合同审核与签署管理工具.docVIP

合同审核与签署管理工具通用模板

一、工具概述

本工具旨在规范企业合同全生命周期管理，通过标准化流程、明确职责分工、统一表单模板，保证合同条款合规、权责清晰、签署高效，降低合同纠纷风险，提升合同管理效率。适用于企业各类业务合同（如采购合同、服务合同、劳动合同、销售合同等）的审核、签署、归档等环节。

二、适用业务场景

采购类合同：企业原材料采购、设备采购、服务外包等合作场景，需明确采购范围、价格、交付标准及违约责任。

销售类合同：企业产品销售、服务提供等场景，需约定销售价格、交付方式、验收条款及付款周期。

合作类合同：与外部机构、合作伙伴的联合开发、代理推广、项目共建等场景，需界定合作范围、收益分配及知识产权归属。

劳动类合同：企业与新员工、劳务派遣人员的用工场景，需明确岗位职责、薪酬福利、保密义务及合同期限。

其他专项合同：如租赁合同、保密协议、授权委托书等，需根据具体业务需求定制审核重点。

三、标准化操作流程

步骤1：合同需求发起与资料准备

操作主体：业务部门（如采购部、销售部、人力资源部）

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求审批单》，明确合同类型、合作方基本信息、合作核心条款（如标的、数量、金额、履行期限等）；

收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证合作方为合法存续的法人或其他组织；

涉及特殊业务的（如特种设备采购、涉外合作），需提供行业资质或许可证明文件。

输出物：《合同需求审批单》、合作方资质材料、相关业务支撑文件（如招标文件、会议纪要）。

步骤2：合同起草与初步审核

操作主体：业务部门起草，法务部（或指定合规岗）初步审核

操作内容：

业务部门根据《合同需求审批单》及合作方沟通结果，使用企业标准合同模板起草合同文本；无标准模板的，需参考行业惯例并突出核心条款；

法务部（或合规岗）对合同初稿进行初步审核，重点检查：

合同主体是否明确、是否具备履约能力；

核心条款（如标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式）是否完整、无歧义；

是否存在法律风险（如格式条款无效、侵权风险等）；

审核通过后，形成《合同审核记录表》初稿；若存在修改意见，业务部门需根据意见调整文本并重新提交。

输出物：合同草案》《合同审核记录表（初稿）》。

步骤3：多部门联合审核

操作主体：业务部门、法务部、财务部、风控部（根据合同类型参与）

操作内容：

业务部门将《合同审核记录表（初稿）》及合同草案分发给各相关部门进行会签：

财务部：审核价款计算是否准确、付款方式是否符合财务制度、税费承担是否明确；

风控部：评估合同履约风险（如合作方信用风险、市场波动风险等），提出风险应对建议；

业务部门：确认合同内容是否符合业务需求，合作细节是否与前期沟通一致；

各部门在2个工作日内完成审核，并在《合同审核记录表》中签署意见；若存在分歧，由法务部牵头组织协调，达成一致后修改合同文本。

输出物：《合同审核记录表（会签版）》、修订后的合同草案。

步骤4：最终审批与定稿

操作主体：企业分管领导/总经理（根据合同金额及重要性分级审批）

操作内容：

法务部汇总各部门审核意见，形成最终版合同文本，连同《合同审核记录表（会签版）》提交至审批人；

审批人根据合同金额（如10万元以上合同需总经理审批）、合作方类型（如战略合作伙伴、新合作方）等，审批合同最终版本；

审批通过后，法务部在合同文本上标注“合同已审批”编号，加盖合同专用章或企业公章，形成正式合同文本。

输出物：正式合同文本（审批完成版）、《合同审批台账》。

步骤5：合同签署与传递

操作主体：法务部、业务部门、合作方

操作内容：

法务部根据审批完成的正式合同文本，与合作方协商签署方式（电子签署或纸质签署）：

电子签署：通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签署，保证签署过程留痕、电子合同合法有效；

纸质签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同专用章，签署页需清晰完整；

业务部门负责接收合作方签署完成的合同，核对签署信息无误后，将合同原件（或电子合同文件）移交至法务部归档；

涉及多份合同的，需保证各份合同内容一致，并在合同中注明“正本X份，双方各执X份”。

输出物：签署完成的合同文本、《合同签署登记表》。

步骤6：合同履行与归档

操作主体：业务部门、法务部、档案管理部门

操作内容：

业务部门负责合同履行跟踪，按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项），并记录履行情况；

履行过程中若发生变更或纠纷，业务部门需及时与法务部沟通，签订《合同变更协议》或通过协商/诉讼解决；

合同履行完毕或终止后，法务部将合同文本、审批文件、签署文件、履行记录等资料整理成册，移交档案管理部门归档；

档案管理部门按照“一合同一档”原则编号存放，建立电子档案台账，保证档