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采购成本控制与审批流程管理表

一、采购成本控制与审批流程管理表的应用场景

本管理表适用于企业各类采购活动的全流程规范化管理，特别适用于需要兼顾成本控制与审批效率的场景，包括但不限于：

日常办公用品采购：如纸张、文具等低值易耗品的批量采购，需控制单次采购成本及总支出；

生产原材料采购：涉及大宗物料采购，需通过比价、议价降低单位成本，同时保障供应链稳定；

固定资产采购：如设备、仪器等高价值物品采购，需严格评估预算合理性及投资回报；

服务类采购：如外包服务、咨询项目等，需明确服务标准与费用对应关系，避免超预算支出。

通过标准化流程，可明确采购申请、审核、比价、审批、执行、核算各环节职责，实现成本“事前预算、事中监控、事后分析”的闭环管理，同时避免审批冗余或权限不清导致的管理风险。

二、采购成本控制与审批流程管理表的操作步骤详解

（一）需求提报与预算编制（使用部门主导）

填写采购需求：使用部门根据实际需求，在表中“采购申请基本信息”栏填写物品/服务名称、规格型号、需求数量、用途说明等，保证需求描述清晰、无歧义。

编制预算：结合历史采购数据、市场价格波动及供应商报价，填写“预算单价”“预算总价”，并附成本测算依据（如市场调研报告、历史合同等）。若为重复性采购，需参考近3次采购均价合理定价；若为新品类采购，需至少收集2家以上初步报价作为预算参考。

（二）部门初审（使用部门负责人）

使用部门负责人对需求的必要性、预算的合理性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案；

预算金额是否与采购量、市场行情匹配，是否存在虚高或低估情况。

审核通过后签字确认；若不通过，需注明修改意见并退回申请人调整。

（三）采购部审核与询价比价（采购部执行）

必要性审核：采购部复核采购需求，确认是否属于企业必需品，是否可通过内部调配、修复等方式满足需求，避免不必要的采购。

询价比价执行：

对于常规物品，需联系至少3家合格供应商获取书面报价（报价单需包含品牌、规格、单价、交付周期、保修条款等）；

对于独家或高价值采购，需组织技术、财务部门共同参与议价，保证价格公允；

将比价结果填入表中“供应商信息”“报价明细”栏，注明“最低供应商”“推荐供应商”及选择理由。

（四）成本差异分析与控制建议（财务部介入）

财务部对比“预算总价”与“实际报价总价”，计算“成本差异”，分析差异原因（如市场价格波动、采购量变化、供应商选择差异等），并填写“成本差异分析”栏，提出控制建议：

若实际成本超预算≥5%，需要求采购部补充说明原因（如紧急采购、原材料涨价等），并提出降本方案；

若实际成本低于预算≥10%，需核实报价真实性，避免因低价导致质量风险。

（五）分级审批（按权限逐级签批）

根据采购金额及物品类型，划分审批权限（示例）：

小额采购（≤5000元）：采购部经理审批；

中等金额采购（5000元~5万元）：采购部经理+财务负责人审批；

大额采购（＞5万元）：采购部经理+财务负责人+分管副总+总经理审批。

各审批人需在“审批流程记录”栏签署意见，重点审核：

流程完整性（是否完成初审、比价、成本分析）；

合规性（是否符合采购制度、预算范围）；

经济性（成本是否最优，性价比是否合理）。

（六）采购执行与交付确认（采购部+使用部门）

下单采购：审批通过后，采购部根据“推荐供应商”下达采购订单，明确交付时间、质量标准、验收方式等。

到货验收：物品/服务送达后，使用部门与采购部共同验收，核对数量、规格、质量是否与订单一致，验收合格后在“使用部门确认意见”栏签字；若不合格，需及时联系供应商退换货并记录原因。

（七）成本核算与档案归档（财务部+采购部）

成本核算：财务部根据验收单、发票等实际支出凭证，更新“实际单价”“实际总价”，计算最终“成本差异”，并将核算结果反馈至采购部及使用部门。

档案归档：采购部将完整的审批表、比价记录、订单、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与成本分析。

三、采购成本控制与审批流程管理表模板

采购成本控制与审批流程管理表

采购申请基本信息

申请单号

申请部门

申请人

申请日期

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

附件（需求清单、技术参数等）

采购成本明细

预算单价（元）

预算总价（元）

预算编制依据

供应商信息

供应商A名称

供应商B名称

供应商C名称

报价日期

报价单价（元）

报价总价（元）

推荐供应商及理由

实际采购供应商

实际单价（元）

实际总价（元）

成本差异（元）

成本差异分析

审批流程记录

使用部门初审意见

负责人签字：

日期：

采购部审核意见

负责人签字：

日期：

财务部审核意见

负责人签字：

日期：

分级审批意见（按权限填写）

审批人：

职务：

日期：

审批人：

职务：

日期：

审批人