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影视协会道具管理规范实施制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范影视协会道具管理流程，保障道具资产安全完整，提升道具使用效率，满足会员单位及影视从业者的创作需求，推动影视行业标准化、规范化发展，结合协会实际工作特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于协会自有道具（含捐赠、采购、合作方提供）及会员单位委托协会代管道具的全生命周期管理，涵盖采购、入库、登记、使用、维护、报废等环节。

第三条管理原则

1.分类分级：按道具材质、用途、价值实施分类管理，对高价值、易损、特殊效果道具实行重点监管；

2.责任到人：明确各环节管理责任主体，确保“谁使用、谁负责，谁管理、谁监督”；

3.动态监控：通过数字化台账与定期盘点结合，实时掌握道具状态，避免资产流失；

4.服务优先：以服务会员创作需求为核心，简化合理使用流程，提升道具流转效率。

第二章管理机构与职责

第四条管理机构设置

协会设立“道具管理中心”（以下简称“管理中心”），直属协会理事会领导，统筹道具全流程管理工作。管理中心下设三个工作组：

1.采购与验收组：负责道具采购计划制定、供应商对接、入库前验收；

2.仓储与流转组：负责道具日常保管、借用登记、归还核验及仓储环境维护；

3.技术与维护组：负责道具定期维护、修复及特殊道具使用指导（如机械装置、电子设备）。

第五条职责分工

1.管理中心主任：审批道具采购计划、报废申请，监督各工作组履职，协调跨部门道具使用需求；

2.采购与验收组：

-每季度末收集会员单位道具需求，编制下季度采购计划（含预算）；

-执行采购时需对比3家以上供应商，优先选择资质齐全、售后完善的合作方；

-入库前核查道具数量、规格、质量（含功能测试），填写《道具验收单》（附件1）；

3.仓储与流转组：

-按分类标准对道具分区存放（如“场景道具区”“角色道具柜”“特殊道具室”）；

-建立电子台账（含编号、名称、规格、来源、状态等信息）与纸质档案双轨记录；

-审核道具借用申请，办理出入库手续，监督归还时的外观及功能检查；

4.技术与维护组：

-每月对库存道具进行全面巡检，记录磨损、故障情况；

-制定《特殊道具维护手册》（如丝绸类防蛀、金属类防锈、电子类防潮）；

-对使用中损坏的道具进行修复，无法修复的提交报废建议。

第三章道具分类与登记

第六条分类标准

1.按材质划分：金属类（如刀剑、盔甲）、木质类（如桌椅、古建装饰）、布艺类（如服饰、幔帐）、电子类（如灯光装置、机械道具）、综合类（多材质组合道具）；

2.按用途划分：场景道具（如布景装饰）、角色道具（如角色专属物品）、特殊效果道具（如爆破模拟装置、雨雪特效设备）；

3.按价值划分：高价值道具（单件/套价值≥5000元）、中价值道具（1000元≤单件/套价值＜5000元）、低价值道具（单件/套价值＜1000元）。

第七条登记要求

1.入库登记：道具验收合格后，仓储组需在24小时内完成登记，赋予唯一编号（规则：协会缩写+分类代码+年份+流水号，如“YSA-CJ-2024-001”表示2024年入库的第一件场景道具）；

2.状态标记：在道具明显位置粘贴标识牌，标注编号、分类、当前状态（“可用”“维修中”“报废待处理”）；

3.档案管理：电子台账同步至协会管理系统，纸质档案包含采购合同、验收单、维护记录等，按年度归档保存。

第四章采购与入库管理

第八条采购申请

1.会员单位或协会内部需新增道具时，应提前30个工作日提交《道具采购申请表》（附件2），注明道具名称、用途、规格、预算及必要性说明；

2.采购组汇总申请后，结合库存情况编制《季度采购计划》，经管理中心主任审核、理事会批准后执行。

第九条采购执行

1.高价值道具采购需通过公开比价或招标方式确定供应商，中低价值道具可通过定点合作供应商采购；

2.采购合同需明确质量标准、保修期限、退换货条款，特殊道具（如定制类）需附加设计图纸及功能验收细则；

3.紧急采购（如拍摄周期调整需临时补充道具）需经管理中心主任审批，事后3个工作日内补全手续。

第十条入库验收

1.采购组与仓储组联合验收，核对道具名称、数量、规格与采购合同一致；

2.对电子类、机械类道具进行功能测试（如灯光道具测试亮度、机械装置测试运转流畅度）；

3.验收合格后填写《道具验收单》，由双方负责人签字确认；验收不合格的，采购组需在5个工作日内联系供应商退换。

第五章使用与借用管理

第十一条借用申请

1.协会会员单位借用道具需填写《道具借用申请表》（附件3），注明借用方信息、道具编号、使用用途、借用期限（最长不超过30天，特殊情况可申请延期）；

2.高价值道具或特殊效果道具借用需附加使用方案（含安全保障措施），经技术组审核通过后方可办理；

3.非会员单位借用需由会员单位担保，并缴纳道具价值20%的押金（最低500元），归还后无损