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企业标准化公文写作工具集

一、适用范围与典型应用场景

本工具集适用于各类企业内部标准化公文的起草、审核与发布，涵盖日常管理、跨部门协作、向上汇报、制度宣贯等典型场景。具体包括：

事务通知：如会议安排、工作部署、假期通知等；

请示报告：如资源申请、事项审批、工作进展汇报等；

制度规范：如管理办法、实施细则、操作流程等；

函件往来：如部门间沟通、外部单位联络、问题协调等；

总结计划：如年度工作总结、季度工作计划、专项工作报告等。

二、标准化公文写作操作流程

（一）需求分析与公文类型确定

明确写作目的：清晰界定公文的核心目标（如告知事项、请求批示、规范行为等），避免内容偏离主题。

确定受众对象：区分内部发文（如部门员工、管理层）或外部发文（如合作单位、监管机构），根据受众调整语气与内容详略。

选择公文类型：根据《企业公文处理办法》，匹配对应文种（如“通知”适用于部署工作，“请示”适用于请求批准，“报告”适用于汇报情况）。

（二）模板选择与框架搭建

调用标准模板：从企业公文管理系统中选取对应文种的模板（如“红头文件模板”“非正式函件模板”），保证基础格式符合企业视觉识别系统（VI）规范。

搭建内容框架：按公文结构划分模块，一般包括：

准确概括公文核心内容（如“关于召开2024年度安全生产工作会议的通知”）；

主送机关：明确公文接收单位或个人（如“各部门：”“*总经理：”）；

含开头（事由）、主体（事项）、结尾（要求或期望）；

附件（如有）：注明附件名称及数量；

发文机关：全称或规范化简称（如“*有限公司行政部”）；

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”）。

（三）内容填充与规范撰写

开头（事由）：简明扼要说明发文背景或依据，如“为贯彻落实集团《关于加强安全生产管理的通知》（集办发〔2024〕10号）精神，结合公司实际，现将有关事项通知”。

主体（事项）：

逻辑分层：采用“一、（一）、1.、（1）”序号分点论述，避免段落过长；

数据支撑：涉及具体事项时，需提供准确数据（如“本次会议时间为6月15日9:00-11:00，地点在公司总部3楼第一会议室”）；

职责明确：需落实的任务需标注责任部门及完成时限（如“请人力资源部于5月30日前完成参会人员名单统计，报行政部*经理处”）。

结尾：根据公文类型选择规范用语，如通知类用“特此通知”，请示类用“妥否，请批示”，报告类用“特此报告”。

（四）格式调整与排版校对

格式规范：

字体：标题用小标宋体二号，用仿宋体三号，一级标题黑体三号，二级标题楷体GB2312三号；

行距：行距固定为28磅，段前段后间距0行；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中。

排版校对：

自审：检查错别字、标点符号误用（如“，”与“、”，“的”“地”“得”混淆）、数据矛盾等问题；

交叉审：交由协作部门或同事核对内容准确性（如涉及跨部门事项，需确认职责分工与时间节点无误）；

合规审：重点审核是否符合企业制度、法律法规及上级单位要求（如请示类公文需确认是否经部门负责人初审）。

（五）审核签发与归档管理

分级审核：根据公文重要性提交对应层级审核，如：

一般事务类：部门负责人审核；

重要事项类：分管副总审核；

重大决策类：总经理办公会审议。

正式签发：审核通过后，由授权人在发文稿纸“签发”栏签字，并加盖企业公章（或部门章）。

归档管理：纸质公文需按时间顺序分类存入档案盒，电子公文至企业OA系统“公文档案”模块，保存期限参照《企业档案管理规定》。

三、常用公文模板与填写规范

（一）通知类模板

构成要素

填写规范

示例

标题

“关于+事由+的通知”

关于开展2024年度“安全生产月”活动的通知

主送机关

全称或规范化简称，顶格书写

各部门、各子公司

开头

说明发文依据与目的

为强化全员安全生产意识，根据国家《安全生产法》及*集团要求，现就“安全生产月”活动安排通知

主体内容

分点列明活动时间、主题、参与对象、具体安排及要求

一、活动时间：2024年6月1日-30日；二、活动主题：“人人讲安全、个个会应急”；三、具体安排：1.6月5日前，各部门组织安全知识培训；2.6月15日开展应急演练，由行政部*经理牵头。

结尾

“特此通知”

特此通知

发文机关

全称

*有限公司安全生产委员会

成文日期

年-月-日

2024年5月20日

（二）请示类模板

构成要素

填写规范

示例

标题

“关于+事由+的请示”

关于采购办公自动化设备的请示

主送机关

直接上级领导或主管部门

*总经理

开头

简述请示事项背景与必要性

因现有办公设备使用年限超过5年，故障频发，影响日常工作效率，拟采购一批新的办公自动化设备。

主体内容

说明具体需求（数量、规格、预算）、方案建议及理由

一、需求明细：台式电脑20