工程项目商务合同管理方案.docxVIP

工程项目商务合同管理方案

一、总则

（一）目的与依据

为规范工程项目商务合同管理，明确各参与方权利义务，防范合同风险，保障项目顺利实施，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本方案。本方案旨在通过系统化、规范化的合同管理流程，确保合同从策划、订立、履行到终止的全过程均处于有效控制之下。

（二）适用范围

本方案适用于公司所有工程项目的商务合同管理活动，涵盖工程勘察、设计、施工、监理、材料设备采购、咨询服务等各类合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理及归档等环节。公司所属各部门、项目部及相关合作单位在参与工程项目商务合同时，均须遵守本方案规定。

（三）基本原则

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和终止等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度的要求。

2.平等自愿、公平诚信原则：合同各方当事人法律地位平等，应在自愿基础上协商一致，遵循公平原则确定各方权利义务，恪守诚实信用，善意履行合同。

3.风险控制原则：合同管理全过程应强化风险意识，对合同风险进行事前识别、事中控制和事后应对，最大限度降低风险损失。

4.效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同效益最大化，确保项目投资回报，提升公司整体经济效益。

5.全过程管理原则：对合同从策划、谈判、签订、履行、监控、变更、索赔直至归档的整个生命周期进行系统性、连续性管理。

二、合同管理组织与职责

（一）组织架构

公司建立以合同管理部门（或法务部门）为核心，各业务部门（如工程管理部、采购部、财务部、市场部等）及项目部协同配合的合同管理组织体系。大型或复杂项目可根据需要设立专项合同管理小组。

（二）主要职责

1.合同管理部门/法务部门：

*负责制定和完善公司合同管理相关制度、流程及标准文本；

*参与重大合同的谈判、评审与法律风险把关；

*负责合同范本的制定、修订与推广使用；

*对合同履行情况进行监督检查，提供合同法律支持；

*组织合同管理培训，解答合同管理相关咨询；

*负责合同纠纷的协调、处理与诉讼/仲裁代理。

2.业务部门（工程、采购等）：

*根据项目需求发起合同立项，进行市场调研，提出合同初步需求；

*负责合同标的物的技术标准、规格型号、数量、质量要求等实质性条款的拟定与确认；

*组织或参与合同谈判，负责合同履行过程中的具体业务对接、进度跟踪、质量验收等工作；

*及时识别和反馈合同履行中出现的问题、风险及变更需求，提出初步处理意见；

*参与合同纠纷的调查与处理。

3.项目部：

*在授权范围内负责项目现场相关合同的具体履行与管理工作；

*组织进行合同交底，确保项目人员理解合同主要条款；

*负责施工现场合同履约情况的日常记录、信息反馈及资料收集；

*参与现场签证、变更、索赔等事项的核实与初步处理；

*配合公司相关部门进行合同检查与纠纷处理。

4.财务部门：

*参与合同评审，重点审核合同价款、支付方式、税务条款等财务相关内容；

*负责合同款项的支付审核、结算办理及账务处理；

*对合同履行过程中的财务风险进行评估与控制。

5.市场/经营部门：

*参与项目前期投标报价、合同策划，提供市场信息支持；

*负责客户合同的初步洽谈与对接。

三、合同管理流程

（一）合同策划与准备

1.需求提出与立项：业务部门根据项目进展或工作需要，提出合同需求，明确合同标的、数量、质量、技术标准、履行期限、预算金额等核心要素，并按规定办理立项审批手续。

2.市场调研与合作方选择：对合同涉及的市场情况进行调研，了解供应商/服务商资质、信誉、业绩、价格等信息。通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择合格合作方，对合作方进行背景调查和资格审查。

3.合同类型与范本选择：根据项目性质、规模、复杂程度及双方权利义务特点，选择合适的合同类型（如固定总价合同、可调单价合同、成本加酬金合同等）。优先采用公司颁布的标准合同范本，无范本的需拟定合同草案。

4.编制合同草案：由业务部门牵头，根据合同需求和谈判成果，结合标准范本或法律法规要求，起草合同草案。合同草案应条款完整、内容明确、权责清晰、语言严谨。

（二）合同谈判与评审

1.谈判：由业务部门组织相关人员（必要时包括法务、财务人员）与合作方进行合同谈判。谈判应围绕合同主要条款（如范围、价格、质量、工期、付款、违约责任、争议解决方式等）进行，形成谈判记录。对重大或复杂合同，法务部门应参与关键条款的谈判。

2.评审：合同草案形成后，须履行内部评审程序。评审采用会签或会议评审形式，评审部门至少应包括业务部门、法务部门、财务部门。评审内容包括：

*合同主体资格及履约能力；