复盘及俱乐部发展提供有效支撑。

第二章管理职责

第五条俱乐部行政部为档案管理责任部门，负责统筹档案查阅制度制定、流程监督及档案管理员业务指导；设专职或兼职档案管理员（以下简称“管理员”）1-2名，具体承担档案接收、整理、保管及查阅服务工作。

第六条管理员主要职责：

（一）严格执行档案查阅审批流程，核对查阅人身份及权限；

（二）登记查阅记录，记录查阅时间、档案名称、用途及查阅方式（查阅/复制/摘录）；

（三）监督查阅过程，确保档案原件不被带离指定区域，电子档案不被非法拷贝；

（四）定期检查档案保管环境（纸质档案需防潮、防虫、防火；电子档案需定期备份），发现安全隐患及时上报；

（五）对查阅过程中涉及的会员个人信息、商业秘密等敏感内容履行保密义务；

（六）完成行政部交办的其他档案管理相关工作。

第七条俱乐部管理层（会长、副会长）负责审批涉及敏感信息（如会员健康隐私、财务数据、未公开赛事规划等）的档案查阅申请；行政部负责人负责审批常规档案（如活动总结、公开赛事成绩）的查阅申请。

第三章查阅权限

第八条查阅权限根据查阅主体身份及档案敏感程度分级设定，具体如下：

第一节会员查阅权限

第九条俱乐部注册会员可查阅本人名下档案（如入会信息、参赛记录、积分明细等），需提供有效会员证及身份证件；委托他人代为查阅的，需出具授权委托书（注明委托事项、委托期限）及受托人身份证件。

第十条会员查阅他人档案（含非会员参与活动记录）需符合以下条件之一：

（一）经被查阅人书面授权；

（二）因俱乐部公共事务需要（如活动合影整理、赛事成绩复核），并经行政部负责人审批。

第二节工作人员查阅权限

第十一条俱乐部在职工作人员（含专职、兼职）因工作需要查阅档案，需符合“工作必需”原则，即查阅内容与岗位职责直接相关。

第十二条普通工作人员可查阅非敏感档案（如活动参与名单、公开赛事报道）；涉及会员健康信息、财务明细、未公开战略合作协议等敏感档案的查阅，需经管理层审批。

第十三条离职工作人员不得因个人原因查阅在职期间接触的档案；因俱乐部事务需配合核查的，需经管理层批准并由在职工作人员陪同。

第三节外部单位查阅权限

第十四条外部单位（含合作企业、政府部门、媒体机构等）因合作或公共事务需要查阅俱乐部档案，需提供以下材料：

（一）加盖单位公章的查阅公函，注明查阅目的、档案名称及使用范围；

（二）查阅人有效身份证件及单位介绍信；

（三）涉及会员信息的，需提供被查阅会员书面授权或法律依据（如司法调查令）。

第十五条外部单位查阅申请由行政部初审，初审通过后提交管理层审批；审批通过后需由管理员全程陪同查阅，禁止单独接触档案原件或电子系统。

第四章查阅流程

第一节申请与审批

第十六条查阅人需填写《档案查阅申请表》（附件1），注明查阅人身份（会员/工作人员/外部单位）、档案名称（或编号）、查阅用途、使用方式（查阅/复制/摘录）及预计使用期限（纸质档案单次查阅不超过2个工作日，电子档案不超过1个工作日）。

第十七条审批流程：

（一）会员查阅本人非敏感档案：管理员核对身份后直接登记，无需额外审批；

（二）会员查阅他人档案或本人敏感档案（如健康信息）：提交行政部负责人审批；

（三）工作人员查阅非敏感档案：部门负责人签字确认后提交管理员；

（四）工作人员查阅敏感档案或外部单位查阅档案：经行政部初审后提交管理层审批。

第二节登记与实施

第十八条查阅申请获批后，查阅人需在