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企业内外部沟通平台使用指南

一、平台概述与核心价值

本沟通平台是企业连接内部员工、外部客户及合作伙伴的核心工具，旨在打破沟通壁垒，实现信息高效流转、任务协同与资源整合。通过统一的沟通界面，支持文字、文件、音视频等多种交互形式，满足日常工作中的即时沟通、项目协作、会议组织等需求，助力提升企业内外部协作效率与信息透明度。

二、常见沟通场景与适用范围

（一）内部协同场景

跨部门项目推进：当市场部与技术部需协同推进新产品上线时，通过平台创建项目群组，同步需求文档、进度节点，保证各方信息实时同步。

工作通知传达：行政部发布公司制度更新、放假安排等通知时，可通过平台“公告”功能定向推送至全体员工或指定部门，并查看阅读确认情况。

日常事务咨询：员工如需查询报销流程，可直接在平台内部群组财务部同事，附上相关问题截图，快速获得解答。

（二）外部协作场景

客户需求对接：销售部与客户对接新订单需求时，通过平台创建“客户-企业”专属沟通空间，同步订单明细、交付时间，并共享产品规格书，避免信息误差。

供应商协同：采购部与供应商确认原材料交付细节时，可在平台共享采购订单、质检标准，并在线确认到货时间，全程留痕便于追溯。

合作伙伴项目共创：企业与外部设计公司合作品牌升级项目时，通过平台共享设计稿、修改意见，设置不同成员的编辑/查看权限，保证协作安全有序。

三、操作流程详解

（一）内部沟通：发起跨部门协作

登录与入口：打开企业沟通平台，使用工号密码登录，左侧“协作空间”菜单。

创建/加入群组：若为新项目，“创建群组”，输入群组名称（如“Q3新品上市项目组”），选择成员（勾选市场部、技术部等相关部门人员），设置群组类型为“内部项目组”；若已有相关群组，直接在群组列表中进入。

发起沟通：在群组聊天窗口，输入沟通内容（如“技术部请确认API接口开发进度”），可添加附件（如项目计划表），“发送”。若需特定成员，输入“”后选择对应同事。

文件共享与管理：群组内“文件”标签，项目相关文档（如需求文档、设计稿），设置文件权限（仅管理员可编辑/全员可查看），成员可直接在线预览或。

任务跟踪：“任务”模块，创建任务（如“完成用户调研报告”），指派负责人（市场部同事），设置截止日期，任务进度实时更新，群组成员可查看任务完成情况。

（二）外部协作：邀请客户加入沟通

创建外部空间：登录平台后，“外部协作”-“创建外部空间”，输入空间名称（如“客户订单对接”），选择“客户/供应商”类型，填写外部联系人信息（客户姓名、所属公司）。

发送邀请：系统自动邀请，通过邮件或发送给客户*，客户后注册平台账号（或直接使用登录），即可加入空间。

设置权限：进入空间管理，设置客户*的权限（如仅查看订单信息、可提交修改意见，不可删除文件），保证企业敏感数据安全。

沟通与记录：在空间内，可与客户*实时沟通订单细节，共享合同、质检报告等文件，所有聊天记录和文件操作均自动留存，便于后续查阅。

（三）会议组织：线上线下协同

创建会议：“会议”模块，选择“创建会议”，填写会议主题（如“Q3产品规划会”）、时间、时长，选择参会人员（内部员工+外部客户*），设置会议类型（线上/线下）。

邀请与提醒：确认信息后，发送会议邀请，参会人员收到平台通知（含会议/地址），会议开始前1小时系统自动发送提醒。

会议进行：线上会议可通过平台共享屏幕、演示文档，开启会议录制（需提前告知参会人员）；线下会议可在平台创建“会议签到”，参会人员扫码签到，实时查看出勤情况。

会后纪要与任务：会议结束后，“纪要”，系统自动整理聊天记录和关键决策，补充待办事项（如“技术部周五前完成接口测试”），指派负责人并设置截止日期，纪要同步至所有参会人员。

四、常用沟通模板与表格

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

Q3产品规划会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

参会人员

内部：市场部、技术部；外部：*客户

会议地点

线上会议室（：xxx）

会议议程与内容

议程1：市场部汇报Q3产品需求

-目标用户画像更新-核心功能优先级排序（用户管理订单系统数据分析）

议程2：技术部开发排期

-API接口开发：X月X日-X月X日-前端页面搭建：X月X日-X月X日

议程3：客户需求反馈

-希望增加“多语言切换”功能（需评估开发周期）

决议事项与待办

决议1：优先开发用户管理、订单系统功能，多语言切换功能纳入Q4规划

待办事项

负责人

提交用户管理功能详细方案

技术部

向客户*反馈多语言切换功能评估结果

市场部

（二）外部合作需求表

需求方信息

企业名称

科技有限公司

对接人

**

联系方式

（平台内直接沟通）

合作需求详情

合作类型

产品定制开发

需求描述

为客户*开发专属数据看板，支持实时销售数据可视化，需兼容客户现有ERP系统

时