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机关档案管理、保密、安全“三合一”制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范本机关档案管理工作，强化档案保密与安全管控，保障档案信息的真实、完整、可用与安全，防范档案失泄密、损毁、丢失等风险，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《机关档案管理规定》等相关法律法规及规章要求，结合本机关实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本机关各科室、下属单位及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案（包括文书、声像、电子、实物等不同载体形式）的收集、整理、鉴定、保管、利用、移交、销毁等全流程管理，以及档案管理过程中的保密与安全工作。

第三条核心原则

1.统一管理原则：机关所有档案实行集中统一管理，明确专门档案管理机构或人员，统筹负责档案管理、保密与安全工作。

2.保密优先原则：严格落实保密责任制，对涉密档案实行重点管控，确保国家秘密、工作秘密和内部敏感信息不泄露。

3.安全第一原则：建立健全档案安全防护体系，强化实体安全与信息安全管理，防范各类安全事故发生。

4.依法依规原则：遵循相关法律法规及行业标准，规范档案管理行为，保障档案工作合法合规。

第二章组织机构与职责

第四条领导职责

机关分管档案工作的领导履行以下职责：

1.统筹协调档案管理、保密与安全工作，将其纳入机关整体工作规划；

2.审批档案管理重大事项，如档案鉴定、销毁、异地备份、涉密档案利用等；

3.监督检查本制度的执行情况，协调解决工作中存在的问题；

4.组织开展档案管理、保密与安全培训教育工作。

第五条档案管理机构/人员职责

机关档案管理机构或专职（兼职）档案人员履行以下职责：

1.具体落实档案收集、整理、鉴定、保管、利用、移交、销毁等日常管理工作；

2.建立健全档案管理台账，对档案数量、载体、保管状况、利用情况等进行详细记录；

3.负责档案保密管理工作，对涉密档案进行专项登记、分级管控，严格执行保密审查制度；

4.落实档案安全防护措施，定期检查档案库房、设施设备运行情况，排查安全隐患；

5.组织或配合开展档案管理、保密与安全培训，指导各科室做好档案形成、积累与移交工作；

6.及时向分管领导汇报档案管理、保密与安全工作情况，提出改进建议。

第六条各科室职责

机关各科室履行以下职责：

1.指定专人负责本科室形成档案的收集、整理、积累与初步审核工作，确保档案材料真实、完整；

2.按照规定时限将本科室形成的档案移交机关档案管理机构，移交时办理交接手续；

3.严格遵守档案保密规定，在档案形成、传递、使用过程中防范失泄密风险；

4.配合档案管理机构开展档案检查、培训及其他相关工作。

第七条工作人员职责

机关全体工作人员履行以下职责：

1.在公务活动中规范形成档案材料，确保材料真实、完整、规范，不私自留存、隐匿或销毁应归档的档案材料；

2.严格遵守档案保密与安全规定，不泄露工作中接触的涉密档案和内部敏感信息；

3.按照规定使用档案，借阅档案后及时归还，妥善保管借阅的档案材料，不擅自复制、传播；

4.发现档案失泄密、损毁、丢失等情况时，立即向所在科室及档案管理机构报告。

第三章档案管理规范

第八条档案收集

1.收集范围：机关在公务活动中形成的所有具有保存价值的材料，包括但不限于公文、会议记录、决策文件、业务报表、合同协议、声像资料、电子文件、实物档案等。

2.收集要求：各科室应在工作完成后及时收集相关档案材料，确保不遗漏、不损毁；档案管理机构应定期督促各科室移交档案，对移交的档案材料进行审核，不符合要求的退回整改后重新移交。

3.电子档案收集：同步收集电子文件及其元数据，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；电子文件应采用符合标准的格式，存储在安全的载体中。

第九条档案整理

1.整理标准：按照国家及行业相关标准，对收集的档案材料进行分类、组卷、编号、编目、装订，确保整理后的档案规范有序、便于查阅。

2.涉密档案整理：涉密档案应单独整理、单独编号、单独存放，整理过程中严格遵守保密规定，严禁无关人员接触。

3.电子档案整理：对电子档案进行分类、命名、归档，建立电子档案目录，确保电子档案与纸质档案（如有）的对应关系清晰；定期对电子档案进行校验，防止数据丢失或损坏。

第十条档案保管

1.库房要求：档案库房应符合“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘）要求，配备必要的消防设施、监控设备、温湿度调控设备等；库房内严禁存放易燃易爆、易腐蚀、有毒有害物品。

2.存放管理：档案应按载体类型、保管期限、涉密等级分类存放，摆放整齐有序，便于取用；涉密档案应存放在专用保密柜中，实行双人双锁管理。

3.定期检查：档案管理人员应定期对档案保管状况进行检查，每月至少检查1次，重点