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个人信息保护法在用工管理中的应用

引言

随着数字经济的快速发展，企业用工管理逐渐从传统的纸质化、人工化向数字化、智能化转型。员工的姓名、身份证号、薪酬记录、考勤数据、健康状况等个人信息，成为企业人力资源管理的核心数据资产。与此同时，个人信息泄露、滥用等问题也日益凸显，不仅侵害员工合法权益，更可能让企业面临法律风险。《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称“个保法”）的出台，为用工场景中的个人信息处理划定了明确的法律边界，既规范了企业行为，也为员工权益提供了更有力的保障。本文将围绕个保法在用工管理中的具体应用展开，从个人信息的界定、处理规则、常见风险与应对等维度层层深入，探讨企业如何在合规框架下实现用工管理的高效与安全。

一、用工场景中个人信息的界定与法律属性

（一）用工场景中个人信息的具体类型

用工管理涉及的个人信息具有鲜明的职业关联性，主要可分为基础信息与敏感信息两大类。基础信息通常包括员工姓名、性别、联系方式、学历证书、劳动合同信息、考勤记录、薪酬发放记录等，这些信息是企业履行劳动合同、进行日常管理的必要依据。例如，企业需要员工的联系方式以确保工作沟通顺畅，需要考勤记录核算工资，需要学历证书验证岗位适配性。

敏感个人信息则是指一旦泄露或非法使用，容易导致员工人格尊严受侵害或人身、财产安全受危害的信息。根据个保法第28条，用工场景中的敏感信息主要包括健康状况（如职业病诊断结果、体检报告）、征信记录（如工资卡流水、社保缴纳情况）、生物识别信息（如指纹、人脸识别数据）、宗教信仰（部分特殊岗位需了解）等。例如，企业为员工安排职业病筛查时获取的健康报告，若被不当泄露，可能导致员工遭受职场歧视；通过门禁系统收集的指纹信息，若存储不当被非法复制，可能引发身份盗用风险。

（二）用工场景中个人信息的法律属性

从法律关系看，用工场景中的个人信息处理是劳动合同履行的附随义务。企业与员工基于劳动关系建立信任，员工为配合工作开展，需向企业提供必要的个人信息；企业则需在“保护”与“使用”之间找到平衡。个保法第13条明确，处理个人信息的合法性基础包括“取得个人同意”“为履行劳动合同所必需”“为公共利益实施新闻报道、舆论监督等”等情形。在用工管理中，“为履行劳动合同所必需”是最常见的合法性基础，但这并不意味着企业可以无限制使用员工信息。例如，企业为核算工资需要员工的银行账号，属于“履行劳动合同所必需”；但若要求员工提供配偶的工作单位信息，则超出了必要性范围，需额外取得员工同意。

此外，员工对个人信息享有“知情权、决定权、查阅复制权、更正补充权、删除权”等法定权利（个保法第44-47条）。例如，员工有权要求企业说明其个人信息的收集范围、使用方式；若发现考勤记录有误，可要求企业更正；离职后，可要求企业删除与劳动关系无关的个人信息。这些权利的设定，强化了员工在信息处理中的主体地位，也对企业的管理流程提出了更高要求。

二、用工管理中个人信息处理的核心规则

（一）合法性基础：明确“为何能处理”

企业处理员工个人信息，必须首先满足合法性要求。根据个保法，用工场景中的合法性基础主要有三类：

第一类是“取得员工同意”。当处理行为超出“履行劳动合同所必需”的范围时，企业需主动告知员工处理目的、方式、范围，并取得其书面或电子形式的同意。例如，企业若计划将员工的培训记录用于外部宣传，需提前向员工说明用途并获得同意。

第二类是“为履行劳动合同所必需”。这是最基础的合法性基础，适用于考勤统计、工资发放、岗位调整等日常管理场景。但企业需注意，“必需”需符合“最小必要”原则——仅收集与当前用工目的直接相关的信息，且数量、精度满足需求即可。例如，招聘技术岗位时，要求提供身份证复印件是合理的，但要求提供详细的家庭住址则可能超出必要范围。

第三类是“为公共利益实施的其他行为”。例如，企业配合人社部门开展劳动用工统计，需提供员工的基本信息（如姓名、岗位），此时无需单独取得员工同意，但需明确告知员工数据用途及接收方。

（二）告知与同意：确保“透明化处理”

告知与同意是个保法的核心原则之一，也是用工管理中最易引发争议的环节。企业需通过清晰、易懂的方式，向员工说明以下内容：个人信息的收集范围（如是否收集亲属信息）、处理目的（如用于考勤还是背景调查）、处理方式（如人工统计还是系统分析）、存储期限（如离职后保存1年还是永久保存）、信息共享对象（如是否向第三方人力资源公司提供）、员工享有的权利（如如何申请查阅信息）等。

例如，某企业在员工入职时发放《个人信息处理告知书》，其中明确列出：“本企业收集的个人信息包括身份证、学历证书、体检报告（仅用于确认健康状况是否符合岗位要求）；信息将存储于企业内部加密系统，离职后6个月内删除；除社保缴纳需要外，不向第三方共享信息；员工可通过人力资源部邮箱申请查阅或更正个