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会议记录标准化模板

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

1.会前准备

明确会议目标：提前与主持人沟通，确认会议核心议题、预期成果及需达成的决议，保证记录重点与会议目标一致。

准备模板材料：提前1个工作日将本模板发送给主持人及相关参会人员，提醒其提前熟悉议题并准备发言要点。

确认基础信息：记录人需提前获取会议准确时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员名单（含主持人、记录人），并标注缺席人员及原因。

2.会中记录

基本信息实时填写：会议开始后，立即填写“会议名称”“会议时间”“会议地点”“主持人”“记录人”“参会人员”“缺席人员”等基础信息，保证数据准确。

按议程顺序记录：对照会议议程，逐项记录议题讨论过程。重点关注：

关键观点：记录各参会人员（标注姓名，如主管、经理）的核心发言，避免主观臆断，优先保留数据、事实及具体建议；

分歧与共识：对存在争议的议题，明确记录不同意见及最终达成的共识；

决议事项：对会议形成的决议，需清晰记录决议内容、依据及结论；

行动项：对需跟进的任务，实时记录“任务内容”“负责人”“计划完成时间”，避免遗漏。

辅助记录手段：对复杂讨论或数据展示，可配合录音（需提前征得参会人员同意）、拍照（如白板板书、PPT关键页）作为补充，会后及时整理成文字。

3.会后整理与分发

信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记、录音及辅助材料，补充完善记录内容，重点核对决议事项、行动项的准确性，并交由主持人审核确认。

定稿与分发：主持人审核通过后，将定稿会议记录通过企业内部渠道（如OA系统、钉钉群、邮件）发送至所有参会人员及相关方，抄送需知晓的领导或部门。

归档管理：会议记录需按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2024-06-项目推进会”），电子版留存于企业共享服务器，纸质版（如需）由行政部统一存档，保存期限不少于2年。

三、会议记录模板结构

模块

填写说明

示例

会议基本信息

填写会议核心标识信息

会议名称：2024年Q3产品规划推进会会议时间：2024年6月15日14:00-16:30会议地点：公司3楼第一会议室主持人：总监记录人：助理参会人员：经理、主管、专员、专员缺席人员：*主管（出差）

会议议程

按实际讨论顺序列出议题及对应时间分配

1.上季度项目成果回顾（14:00-14:30）2.Q3产品需求优先级讨论（14:30-15:30）3.资源分配与排期确认（15:30-16:15）4.下次会议安排（16:15-16:30）

议题讨论记录

分议题记录讨论要点，包含发言观点、分歧、共识

议题1：上季度项目成果回顾-经理：A项目已完成90%，用户反馈功能稳定性提升20%，但B模块因供应链问题延期2周。-主管：需与供应链部同步B模块交付时间，本周内提交调整方案。共识：本周五前由*专员完成供应链对接，更新项目甘特图。

会议决议

记录会议形成的正式结论，需明确、无歧义

决议1：Q3产品优先开发“用户画像优化”和“支付流程简化”两个需求，经理负责6月20日前输出详细PRD。决议2：市场部配合增加用户调研样本量，专员负责6月25日前完成数据收集。

行动项清单

列出需跟进的具体任务，包含任务描述、负责人、截止时间、状态（进行中/已完成）

编号

附件清单

列出会议中提及的支撑材料（如PPT、数据报表、方案文档）

1.上季度项目进度汇报PPT2.Q3用户需求调研数据表.xlsx

四、使用要点与规范

客观性原则：记录需忠实于会议内容，避免加入个人观点或情绪化表述，对不确定的信息（如数据、时间）需及时向参会人员核实。

重点突出：聚焦“决议事项”“行动项”“关键问题”，对一般性讨论可简要概括，避免记录过于冗长。

责任明确：行动项必须明确具体负责人和可量化的完成时间，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

保密要求：对涉及公司商业秘密、敏感信息（如未公开策略、财务数据）的会议记录，需标注“内部保密”，仅限相关人员传阅，严禁外泄。

格式规范：使用统一字体（如微软雅黑12号）、段落间距（1.5倍），表格内容对齐，保证排版清晰易读。

及时性要求：会后整理需在2个工作日内完成，保证决议和行动项及时落地，避免因记录延迟影响工作推进。