某跑步俱乐部办公用品管理办法.docx

某跑步俱乐部办公用品管理办法

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公用品管理，优化资源配置，降低运营成本，保障日常工作及会员服务需求，结合俱乐部实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于俱乐部全体员工及因开展会员活动、赛事组织等工作需要使用办公用品的会员（以下简称“使用人”）。

第三条办公用品管理遵循“按需配置、节约高效、责任到人”原则，通过规范采购、领用、使用及回收流程，提升管理精细化水平，助力俱乐部可持续发展。

第二章管理职责

第四条行政部为俱乐部办公用品管理的统筹部门，主要职责包括：

（一）制定办公用品分类标准、采购预算及管理规范；

（二）组织实施采购、入库、领用登记及库存盘点；

（三）监督办公用品使用情况，指导各部门规范管理；

（四）统筹报废物品的鉴定、处置及环保处理。

第五条财务部负责办公用品费用的预算审核、报销监督及成本核算，定期与行政部核对采购及领用台账，确保账实相符、费用可控。

第六条各部门（含会员活动组、赛事运营组等专项工作组，下同）负责人为部门办公用品管理第一责任人，负责：

（一）审核本部门办公用品需求，提报月度/季度采购计划；

（二）监督本部门人员规范使用办公用品，杜绝浪费及公物私用；

（三）配合行政部开展库存盘点及使用情况检查。

第七条使用人应严格遵守本办法，合理使用办公用品，妥善保管个人领用物品；因工作调动或离职时，须按要求归还所领用品。

第三章办公用品分类与范围

第八条办公用品按用途及价值分为四类：

（一）低值易耗品：单价50元以下、一次性消耗或使用周期短的物品，包括中性笔、便签纸、回形针、打印纸、墨盒等；

（二）一般办公设备：单价50元（含）至500元、可重复使用的物品，包括计算器、U盘、文件夹、档案盒等；

（三）高值办公设备：单价500元（含）以上、使用周期较长的物品，包括打印机、扫描仪、碎纸机等；

（四）活动专用品：因会员活动、赛事组织等临时需求使用的物品，包括号码布、记号笔、急救包（非医疗药品）、宣传海报制作材料等。

第四章采购与入库管理

第九条采购计划制定：

（一）常规采购：各部门应于每月25日前提报下月办公用品需求清单（活动专用品可根据赛事周期提前15日提报），经部门负责人签字确认后提交行政部；

（二）紧急采购：因临时活动或突发需求需紧急采购的，由使用人填写《紧急采购申请单》，经部门负责人、行政部负责人审批后执行；

（三）行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制月度采购计划，经财务部审核、俱乐部负责人批准后实施。

第十条供应商管理：

（一）行政部应通过比价、招标等方式选定2-3家资质合格、性价比高的供应商，签订年度供货协议；

（二）高值办公设备采购需组织至少3家供应商比价，必要时提交理事会审议；

（三）严禁与无资质供应商合作，禁止采购假冒伪劣或不符合环保要求的产品。

第十一条验收入库：

（一）采购物品送达后，行政部须当场核对数量、规格、质量及相关凭证（发票、合格证等），确认无误后填写《入库登记表》；

（二）高值办公设备需由使用部门参与验收，测试功能正常后方可入库；

（三）入库物品按类别存放于专用仓库（柜），标签清晰、摆放整齐，定期检查防潮、防火等存储条件。

第五章领用与使用管理

第十二条领用流程：

（一）常规领用：使用人填写《办公用品领用申请单》，注明物品名称、数量、用途，经部门负责人签字后到行政部领取；

（二）高值办公设备领用：需额外填写《设备使用责任书》，明确使用人责任及归还要求；

（三）活动专用品领用：由活动负责人统一申请，注明活动名称、参与人数、使用期限，活动结束后3个工作日内归还剩余物品；

（四）行政部根据申请单登记《领用台账》，记录领用人、时间、物品明细等信息，按月汇总提交财务部。

第十三条领用限制：

（一）低值易耗品实行“以旧换新”或“限额领用”：

1.笔类、墨盒等可替换芯物品，领用时需交回旧芯；

2.普通员工月度领用低值易耗品总额不超过30元，部门负责人不超过50元；

（二）一般办公设备每人限领1套（如文件夹、计算器等），因损坏需补领的，须提交损坏物品及书面说明；

（三）高值办公设备原则上由部门共用，确需个人使用的，需经俱乐部负责人批准。

第十四条使用规范：

（一）使用人须爱护办公用品，禁止随意丢弃、私用或外借；

（二）打印纸应双面使用，非正式文件优先使用废纸背面；

（三）电子设备（如打印机、U盘）需定期清洁维护，避免因操作不当导致损坏；

（四）活动专用品仅限活动现场使用，禁止用于非俱乐部事务。

第六章回收与报废管理

第十五条回收管理：

（一）可回收物品：包括未损坏的文件夹、档案盒、U盘（存储数据已清除）、打印机硒鼓等，使用人需在不再使用时主动交回行政部；

（二）活动剩余物品：活动结束后，负责人应清点剩余的号码布、宣传材料等，交行政部登记保管