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供应商合同管理与评审模板

一、适用范围与核心目标

二、标准化操作流程

步骤1：供应商资质前置审核

操作说明：

资料收集：采购专员向供应商索取必备资质文件，包括但不限于营业执照（加盖公章）、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、过往合作业绩证明（近2年同类合同复印件）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如由代理人签署）。

资质核验：采购部门联合法务部门核验资质文件的真实性、有效性与适用性。重点检查营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容、资质等级是否符合项目要求，避免与无资质或超范围供应商合作。

审核结论：填写《供应商资质审核表》，对审核结果标注“通过”“不通过”或“需补充材料”，并由采购经理、法务专员签字确认。审核不通过的供应商不得进入合同起草环节。

步骤2：合同草案起草

操作说明：

模板选择：根据采购类型（如货物采购、服务采购、工程外包等）选择对应的合同模板，模板需包含核心条款：双方主体信息、合作内容与范围、交付标准与时间、验收流程、付款方式与条件、违约责任、保密条款、争议解决方式、合同生效与终止条件等。

条款细化：业务部门根据实际需求细化合作内容，明确技术参数、交付节点、验收标准等量化指标；财务部门审核付款条款（如分期付款比例、发票要求、质保金约定等）；法务部门审核法律条款的合规性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）。

内部初审：起草完成后，由采购专员将合同草案提交至采购经理*进行初步审核，重点检查条款完整性、数据准确性及与供应商前期沟通的一致性。

步骤3：多部门联合评审

操作说明：

评审组织：采购部门组织召开合同评审会，参会部门包括法务部、财务部、业务部门（如使用部门、技术部门）及分管领导*，必要时邀请外部法律顾问参与。

评审要点：

法务部门：审核合同主体合法性、条款法律效力（如是否存在无效格式条款）、知识产权约定、保密条款的完整性及争议解决方式的可行性。

财务部门：审核付款条件与企业资金流匹配度、发票类型（如增值税专用发票）及税率、违约金与赔偿金的财务影响。

业务部门：审核合作内容是否符合需求、交付与验收标准是否可执行、售后服务条款（如质保期、响应时间）的合理性。

评审输出：各部门填写《合同评审意见表》，明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并具体说明修改意见。采购专员汇总意见，形成《合同评审报告》，由参会部门负责人签字确认。

步骤4：谈判与修订确认

操作说明：

谈判准备：采购专员根据评审意见，梳理需与供应商协商的条款清单（如付款周期、违约责任上限、交付延迟的赔偿标准等），制定谈判策略。

商务谈判：由采购经理*牵头，业务部门配合与供应商进行谈判，重点解决评审中提出的争议条款，达成一致意见。谈判过程需形成《谈判纪要》，记录双方协商结果及未决事项。

合同修订：采购专员根据谈判结果修订合同草案，修订后的合同需再次提交法务部门审核确认，保证条款与谈判结果一致，避免歧义。

步骤5：合同签署与生效

操作说明：

审批流转：修订后的合同按企业审批流程提交至分管领导、总经理（或授权代表）最终审批，审批通过后加盖企业合同专用章。

签署规范：合同签署需由法定代表人或授权代表签字，并加盖供应商公章（需与资质文件中的公章一致）。采用电子签署的，需保证签署平台符合《电子签名法》要求，可靠的电子签名。

生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效，或在合同中约定的生效条件成就后生效（如审批通过、预付款支付等）。采购专员在合同生效后1个工作日内将合同文本分送至法务部、财务部、业务部门备案。

步骤6：合同履行与归档管理

操作说明：

履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、质量验收），财务部门根据合同约定审核付款申请，采购部门定期汇总履行中的问题，协调供应商解决。

变更与终止：合同履行中需变更的，由双方签订《合同变更协议》，经原审批流程审批后生效；需提前终止的，应按合同约定通知供应商，并处理善后事宜（如未完成工作的交接、违约责任的承担）。

档案归档：合同签署后，采购专员将合同原件、评审记录、谈判纪要、变更协议等资料整理成册，按供应商名称+合同编号+签订日期分类归档，保存期限不少于合同终止后5年，保证档案完整、可追溯。

三、核心模板表格设计

表1：供应商资质审核表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

合作项目

资质类型

□营业执照□行业资质□业绩证明

审核项目

审核内容

审核结果

备注

主体资格

营业执照是否在有效期内

□通过□不通过

经营范围

是否涵盖合作内容

□通过□不通过

资质等级

是否符合项目要求

□通过□不通过

业绩证明

过往合作真实性核查

□通过□不通过

审核结论

□通过□不通过□需补充材料

审核人

采购专员*

日期

审核部门负责人

采购经理*

日期

表2：合同评审意见表