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汽车租赁公司会议室预约管理办法

第一章总则

第一条为规范汽车租赁公司会议室使用管理，提升资源利用效率，保障内部沟通、业务洽谈及培训活动有序开展，结合公司实际运营需求，制定本办法。

第二条本办法适用于公司总部及各分公司所属会议室（含配套设备）的预约、使用与维护管理，覆盖公司全体员工及经审批的外部合作单位。

第三条会议室管理遵循“统筹规划、合理分配、高效利用、责任到人”原则，以支持公司业务拓展、提升内部协作效能为核心目标，助力企业高质量发展。

第二章管理范围

第四条本办法所称“会议室”包括：

（一）总部办公区设置的大型会议室（容纳50人以上）、中型会议室（容纳20-50人）、小型会议室（容纳20人以下）及多功能厅；

（二）各分公司办公场所配置的专用会议室（具体数量及规格由分公司行政部门备案）；

（三）所有会议室配套设备（含投影仪、音响系统、视频会议终端、电子白板、空调等）及附属物资（桌椅、茶具、绿植等）。

第五条会议室优先保障公司内部会议、培训、客户接待等工作需求；外部单位借用需经公司分管领导审批，且不得与内部重要活动冲突。

第三章预约流程

第六条预约申请方式：

（一）公司员工需通过“企业协同办公系统”（以下简称“OA系统”）提交会议室预约申请，特殊情况下可线下填写《会议室使用申请表》（需部门负责人签字），由行政部代为录入系统。

（二）外部单位借用需由对接部门通过OA系统提交申请，附合作协议或活动说明，经行政部初审、分管领导审批后生效。

第七条预约信息填写要求：

（一）基本信息：使用部门、申请人姓名及联系方式、使用日期、时间段（精确到分钟）、参会人数、会议类型（内部会议/培训/客户接待/外部借用等）；

（二）设备需求：明确是否需要投影仪、麦克风、视频会议终端等设备，特殊设备需提前备注（如需调试网络、连接外接电脑等）；

（三）其他说明：是否需要布置会标、茶歇服务或临时桌椅调整，需在备注栏注明。

第八条预约时间规则：

（一）常规预约：需提前24小时提交申请（工作日），以便行政部统筹安排；

（二）紧急预约：因突发事项需临时使用会议室，需提前2小时提交申请，经行政部确认无冲突后优先安排；

（三）长期预约：需连续使用同一会议室3天及以上（如集中培训），需提前5个工作日提交申请，经行政部审核、分管领导批准后备案，期间不得随意调整。

第九条审批权限：

（一）小型会议室：由申请部门负责人审批，行政部复核；

（二）中、大型会议室及多功能厅：由申请部门负责人初审，行政部审核，分管行政领导审批；

（三）外部单位借用：由对接部门负责人初审，行政部审核，分管业务领导及分管行政领导双签审批。

第十条预约确认与变更：

（一）申请提交后，系统自动推送至审批人，审批通过后生成“会议室使用确认单”，申请人需在会议开始前1小时登录系统确认；

（二）如因特殊情况需取消或调整预约，申请人需至少提前2小时通过OA系统提交变更申请，经原审批人确认后生效；未及时变更导致资源闲置的，计入部门月度资源使用考核；

（三）未通过审批的申请，行政部需在2小时内反馈原因，申请人可补充材料后重新提交。

第四章使用规范

第十一条会前准备：

（一）申请人需在会议开始前30分钟到达会议室，检查设备运行状态（如投影是否清晰、音响是否正常、空调温度是否适宜），发现故障立即联系行政部维修；

（二）需布置会标的会议，申请人需提前1天提交会标内容，由行政部统一制作并在会前1小时完成布置；

（三）茶歇服务需提前4小时通过OA系统勾选“茶歇需求”，行政部按标准（人均20元）配置饮品及简餐，超标准需额外审批。

第十二条会中要求：

（一）参会人员需遵守会议室使用规定，保持环境整洁，禁止在墙面、桌椅上涂写刻画；

（二）使用电子设备时需注意音量控制，视频会议需关闭无关通讯软件，避免干扰其他会议；

（三）外部单位参会人员需由对接部门员工全程陪同，禁止擅自使用未申请设备或进入非开放区域；

（四）会议期间如需延长使用时间，需提前15分钟通过OA系统提交延长申请，经行政部确认无后续预约后生效，单次延长不超过1小时，累计延长不超过2小时。

第十三条会后管理：

（一）会议结束后10分钟内，申请人需组织清理会议室，关闭所有设备电源（投影仪需待散热完成后关闭）、归位桌椅、清理垃圾（茶歇垃圾需分类投放）；

（二）行政部每日下班前检查各会议室，对未清理或设备未关闭的情况进行记录，涉及部门需在次日10:00前反馈整改；

（三）需留存会议资料的，申请人需自行带走，禁止在会议室抽屉、桌面留存私人物品，行政部每周五统一清理无主物品并登记保管。

第五章责任与监督

第十四条使用部门责任：

（一）部门负责人为会议室使用第一责任人，需督促员工遵守本办法，合理规划会议需求，避免资源浪费；

（二）因使用不当造成设备损坏的，由使用部门承担维修或赔偿责任（具体赔