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采购管理流程规范及审批表单模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购管理活动，涵盖原材料、办公用品、设备采购、服务外包等各类采购类型。典型应用场景包括：生产型企业生产物料紧急采购、行政部门日常办公用品批量采购、项目型服务外包采购等。涉及部门包括需求部门、采购部门、财务部门、法务部门及企业管理层，通过标准化流程保证采购活动合规、高效、透明。

二、标准化采购流程操作指引

采购管理需遵循“需求导向、预算控制、合规优先、效益优先”原则，分为以下8个核心步骤：

（一）需求提出与初审

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购申请审批表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息，并附《采购需求说明书》（如技术参数、质量标准等）。

部门初审：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，确认是否符合部门年度计划及预算，签字后提交至采购部门。

（二）采购计划编制与预算复核

计划汇总：采购部门接收《采购申请审批表》后，汇总各部门需求，编制《月度/季度采购计划》，按采购金额、类型（如集中采购/分散采购）、紧急程度分类。

预算复核：财务部门对采购计划中的预算金额进行复核，重点检查是否超年度预算、预算科目是否正确；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请表》，经管理层审批后反馈至采购部门。

（三）供应商选择与管理

供应商来源：

常规采购：从《合格供应商名录》中选择供应商（名录由采购部门定期维护，包含供应商资质、历史合作评价、价格等信息）；

新供应商引入：供应商需提交《供应商资质申请表》（含营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），采购部门组织资质审核、现场考察（如需），评估合格后纳入名录。

采购方式确定：根据采购金额及类型选择合适方式：

金额≤5000元：询比价（至少3家供应商报价，填写《供应商比价记录表》）；

5000元＜金额≤5万元：竞争性谈判（邀请3家及以上供应商谈判，形成谈判记录）；

金额＞5万元或大宗采购：公开招标（按《招标投标法》规定执行，委托第三方招标代理机构或自行组织）。

（四）合同签订与审批

合同拟定：采购部门根据谈判结果/招标结果，拟定《采购合同》，明确双方权利义务（标的物详情、价格、交付时间地点、验收标准、付款方式、违约责任等），法务部门对合同条款进行合规性审核。

合同审批：按审批权限逐级审批（如：采购部门负责人→财务部门→法务部门→分管副总→总经理），审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

（五）采购执行与订单跟踪

订单下达：采购部门根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门及财务部门，明确交付时间、地点及特殊要求。

履约跟踪：采购专员定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期交付的风险及时预警，协调供应商调整计划，保证按期交付；若需变更订单（如数量、交付时间），需双方书面确认，填写《订单变更审批表》。

（六）到货验收与确认

初步验收：供应商交付货物后，需求部门与采购部门共同到货验收，核对物品名称、规格、数量、外观是否与订单一致，填写《到货验收记录表》。

质量检验：对需质检的物品（如生产原料、设备），由质检部门出具《质量检验报告》；检验合格则签署《验收合格单》，不合格则填写《不合格品处理单》，启动退货/换货/索赔流程。

（七）付款结算与财务处理

单据提交：采购部门收集《采购合同》《验收合格单》《供应商发票》《订单变更审批表》（如有）等单据，提交财务部门。

付款审批：财务部门审核单据完整性、金额准确性，按合同约定付款方式（如预付款、分期付款、尾款）填写《付款申请审批表》，按审批权限流转（如：财务经理→总经理→出纳）。

款项支付：出纳根据审批通过的《付款申请审批表》办理付款，保留付款凭证（如银行回单），同步更新供应商付款台账。

（八）档案归档与复盘

资料归档：采购部门将采购全流程资料（申请表、比价记录、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年（重要合同保存期限不少于10年）。

流程复盘：每季度采购部门组织相关部门召开采购复盘会，分析采购周期、成本控制、供应商履约等问题，持续优化采购流程。

三、核心审批表单模板

（一）采购申请审批表

申请部门

申请日期

年月日

采购类型□物料采购□服务采购□工程采购□其他

预算编号

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

资金来源

□自有资金□预算资金

用途说明

需求部门负责人签字：

日期：

采购部门意见：

□同意采购，建议采用[询比价/招标]方式□需补充说明：____________________□不同意采购，原因：____________________

负责人签字：

日期：

财务部门意见：

□预算