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企业采购审批与验收标准化流程工具模板

一、适用范围与核心目标

本流程适用于企业内部各类采购活动，包括但不限于日常办公物资、生产设备、服务外包（如咨询、维护）、工程建设等项目采购。旨在通过标准化操作，规范采购需求提报、审批、执行、验收及结算全流程，保证采购活动合规高效、成本可控、质量达标，同时明确各部门职责，防范采购风险。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求发起与部门初审

责任主体：需求部门申请人、需求部门负责人

操作说明：

需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、技术参数（如有）、期望交付时间等信息，并附相关支撑材料（如报价单、技术图纸、会议纪要等）。

需求部门负责人*对采购的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字，提交至采购管理部门。

输出文件：《采购需求申请表》（含部门负责人审核意见）

步骤2：采购计划与预算复核

责任主体：采购管理部门专员、财务部预算专员

操作说明：

采购管理部门接收《采购需求申请表》后，重点核查采购内容是否符合企业采购目录、是否在预算范围内，并汇总同类需求形成采购计划。

财务部预算专员*对采购金额与年度/季度预算的匹配性进行复核，确认预算充足或已履行预算调整流程后，反馈至采购管理部门。

输出文件：《采购计划汇总表》（含财务部预算复核意见）

步骤3：采购方式确定与执行

责任主体：采购管理部门负责人、采购专员

操作说明：

根据采购金额、品类及企业采购制度，选择合适的采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如达到招标起点金额）、标准化的采购项目，通过公开招标平台发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供应商。

询比价：适用于金额中等、供应商明确的采购项目，向不少于3家合格供应商发出询价单，综合比较价格、质量、交期后确定供应商。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）、发生不可预见的紧急情况等特殊情形，需经企业分管领导*审批。

竞争性谈判/竞争性磋商：适用于技术复杂、需求不明确或需要创新解决方案的项目，与多家供应商谈判后确定最优方案。

采购专员*负责与供应商沟通合同细节，拟定采购合同草案。

输出文件：《采购方式审批表》《供应商比价表》《采购合同》（草案）

步骤4：合同审批与签订

责任主体：法务部（如设）、财务部、分管领导、总经理（视金额权限）

操作说明：

法务部（如设）对采购合同的合法性、合规性、条款完整性（如价格、交付、验收、违约责任等）进行审核；

财务部审核合同中的付款方式、税费、发票要求等财务条款；

按企业授权权限，由分管领导或总经理对合同进行最终审批；

审批通过后，由法定代表人或授权代表与供应商签订正式合同，采购管理部门将合同副本分送需求部门、财务部存档。

输出文件：《合同审批表》（含法务、财务、领导审批意见）、《正式采购合同》

步骤5：订单执行与履约跟踪

责任主体：采购专员、需求部门接口人

操作说明：

采购专员*根据采购合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、方式及验收标准；

需求部门接口人配合供应商进行技术对接（如设备安装、服务实施），采购专员定期跟踪订单履约进度，保证供应商按合同约定交付；

若出现延期、质量异常等问题，采购专员*需及时与供应商沟通，协调解决并记录处理结果。

输出文件：《采购订单》《履约跟踪记录表》

步骤6：到货/服务验收

责任主体：需求部门验收小组*、采购管理部门、财务部（视情况）

操作说明：

供应商按合同约定交付货物或提供服务后，需求部门组织验收小组（可包含技术人员、使用人员、采购专员）进行验收；

货物验收：核对实物名称、规格型号、数量、外观质量是否与订单一致，检查随货文件（如合格证、检验报告、保修卡等），必要时进行试用或第三方检测；

服务验收：对照服务标准（如响应时间、完成效果、满意度等），评估服务是否达标，形成验收结论；

验收合格后，验收小组*共同签字确认《采购验收单》；若验收不合格，需填写《不合格品处理单》，注明问题原因并要求供应商限期整改，整改后重新验收。

输出文件：《采购验收单》（或《不合格品处理单》）

步骤7：财务结算与付款

责任主体：财务部专员、采购专员、需求部门

操作说明：

供应商凭《采购合同》《采购验收单》、合法发票（发票抬头、税号等信息需与企业一致）提交付款申请；

采购专员*审核付款申请与合同、验收单的一致性，确认无误后提交财务部；

财务部专员*核对发票真伪、金额及付款条件，按企业财务制度办理付款手续（如银行转账、电汇等）；

付款完成后，财务部将付款凭证分送采购管理部门、需求部门存档。

输出文件：《付款申请表》《发票》《付款凭证》

步骤8：资料归档

责任主体：采购管理部门档案管理员*

操作说明：

采购管理部门负责将采购全流程资料（含采购申请、审批文