履约保证金退还流程文档.docxVIP

履约保证金退还流程文档

一、引言

履约保证金作为保障合同顺利履行的重要经济措施，其规范、高效的退还机制对于维护合同双方合法权益、提升合作满意度具有重要意义。为明确履约保证金退还的条件、流程及各相关方职责，确保退还工作的透明化、标准化和及时性，特制定本流程文档。本流程适用于所有依据合同约定缴纳履约保证金的合作项目，旨在为相关业务操作提供清晰指引。

二、定义与适用范围

1.履约保证金：指合同一方为保证全面、适当履行合同义务，向另一方缴纳的一定金额的资金担保。

2.履约保证金退还：指在合同约定的履约义务完成或特定条件成就后，保证金收取方向缴纳方返还保证金本金（及按约定可能产生的利息，如有）的行为。

3.适用范围：本流程适用于公司（或组织，下同）与外部合作方签订的各类合同中涉及的履约保证金退还事宜。具体合同另有特殊约定的，从其约定，但基本流程应符合本规范。

三、退还前提条件

履约保证金的退还需同时满足以下基本前提条件，具体合同约定中若有更细致要求的，应一并遵守：

1.合同义务履行完毕：缴纳保证金一方已按照合同约定全面、适当、及时地履行了所有合同义务，包括但不限于项目实施、服务提供、产品交付、质量保障等。

2.合同约定的质保期（如有）已满：若合同包含质保期条款，需确保质保期已届满，且在质保期内产品或服务未出现重大质量问题，或虽有问题但已按约定妥善解决。

3.无未决争议或违约情形：双方在合同履行过程中不存在任何未解决的争议、索赔或违约行为。如曾发生违约，违约方已承担相应违约责任并获得守约方认可。

4.合同款项结算完毕：合同项下所有应付款项（包括但不限于合同价款、违约金、赔偿金等）均已结清，双方无任何财务往来纠纷。

5.相关验收或确认手续已完成：合同约定的最终验收报告、完工证明、服务确认单等必要文件已签署完毕并归档。

四、退还申请与审批流程

（一）申请发起

1.申请主体：通常为履约保证金的原缴纳方。若合同约定由第三方代为申请，需提供合法有效的授权委托书。

2.申请时间：在确认已满足本流程第三条所列全部退还前提条件后，申请方可向保证金收取方提交退还申请。

3.申请材料：申请方应提交以下完整材料（原件或加盖公章的复印件，具体要求以收取方规定为准）：

*《履约保证金退还申请表》（需包含项目名称、合同编号、保证金金额、缴纳日期、申请退还金额、收款账户信息、申请单位联系人及联系方式等关键信息，并加盖申请单位公章）。

*原履约保证金缴纳凭证（如银行转账回单、收据等）。

*合同文本复印件（重点标注保证金条款及履行完毕相关条款）。

*证明合同义务已履行完毕的文件，如：

*最终验收报告、项目完工证明、服务确认书等；

*合同款项结清证明（如发票、付款凭证等）；

*质保期满无质量问题的确认函（如适用）。

*收取方要求的其他相关证明文件。

（二）内部审核与审批

1.接收与初步审核：收取方指定的业务对接部门（如项目管理部、采购部、合同管理部等）负责接收退还申请材料，并对材料的完整性、规范性进行初步审核。对材料不齐或不符合要求的，应一次性告知申请方需补充或更正的内容。

2.业务部门审核：业务部门（通常为合同履行的直接负责部门）对申请方的履约情况进行实质性审核，确认合同义务是否已完全履行，是否存在违约行为或未决争议，并在《履约保证金退还申请表》上签署明确意见。

3.财务部门审核：财务部门对保证金的缴纳情况、合同款项结算情况进行核实，确认保证金金额、是否存在抵扣款项等，并签署审核意见。

4.审批：根据公司内部授权体系，《履约保证金退还申请表》及相关材料按审批权限逐级上报审批。审批人应基于各部门审核意见，做出同意退还、暂缓退还或不予退还的决定。

五、保证金退还

1.退款通知：在获得最终审批同意后，收取方应及时通知申请方保证金退还申请已获批。

2.退款操作：财务部门根据审批通过的《履约保证金退还申请表》，在约定或合理期限内，将保证金（扣除按合同约定应扣除的款项后的余额）一次性支付至申请方提供的指定银行账户。退款金额原则上应与原缴纳金额一致，除非合同另有约定或发生应扣除情形。

3.退款凭证：财务部门完成退款后，应保留相关付款凭证，并可应申请方要求提供退款凭证复印件。

4.账户信息核实：为确保资金安全，收取方有权对申请方提供的收款账户信息进行核实。如发现账户信息与原缴纳账户不一致，应要求申请方提供书面说明及相关证明材料。

六、特殊情况处理

1.保证金抵扣：若合同约定或双方协商一致，履约保证金可用于抵扣申请方应付未付款项的，经审批后，财务部门可进行相应抵扣操作，退还剩余部分（如有）。

2.逾期未申请或联系不上：若合同履行完毕且满足退还条件后，申请方长期