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客户资料管理与保护规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司客户资料的收集、存储、使用、传输和销毁等全生命周期管理，保护客户合法权益，维护公司商业信誉，降低数据安全风险，依据相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司所有部门及全体员工在业务活动中涉及的客户资料管理与保护行为。任何与客户资料相关的操作均需遵循本规范要求。

（三）基本原则

1.合法合规原则：客户资料的获取与使用必须符合法律法规规定，遵循正当程序。

2.最小必要原则：收集客户资料应以业务必需为限，避免过度收集。

3.真实准确原则：确保客户资料的真实性和准确性，并及时更新。

4.安全保密原则：采取必要措施保障客户资料的保密性、完整性和可用性，防止泄露、丢失或被篡改。

5.权责明确原则：明确各部门及员工在客户资料管理与保护中的职责与权限。

6.持续改进原则：定期审查和评估本规范的执行效果，根据实际情况和法规变化进行修订和完善。

二、客户资料的定义与分类

（一）客户资料定义

本规范所称客户资料，是指公司在与客户建立业务关系、提供产品或服务过程中收集、生成或存储的，能够识别特定客户身份或反映客户活动情况的各类信息。

（二）客户资料分类

根据资料的敏感程度和重要性，客户资料可分为：

1.核心敏感资料：直接关联客户身份、财产安全的关键信息，如身份证件信息、银行账户信息、交易密码等。

2.一般敏感资料：涉及客户隐私但非核心的信息，如联系方式（电话、邮箱）、详细住址、消费习惯等。

3.基本业务资料：客户名称、公司名称、业务往来记录等常规商业信息。

三、客户资料的收集与获取

（一）收集渠道

客户资料的收集应通过合法、正规的渠道进行，主要包括客户主动提供、业务过程中自然产生、经客户授权的第三方来源等。

（二）收集告知

在收集客户资料前，应明确告知客户收集资料的目的、范围、使用方式及保存期限，并获取客户的明示同意（法律法规另有规定的除外）。

（三）收集规范

1.禁止以欺诈、胁迫等不正当手段获取客户资料。

2.收集过程中应核对资料的真实性，对客户提供的纸质资料应妥善保管并及时数字化。

3.对于核心敏感资料，应有专门的审批流程和加密存储措施。

四、客户资料的存储与保管

（一）存储介质

客户资料应优先存储于公司指定的、具备安全防护能力的服务器或云端存储系统。禁止存储在未经授权的个人电脑、移动硬盘、U盘等个人存储设备中。

（二）存储安全

1.电子资料应进行加密处理，纸质资料应存放于安全柜或保密文件柜中。

2.定期对存储的客户资料进行备份，并对备份数据进行加密和异地存放。

3.建立存储介质台账，明确责任人，对存储介质的借用、归还进行登记管理。

4.废弃或故障的存储介质，在处置前必须进行数据彻底清除或物理销毁，确保信息无法恢复。

（三）保存期限

客户资料的保存期限应根据业务需要及法律法规要求确定。超出保存期限的客户资料，应按照本规范规定的销毁流程进行处理。

五、客户资料的使用与传输

（一）使用权限

1.严格遵循“最小权限”和“need-to-know”原则，仅授权相关业务人员在其职责范围内访问和使用客户资料。

2.建立客户资料访问权限申请、审批和变更流程，定期审查权限设置的合理性。

（二）使用规范

1.客户资料的使用不得超出收集时声明的范围，如需用于其他目的，应再次获得客户同意。

2.禁止将客户资料用于与公司业务无关的活动。

3.在使用过程中，应采取措施防止资料泄露，如不在公共场所展示包含敏感信息的资料，不随意打印、复制。

（三）传输安全

1.传输客户资料应使用公司内部安全网络或加密传输工具。

2.禁止通过非加密电子邮件、即时通讯工具（如普通微信、QQ）等不安全渠道传输核心敏感资料和大量客户资料。

3.确需对外提供客户资料的，必须经过严格的审批流程，并要求接收方签署保密协议，明确其保密义务和责任。

六、客户资料的销毁与删除

（一）销毁/删除条件

1.超出规定保存期限且无继续保存必要的客户资料。

2.客户要求删除其资料，且不违反法律法规规定和合同约定的。

3.因业务调整或其他原因，确需销毁/删除的客户资料。

（二）销毁/删除流程

1.提出客户资料销毁/删除申请，说明原因、范围和方式，报相关负责人审批。

2.电子资料的删除应确保从所有存储位置（包括备份）彻底清除，无法恢复。

3.纸质资料的销毁应采用粉碎、焚烧等不可逆方式，并由专人监督销毁过程，做好记录。

4.销毁/删除操作完成后，应进行确认，并保留相关记录备查。

七、安全事件响应与应急处置

（一）事件报告

任何员工发现客户资料泄露、丢失、被篡改或其他安全事件时，应立即向直属上级及公司信息安全