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用人单位制定规章制度程序及案例

引言

用人单位的规章制度是企业管理的“内部宪法”，既是规范员工行为的准则，也是明确劳资双方权利义务的重要依据。从劳动者角度看，规章制度直接影响其工作条件、薪酬福利与职业发展；从企业角度看，合法有效的规章制度能提升管理效率、降低劳动纠纷风险。然而实践中，许多企业因忽视规章制度制定程序的合法性，导致制度被认定无效，引发员工质疑甚至仲裁诉讼。本文将围绕用人单位制定规章制度的法定程序展开，结合典型案例分析程序要点，并针对实务操作中的常见问题提出建议，帮助企业构建合规、有效的内部管理制度。

一、用人单位制定规章制度的法定程序

用人单位规章制度的有效性需同时满足“内容合法”“程序合规”“合理公示”三大要件，其中程序合规是常被忽视却至关重要的环节。根据《劳动合同法》第四条及相关司法解释，制定程序主要包含民主协商、公示告知与合法性审查三大核心步骤，三者缺一不可。

（一）民主协商程序：保障职工参与权

民主协商程序是法律对用人单位的强制性要求，其核心是通过职工代表大会或全体职工参与，让劳动者对规章制度的制定发表意见，体现“共议共决”的管理理念。这一程序可分为两个阶段：

第一阶段：讨论草案，提出意见

用人单位需将规章制度草案提交职工代表大会或全体职工讨论。若企业规模较小、未建立职工代表大会，可直接组织全体职工讨论。讨论形式可以是会议、书面征求意见或线上平台征集，但需保留讨论过程的记录（如会议签到表、讨论发言记录、意见收集清单等）。例如，某制造企业在制定《考勤管理制度（草案）》时，通过车间分组讨论、发放意见表的方式收集了50余条修改建议，其中“加班审批流程简化”“迟到10分钟内不计入考勤”等建议被采纳，这一过程即为合法的讨论阶段。

第二阶段：平等协商，确定内容

在收集职工意见后，用人单位需与工会或职工代表进行平等协商。若企业未建立工会，应与职工推举的代表协商。协商的重点是对草案中争议较大的条款进行调整，最终形成正式制度。需注意的是，“平等协商”不意味着用人单位必须完全采纳职工意见，而是要求双方在尊重对方立场的基础上达成一致。例如，某科技公司在制定《绩效考核制度》时，职工代表提出“季度考核结果与年终奖直接挂钩比例过高”，经协商后企业将挂钩比例从60%调整为40%，并增加“年度综合评估”环节，既保留了企业管理自主权，又兼顾了职工权益。

（二）公示告知程序：确保制度知悉性

规章制度的效力以劳动者“知悉”为前提。若劳动者主张“不知晓制度内容”，用人单位需承担举证责任。常见的公示方式包括：

直接签收

最稳妥的方式是让员工在《规章制度签收单》上签字确认，注明“已阅读并理解制度内容”。例如，某贸易公司新员工入职时，人力资源部会发放《员工手册》并要求签字，签收单由公司统一存档，这在仲裁中可作为有效证据。

集中培训

通过专题培训讲解制度内容，留存培训签到表、培训现场照片、考核试卷（如制度内容测试题）等材料。某物流公司曾因员工违规操作引发纠纷，在仲裁中提交了“安全操作规范”培训的签到表、培训视频及员工考核合格证书，成功证明员工已知悉制度要求。

内部公示

在企业公告栏、办公区域显眼位置张贴制度文件，同时通过企业邮箱、内部OA系统或工作群（如微信群、钉钉群）发送，并要求员工回复确认。需注意的是，仅在群内“@全体成员”可能被认定为公示不充分，需结合“已读确认”功能或要求员工单独回复“已知悉”。

（三）合法性审查程序：确保内容合规性

即使民主程序与公示程序均已完成，若制度内容违反法律强制性规定，仍会被认定无效。合法性审查需重点关注以下三方面：

不得违反法律禁止性规定

例如，《劳动法》明确规定“用人单位不得克扣劳动者工资”，若制度中规定“迟到一次扣发当日工资”，则因违反法律禁止性规定无效。某餐饮企业曾因在《奖惩制度》中规定“客人投诉一次扣发500元工资”被员工起诉，法院最终认定该条款无效，企业需返还扣除的工资。

不得排除劳动者法定权利

如《劳动合同法》规定劳动者享有带薪年休假、病假等权利，若制度中规定“入职满3年方可享受年休假”“病假超过5天按事假处理”，则属于排除劳动者法定权利，应认定无效。

内容需符合公序良俗

制度条款需符合社会普遍认可的公平原则。例如，某企业规定“女职工在职期间不得生育”，虽未直接违反法律条文，但因违反公序良俗被法院认定无效。

二、典型案例分析与程序要点提炼

为更直观理解程序要求，以下通过三则典型案例，分析程序瑕疵对制度效力的影响及裁判逻辑。

（一）案例1：未履行民主程序，制度无效导致解除劳动合同违法

案情简介：某机械制造公司以员工王某“连续旷工3天”为由解除劳动合同，依据是《员工奖惩制度》中“连续旷工3天视为严重违反规章制度”的规定。王某提起仲裁，主张从未参与该制度的讨论，公司也未与其协商。

争议焦点：《员工奖惩制度》是否因