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离职员工办理工作流程

作为在人力资源岗位摸爬滚打近十年的“老HR”，我太清楚离职流程对企业和员工的意义了。它不是简单的“办手续走人”，而是对一段职业关系的郑重告别——既保障企业资产安全、工作连续性，也维护员工合法权益，甚至为未来“好聚好散再相逢”埋下伏笔。这些年经手过技术骨干、行政新人、孕期宝妈等各类离职案例，也踩过“交接遗漏”“证明延迟”的坑，今天就以第一视角，把这套成熟的离职办理流程掏心窝子讲清楚。

一、前期准备：从“动念”到“确认”的双向沟通

离职不是突然发生的。多数员工动了离职念头，会先找直属领导或HR闲聊几句，比如“最近在考虑职业规划”“家里有点事可能要调整”。这时候，我们的第一步不是急着走流程，而是做好离职意向的确认与沟通。

记得去年市场部的小王，午休时找我聊天说“最近项目压力大，想换个环境”。我没急着递离职申请表，而是先问：“是具体哪部分压力？资源支持不够，还是目标设定不合理？”一聊才知道，他负责的新渠道推广连续三个月数据没达标，自信心受打击，加上和跨部门同事协作总卡壳。后来我协调了培训资源，安排了一次跨部门沟通会，小王当场就说“再试试看”。这说明，离职意向沟通是“留”与“放”的缓冲带——能挽回的人才尽力留，确实要走的也别急着推。

如果确认员工去意已决（比如已拿到offer、家庭原因不可调和），接下来要做两件事：

（1）明确离职类型：是主动离职（员工提出）、被动离职（企业解除）还是合同到期不续签？不同类型流程细节不同，比如被动离职可能涉及经济补偿，主动离职则以协商为主；

（2）确认离职日期：按《劳动合同法》，正式员工需提前30天书面通知，试用期提前3天。但实际操作中，企业和员工常协商缩短，比如项目收尾期、关键节点等，这时候要签《离职日期确认单》，避免后续纠纷。

举个例子：上个月财务部的张姐要提前15天离职（原计划30天），因为老家母亲住院需要照顾。我们核对了她手头的工作：月底前要完成季度税务申报，恰好她带的新人已能独立操作。双方协商后，张姐手把手教新人3天，剩下12天由新人接手，最终签了《提前离职确认书》，既解了她的燃眉之急，也没耽误工作。

二、核心环节：从“申请”到“办结”的七步走

确认离职意向后，正式流程就启动了。这部分是“硬骨头”，环环相扣，稍有疏漏就可能留隐患。我把它拆成七个关键步骤，结合这些年的经验逐个说。

（一）提交书面离职申请

这是流程的“起点”，必须重视。有些员工图方便发个微信说“我要离职”，但按规定必须提交纸质或系统端的《离职申请表》（电子签也可，但要留痕）。表中需包含：姓名、部门、岗位、入职日期、离职类型、拟离职日期、离职原因（可选填）、申请人签字及日期。

去年遇到过一个麻烦：技术部的陈工口头说“下周到新公司报到”，没交书面申请就不来了。结果他走后，我们发现他负责的代码模块有部分未完成，联系他补交接，他却以“没签书面申请不算正式离职”为由推脱。最后还是靠他入职时签的《员工手册》里“离职需书面申请”的条款，才协商解决。所以记住：口头离职不算数，书面申请是法律效力的第一步。

（二）逐级审批与告知

《离职申请表》提交后，要走审批流程。通常是：员工直属上级→部门负责人→HR部门→分管领导（视企业架构而定）。审批的核心是确认两点：

①工作交接是否有安排（比如是否指定交接人）；

②是否存在未了结事项（如借款未报销、客户投诉未处理）。

记得有次设计部的刘经理离职，他的《离职申请表》到我这儿时，部门负责人批注“需完成A项目终稿再走”。我马上联系刘经理，他说“新公司要求一周内到岗”。最后协调设计部抽调了一名资深设计师协助，刘经理加班3天完成终稿，审批才通过。这说明审批不是“卡人”，而是确保工作不断档。

审批完成后，HR要同步告知相关部门：行政部（准备财物清点）、IT部（准备权限回收）、财务部（核对薪资和报销），避免信息孤岛。

（三）工作交接：最容易出问题的“重头戏”

这是离职流程的“核心战场”，我见过太多因为交接不清闹矛盾的：设备没归还被扣工资、客户资源遗漏导致业绩损失、技术文档缺失影响项目进度……所以必须细化交接内容，留痕确认。

交接一般分三部分：

①工作内容交接：包括当前负责的项目进度、待办事项、关键节点、对接人联系方式（客户/供应商/内部同事）。我会要求交接人填《工作交接清单》，比如“客户A：合作周期202X-202X，下阶段需推进合同续签，对接人王经理1381234”；

②资料交接：纸质文件（合同、报表、会议记录）、电子资料（文档、表格、数据库账号）、技术成果（代码、设计稿、专利资料）。特别提醒：电子资料要核对存储路径（云盘、服务器、个人电脑），避免“资料在离职电脑里，人走了密码也没留”；

③物品交接：除了电脑、工牌、钥匙这些“明面上”的，还有容易被忽略的：投影仪、相机、U盘、公司定制的笔记本