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档案管理“三个一”制度

第一章总则

第一条制定目的

为进一步规范档案管理工作，提升档案规范化、标准化、精细化管理水平，确保档案的真实、完整、安全与可追溯，提高档案利用效率，为单位各项工作开展提供有力支撑，结合本单位实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于单位各部门、各下属单位及全体员工在工作中形成的各类档案资料的收集、整理、保管、利用、销毁等全流程管理工作，涵盖文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、工程档案、声像档案等各类档案类型。

第三条核心定义

档案管理“三个一”制度，是指以“一档一盒、一人（岗）一责、一查一痕”为核心的档案管理规范，通过明确档案归档载体标准、管理责任主体、管理流程痕迹，构建闭环式档案管理体系。

第二章“三个一”核心要求及实施细则

第一节一档一盒，规范归档载体

第四条归档标准

各类档案需严格按照“一档一盒”原则进行整理归档，即一个独立的档案主题或一个完整的业务事项对应一个档案盒。档案盒需选用符合国家档案管理标准的规范产品，材质为优质牛皮纸或塑料，具备防潮、防蛀、耐磨等特性，规格统一为A4尺寸（长310mm×宽220mm×厚度根据档案数量选择50mm、30mm、20mm等）。

档案盒标识规范

每个档案盒均需在盒脊和盒面明确标注档案信息，包括档案类别、档案名称、归档年度、保管期限、案卷号、形成单位等内容。标注需清晰、规范、持久，可采用印刷或手写（使用不易褪色的笔）方式。盒内需放置案卷目录和备考表，案卷目录详细列明盒内档案的序号、文件名称、形成日期、页数等信息；备考表注明盒内档案的收集、整理、补充、销毁等情况及责任人、时间。

档案整理要求

盒内档案需按照一定的逻辑顺序（如时间顺序、事项进展顺序、重要程度顺序等）整理排序，装订整齐，页码编写规范，确保翻阅便捷。不同载体的档案（如纸质文件、光盘、照片等）如需归入同一档案盒，需单独存放并注明载体类型。档案盒内档案数量需适中，避免过满或过空，确保档案盒闭合严密，便于保管和搬运。

第二节一人（岗）一责，明确管理责任

责任体系构建

建立“单位主要负责人负总责、分管领导具体负责、各部门负责人直接负责、档案管理员专职负责、各岗位人员一岗双责”的档案管理责任体系，明确各层级、各岗位的档案管理职责，确保责任到人、层层落实。

各岗位具体职责

1.单位主要负责人：对本单位档案管理工作负全面领导责任，负责审批档案管理重大事项、保障档案管理工作经费、督促落实档案管理责任。

2.分管领导：协助主要负责人做好档案管理工作，负责统筹协调档案管理日常工作，监督检查档案管理制度执行情况，解决档案管理工作中存在的问题。

3.各部门负责人：对本部门形成的档案管理工作负直接责任，负责组织本部门员工做好档案的收集、整理、移交工作，确保本部门档案及时、完整归档，监督本部门员工遵守档案管理规定。

4.档案管理员：专职负责档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等具体工作，建立健全档案管理台账，定期对档案库房及档案进行检查维护，确保档案安全，提供档案查询利用服务，协助开展档案管理培训工作。

5.各岗位人员：履行一岗双责，在工作中及时收集、整理本岗位形成的各类档案资料，确保资料真实、完整，按时向本部门档案联络员或单位档案管理员移交档案，严格遵守档案借阅、保密等规定。

责任追究机制

将档案管理责任履行情况纳入各部门及员工的绩效考核体系。对在档案管理工作中认真负责、表现突出的部门和个人，予以表彰奖励；对未履行档案管理责任，导致档案丢失、损毁、泄密、未按时归档等问题的，视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、绩效考核扣分，情节严重的，依规依纪追究相应责任。

第三节一查一痕，强化流程追溯

档案管理全流程痕迹要求

档案的收集、整理、移交、借阅、归还、复制、鉴定、销毁等每一项管理活动，均需做好记录，确保“一查一痕”，全程可追溯。所有记录需真实、准确、完整，由相关责任人签字确认，妥善保管。

关键环节痕迹管理规范

1.档案移交痕迹：各部门向档案管理部门移交档案时，需填写《档案移交清单》，详细列明移交档案的名称、数量、归档年度、保管期限等信息，移交人、接收人、监交人共同签字确认，清单一式两份，移交部门和档案管理部门各留存一份。

2.档案借阅痕迹：借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、借阅事由、借阅档案名称及编号、借阅期限等信息，经相关负责人审批同意后，方可借阅。档案管理员需做好借阅登记，记录借阅时间、归还时间等信息，借阅人需签字确认。借阅档案归还时，档案管理员需检查档案完整性，确认无误后，办理归还手续。

3.档案复制痕迹：复制档案需填写《档案复制申请表》，注明复制人、复制事由、复制档案名称及编号、复制数量等信息，经相关负责人审批同意后，方可复制。档案管理