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活动策划合同

一、合同主体的明确与核实

合同的订立首先要明确合作双方的身份。委托方与策划方（或称“承办方”）的全称、法定代表人（或授权代表）、统一社会信用代码（或身份证号）、注册地址（或联系地址）、联系方式等基本信息必须准确无误。这不仅是合同成立的前提，也是日后发生争议时确定责任主体的依据。在实践中，需特别注意核实对方是否具备相应的民事行为能力和履约能力，必要时可要求对方提供相关资质证明文件。

二、活动详情的清晰界定

活动的基本信息是合同的基石，必须清晰、具体，避免模糊表述。这包括活动的名称、类型（如会议、展览、庆典、发布会等）、主题、举办时间（含具体日期、开始及结束时间，乃至布展、撤展时段）、举办地点（需明确具体场馆、楼层、区域）、预计参与人数及人员构成等。对于场地，若由策划方负责落实，还需明确场地的具体要求和标准；若由委托方提供，则应注明场地交付时间及状态。

三、服务内容与范围的细致约定

这是合同的核心条款之一，直接关系到策划方的工作边界和委托方的预期。服务内容应尽可能详尽，可根据活动流程分阶段描述，例如前期策划（含方案设计、物料设计、供应商筛选等）、中期执行（含场地布置、设备租赁与搭建、人员组织与管理、流程控制、嘉宾接待、安保医疗等）、后期收尾（含撤场、物料清点、活动总结报告、资料交付等）。对于各项服务的具体标准、质量要求、验收方式，也应尽可能量化或明确描述，避免因理解偏差导致后续纠纷。

四、费用构成与支付方式的严谨规划

费用条款是合同的敏感点，必须清晰、透明、无歧义。合同总金额应明确列出。更为重要的是，需详细说明费用的构成，例如策划服务费、场地租赁费、物料制作费、设备租赁费、人员劳务费、运输费、保险费、税费及其他可能产生的杂费等。各项费用的计算依据、单价、数量（如有）也应一并列出。支付方式需明确约定，包括定金、预付款、进度款、尾款的支付比例、支付时间节点、支付账户信息等。同时，应注明发票类型及开具时间。

五、双方权利与义务的平衡设定

合同双方的权利与义务应基于公平原则进行设定。

委托方的权利通常包括：对策划方案的审核与确认权、对活动执行过程的监督权、要求策划方按合同约定提供服务的权利等。其义务则主要包括：及时确认方案、按时足额支付合同款项、提供必要的协助与配合（如提供活动所需的基础资料、审批文件、联系人等）、遵守合同约定的保密义务等。

策划方的权利主要包括：要求委托方及时确认方案和支付款项的权利、在约定范围内自主组织实施策划方案的权利等。其义务则更为具体，包括：按照合同约定及确认的方案勤勉尽责地完成各项服务、保证服务质量、确保活动安全有序进行、管理好自身及所雇人员、及时向委托方汇报工作进展、承担因自身过错导致的损失等。

六、违约责任的明确与可操作性

违约责任条款是保障合同履行的“牙齿”。应针对双方可能出现的违约情形分别约定相应的责任承担方式。例如，委托方逾期付款的，应支付逾期付款违约金；策划方未能按时交付服务成果或服务质量未达约定标准的，应承担返工、扣减费用或支付违约金等责任。违约金的计算方式（如按日计算或按合同总额的百分比）应明确，且不宜过高或过低，需在合理范围内。同时，应约定一方违约后，另一方采取补救措施的权利和期限。

七、不可抗力的合理约定

不可抗力是指合同双方在签订合同时不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。合同中应明确不可抗力的范围，以及发生不可抗力事件后，受影响一方的通知义务、提供证明的期限、合同履行的中止、延期或解除的处理方式，以及损失的承担原则。

八、知识产权的归属与使用

在活动策划与执行过程中，可能会产生各类智力成果，如活动方案、设计稿、宣传物料、摄影摄像作品等。合同中应明确这些知识产权的归属。通常，若委托方已支付相应费用，相关知识产权可约定归委托方所有，或由委托方获得在特定范围内的使用权。策划方在服务过程中使用的自身已有知识产权成果，应注明其所有权归属及授权使用范围。

九、保密义务的设定

活动策划过程中，双方可能会接触到对方的商业秘密、技术信息、客户资料等敏感信息。合同中应约定双方的保密义务，明确保密信息的范围、保密期限（通常应延续至合同终止后一定期限），以及违反保密义务的责任。

十、争议解决方式的选择

合同履行过程中发生争议在所难免，事先约定争议解决方式有助于提高解决效率。通常有协商、调解、仲裁和诉讼四种方式。若选择仲裁，需明确仲裁机构的名称；若选择诉讼，则需约定管辖法院。从便捷性角度考虑，约定由被告住所地或合同履行地法院管辖较为常见。

十一、合同的生效、变更与终止

合同自双方签字盖章之日起生效。对于合同的任何修改、补充，均需双方另行签署书面文件方为有效。合同的终止情形包括：活动顺利结束且双方权利义务履行完毕、一方严重违约导致合同目的无法实现、双方协商一致解除、因不