六章建立行为规范保证建表质量.pptVIP

第六章

建立行为规范,保

证建表质量;学习目标

通过本章的总结，熟悉制表的六个基本过程，掌握每一过程的规则和正确流程，养成规范的行为习惯，保证制表的质量。

学习重点

制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程;主要内容;第一节

创建电子表格的基本

过程与规则;创建电子表格的6个过程;①管理项目与表格结构的关系

正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元

建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系;联系人管理表格

存在问题

“单位地址”与“邮编”在同一列

后期可能导致的3个问题

“单位地址”属于文本型数据，其筛选与排序方法不同于数字型数据

“邮编”属于数字类型，因与文本数据在同一单元格，变为文本型数据

文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但“单位地址”类数据的输入存在不规则现象，将影响数据分析

解决方法

将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目名称，并在表格中独占一“列”;学生成绩统计表格

管理目标

统计三个学生、三门课程两年的成绩

案例文件特点

上表头为“双层表头”，表现了两年的数据情况

存在4个明显问题;4、如果再增加管理项目（如“政治”、“历史”和“地理”等），上述成绩统计表将变得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈;管理目标分析

其实独立的管理项目应为三项：学生“姓名”、“学科”类型和“年份”

双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”，通常是数据组合与统计、分析的最终结果

由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性，而统计分析又相对灵活，在确定管理项目时，就必须考虑到项目独立性与扩展性

;解决方法

针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使用，正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目

使用“透视表”功能，完成按年与学科对学生成绩的统计

甚至还可以快速通过图表表现成绩状态;表格结构设计总结

凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一“列”

管理项目的独立性必须与扩展性结合???虑，以方便统计分析。避免失去关联。

表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系;②表格结构与数据成图的关系

图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾画）

表格数据成图的规则

上表头字段名称，用于生成图表的X轴标签（显示于X轴下方）。

左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于图表框右侧）。

此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上表头和左表头）

规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过程（包括Word、PowerPoint等其他软件）;③正确运用逻辑思维创建表格结构

案例

某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有30种类型的窗框，平均每类窗框有4个窗格（本例只取三类）;2、表格数据的输入与准确控制

;①为什么要注意数据的准确性

创建表格的最终目的，是处理与分析数据

错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙;②哪些数据容易造成输入错误

;③控制原始数据输入准确性的解决办法;④控制加工数据输入准确性的方法

产生错误的原因？

错误原因在公式内容可能输入错误;a）用复制法建立相关公式

作用

针对单元格，可以快速输入相同内容

针对公式，可快速创建具有相关性质的公式;b）公式的常规检查方法

作用

根据公式关系判断计算结果是否正确;c）用公式审核工具检查加工数据

作用

通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标记公式的取值关系

使用工具

“公式审核”工具栏

操作

查看公式的的取值来源

撤消审核工具栏;d）预设置公式检查规则

作用

预先设置错误检查的类型，以便及时显示错误提示。

根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，以便提供自动检查

使用工具

“工具”菜单→“选项”→“错误检查”→“规则”

操作

设置规则

注意

和拼写检查程序一样，“公式错误检查”程序一次只能更正一个常见的公式错误;e）使用监视窗口检查

作用

随时监视表格中重要位置的公式及相关信息

将相关单元格组织在同一个监视窗口内，甚至可以是看不见单元格位置

;使用工具

“视图”菜单的“工具栏”命令

“工具”菜单的“公式审核”命令

“公式审核”工具栏

操作

调出“监视窗口”

监视单元格公式

注意

只有与链接内容相关的其他工作簿打开时，才能通过“监视窗口”查看含有链接内容的公式;f）跟踪公式的求解过程

作用

监视公式求解的过程

使用工具

“公式审核”工具栏中的“公式求值”按钮

操作

步入

步出;3、表格的修饰技巧与管理应用

;4、表格的简单使用与分析;5、表格文档的保存技巧

;①正确使用“保存”命令

;②何时使用“另存为”命令

;③如何使用“保存工作区