《秘书文档管理》思考与实训习题及答案 - 第9章.pdfVIP

《秘书文档管理》习题参考答案第九章

思考与实训

1.人事档案有何特点？

人事档案是以人为核的一种专门性档案，因此，人事档案在具有一般档案

属性和特点的同时，还具有其自身的属性及特征。具体体现在以下几个方面：

(1)专属性

人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方法组成的文件材料的专卷，卷

内材料必须反映的是某个体在不同时期或不同单位的经历、思想面貌、工作业绩

等情况。每一份材料都具有鲜明的专指性，即反映某个体的状况，不得夹杂混入

他人的材料。同时，该份材料只能作为反映此个体的专属档案，不得作为他人档

案材料的替代物。

(2)真实性

建立人事档案的目的就是为了真实准确地反映个人的基本情况。如果违背了

真实性原则就失去了档案的价值，甚至造成损失或严重后果。因此，凡归档的材

料必须实事求是，如实反映个人情况。

(3)认可性

有人认为，凡是真实地记录一个人的经历和德才表现的个人材料都属于人事

档案的内容，其实这是认识上的一个误区，其忽略了一点，即人事档案必须是经

组织、人事部门认可的个人材料。有时，有些记录个人情况的材料还须经过鉴别、

认可后才能成为人事档案。

(4)动态性

人事档案不是一经形成就永久不变的材料汇合体，而是随着人的社会实践活

动的调整、转移而不断丰富，始终处在“动态”之中。如：随着工作中调动、晋

升、免职、学习、出国(境)等情况的发生，其人事档案的内容也将不断得到充

实和丰富。

(5)机密性

人事档案记录了个人的自然情况、学习经历、身体健康、婚姻状况、工资标

准、政治面貌、专业特长、奖惩情况、职务职称等多方面内容，大多数信息是无

须特别保密的，但有些内容涉及到个人隐私，有些个人档案内容还涉及单位或国

家的某些敏感问题，在一定时期内是保密的，不能对外开放，否则侵犯个人权益

或损害国家利益，就会构成违法或犯罪行为。

2.“凡是真实地记录一个人的经历和才表现的个人材料都属于人事档

案”，这句话对吗？请联系人事档案的特点说明理由。

人事档案是在组织、人事工作关系中形成的有归档保存价值的文件材料。由

于现实中文件材料复杂多样，在收集中须区分鉴别、去取存毁。人事档案的鉴别

就是档案管理部门根据一定的原则和标准，对收集起来的人事档案材料进行审

查，以甄别材料的真伏，判断材料的保存价值，确定是否归入档案的过程。以干

部档案材料为例，在鉴别中可参照如下原则：

(1)判断是否属于干部人事档案材料。其范畴以上文所列收集内容为依据,

把非专属性和不属于人事档案的材料挑拣或剔除出去。

(2)审查材料是否属于办毕材料。归入干部人事档案的文件材料必须确保

所涉事务已处理完毕，否则不得归档。

(3)审查材料是否齐全、完整。一份材料必须有始有终、条理连贯，能够

全面反映事务的基本过程，既不能略去其中某个环节，也不能缺张少页。以干部

政审材料为例，一份政审材料一般包括审查结论、调查报告、上级批复、证明材

料、个人陈述等内容，构成完整、严密的材料链条，缺一不可。

(4)审查材料是否手续完备。凡材料中须签字、盖章部分要履行相关手续。

审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有

本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准

机关、批注日期与文号。出国、出境审批表须注明出去的任务、目的及去、返日

期。凡不符合归档要求、手续不完备的材料须补办手续后才能归档。

3.人事档案的装订可分为几个步骤？

《干部档案整理工作细则》第二十一条规定：每个干部的档案材料必须装订

成卷。装订后的档案，目录在前，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整

齐、平坦，装订结实实用。

装订人事档案的步骤如下一是拆除档案材料的回形针、大头针、订书钉等

金属物；二是按目录顺序将材料理齐，做到四面整齐。如材料实物形态存在事实

差异，应保证装订线一边和下边两面齐整；三是在沿材料左侧竖直打上统