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员工离职薪资结算流程与单据

员工离职是人力资源管理中的常规环节，而薪资结算作为离职流程的关键组成部分，直接关系到员工的切身利益和企业的合规性。一套清晰、规范的离职薪资结算流程，辅以必要的单据支撑，不仅能够保障结算的准确性与及时性，更能体现企业的专业度与人文关怀，有效规避潜在的劳动争议。本文将详细阐述员工离职薪资结算的标准流程及涉及的核心单据。

一、离职薪资结算流程概述

离职薪资结算流程应始于员工提出离职申请，并贯穿于整个离职周期，直至薪资足额、准确地支付给员工。其核心在于“及时”与“准确”，并确保过程的透明化。

（一）离职申请与审批

员工提出离职，应提前向直属上级提交书面离职申请，明确离职意向及拟离职日期。上级领导根据工作安排与员工进行沟通，对符合规定的离职申请予以审批，并将相关信息同步至人力资源部门。此环节的核心单据为《离职申请表》。

（二）工作交接与物品清退

在批准的离职日期前，员工需按照企业规定，与接任者或指定人员进行全面的工作交接，包括但不限于工作职责、工作进展、未完成事项、客户资料、内部文档、办公设备、工具、钥匙等。交接完成后，需由交接双方及监交人签字确认。此环节涉及《工作交接清单》、《物品清退清单》等。

（三）薪资结算信息收集与核对

人力资源部门在收到员工离职审批信息及工作交接完成的确认后，启动薪资结算流程。首先，需收集员工的考勤数据（自上次发薪日至最后工作日期）、未休年假天数、加班记录、奖惩情况等与薪资计算相关的信息。同时，财务部门需提供该员工的社保公积金缴纳情况、借款情况等。人力资源专员需对收集到的信息进行仔细核对，确保无误。

（四）离职薪资明细核算

根据核对无误的信息，人力资源专员或薪酬专员开始具体核算离职员工的薪资。这包括：

1.应发项目：

*正常出勤工资：根据员工最后工作日期及当月实际出勤天数，按劳动合同约定的工资标准或企业薪酬制度计算。

*加班工资：结算周期内的加班需按国家规定标准计算并支付。

*未休年假工资：员工未休的法定年假天数，应按照其日工资收入的三倍（或双方约定的更高标准）进行折算支付。

*绩效奖金/提成：根据企业绩效考核制度或销售提成政策，核算员工应得的绩效奖金或销售提成。

*其他应付款项：如企业规定的离职补偿金（符合法定情形时）、未结算的报销款项等。

2.应扣项目：

*个人所得税：根据国家税法规定，对员工应发薪资总额扣除免税部分后，按适用税率计算并代扣代缴。

*社会保险及住房公积金个人缴纳部分：按照员工离职当月的实际缴纳基数计算。

*员工借款或赔偿款：如有未结清的个人借款或因员工过失给公司造成的经济损失，需按规定从薪资中扣除。

*其他应扣款项：如违反劳动合同约定的违约金（需符合法律规定）等。

（五）离职薪资结算单制作与确认

人力资源专员根据核算结果，编制《离职薪资结算单》，详细列出应发项目、金额，应扣项目、金额，以及实发金额。结算单需清晰注明计算依据。完成后，将结算单提交给员工进行核对。员工如对结算金额有异议，应在规定时间内提出，人力资源部门需进行复核并给予解释说明，直至双方达成一致。员工确认无误后，在结算单上签字。

（六）薪资支付

员工确认薪资结算单后，企业应按照双方约定的时间（通常为企业正常发薪日或双方协商的特定日期）和支付方式（如银行转账），将实发薪资足额支付给离职员工。通过银行转账时，需保留转账凭证。

（七）离职证明与档案处理

薪资支付完成后，企业应为员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明），并在规定时限内为员工办理档案和社会保险关系转移手续。

（八）凭证归档

人力资源部门将《离职申请表》、《工作交接清单》、《离职薪资结算单》（员工签字版）、银行转账凭证等所有与离职薪资结算相关的单据整理归档，以备查验。

二、关键单据解析

规范的单据是确保离职薪资结算流程顺畅、数据准确、责任清晰的重要工具。

（一）《离职申请表》

此为员工主动提出离职的初始凭证，通常包含员工基本信息、职位、入职日期、拟离职日期、离职原因、对公司的建议等内容，并需有员工本人签字、直属上级签字、部门负责人签字及人力资源部门意见。它是启动离职流程及后续薪资结算的依据之一。

（二）《工作交接清单》

该清单详细记录员工离职前工作交接的具体内容、接收人、完成情况等，是确认员工已履行工作职责交接义务的重要凭证。清单应至少包含交接项目、交接内容描述、交接日期、交接人签字、接收人签字、监交人签字等栏目。只有当工作交接完成并经确认后，方可视为具备薪资结算的前提条件之一。

（三）《离职薪资结算单》

此为离职薪资结算的核心单据，是员工与企业之间关于离职薪资的最终约定。其主要内容应包括：

*员工基本信息：姓名、工号、部门、职位、入职日期、最后工作日期。

*结算周