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行政人员文档归档规范说明

在日常行政管理工作中，文档作为各项事务运行的原始记录与重要凭证，其规范归档对于保障信息的完整性、追溯性及高效利用具有不可替代的作用。为进一步提升行政工作的规范化水平，确保各类文档得到科学、有序的管理，特制定本规范说明，旨在为行政人员提供清晰、可操作的文档归档指引。

一、归档目的与意义

文档归档并非简单的文件存放，其核心目的在于：其一，保存历史记录，为单位各项决策提供依据，为后续工作查考提供凭证；其二，提升工作效率，通过系统化整理，使文档查找便捷，避免重复劳动；其三，防范管理风险，确保重要信息不遗失、不泄露，符合相关法规及单位内部管理要求。行政人员作为文档流转的关键枢纽，其归档工作的质量直接影响整体行政管理效能。

二、归档基本原则

行政文档归档应严格遵循以下原则，以确保归档工作的科学性与有效性：

1.真实性原则：归档的文档必须是办理完毕、具有查考利用价值的原始记录，其内容、形式、手续应真实完整，不得随意篡改或抽换。

2.及时性原则：各项工作形成的文档材料，应在办理完毕后及时进行收集、整理和归档，避免拖延积压导致遗漏或混乱。

3.系统性原则：文档归档应按照其形成规律和内在联系，进行科学分类、有序排列，构成一个有机的整体，便于管理和利用。

4.规范性原则：从文档的收集、整理、著录到保管、利用，均需遵循统一的规范和标准，确保归档工作的一致性。

5.安全性原则：对于涉密或敏感文档，需严格按照保密规定进行管理，采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、丢失或损坏。

三、归档范围与分类

行政人员接触的文档类型繁杂，需明确归档范围，并进行合理分类。

（一）归档范围

凡在行政管理活动中形成的，反映单位工作职能、具有查考利用价值的各类文字、图表、声像等不同形式的记录，均属归档范围。主要包括但不限于：

*上级单位下发的各类文件、通知、批复等；

*本单位对外发出的正式文件、函件、报告等；

*单位内部形成的各类会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、请示汇报、统计报表等；

*与外部单位签订的合同、协议、备忘录等；

*重要的会议材料、培训资料、调研材料；

*员工人事档案材料（按人力资源部门规定办理）、行政管理类资产台账、后勤保障相关记录等。

（二）文档分类

为便于管理和检索，可采用多级分类法。一级分类可根据文档性质划分为：

1.行政类：包括单位内部管理制度、会议纪要、工作计划总结、印章管理、档案管理、办公用品管理等相关文档。

2.事务类：包括接待安排、活动组织、车辆管理、后勤服务、安全保卫等相关文档。

3.业务类：根据单位具体业务职能划分，如项目管理、对外联络、宣传推广等相关文档（若行政部门承担部分业务支持职能）。

4.外来文件类：主要指上级单位或其他外部单位发来的需贯彻执行或参考的文件。

5.合同协议类：各类具有法律效力的合同、协议文本及相关附件。

在一级分类下，可根据实际需要设置二级、三级分类，例如“行政类”下可设“制度建设”、“会议管理”等二级类目。

四、文档命名规范

统一、规范的文档命名是高效检索的基础。文档命名应简洁明了，能准确反映文档内容的核心要素。

（一）命名基本要素

文档名称通常应包含以下关键信息（可根据文档类型灵活组合）：

*日期：采用“YYYYMMDD”格式，如“____”。

*部门/事项：标识文档所属部门或核心事项，如“总经办”、“年会筹备”。

*文档内容概要：简明扼要描述文档主题，如“会议纪要”、“费用报销规定”。

*文档类型：如“通知”、“报告”、“合同”、“清单”等。

（二）命名规则示例

*会议纪要：“YYYYMMDD-会议名称-会议纪要”

*管理制度：“制度名称-发布日期”

*对外函件：“YYYYMMDD-致XX单位-关于XX事项的函”

*活动方案：“YYYYMMDD-XX活动-实施方案”

命名时应避免使用模糊、随意的词语，如“新建文件夹”、“重要文件”等，确保文件名的唯一性和辨识度。

五、归档流程与要求

规范的归档流程是保证归档质量的关键环节，行政人员应严格按照流程操作。

（一）收集与初步整理

1.及时收集：在各项工作完成后，相关文档应及时收集，确保无遗漏。

2.鉴别筛选：对收集的文档进行鉴别，判断其是否具有归档价值，剔除重复、过时或无查考价值的材料。

3.初步排序：将具有归档价值的文档，按照形成时间或事项发展顺序进行初步排列。

（二）分类与编号

1.确定分类：根据本规范“归档范围与分类”章节，为文档确定所属类别。

2.编制编号：可采用“年度-一级分类代码-二级分类代码-顺序号”的方式进行编号，便于后续管理和检索。编号规则应统一制定并严格执行。

（三）著录与装