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2026年合同丢失率处理协议.docx

合同丢失率处理协议

鉴于双方在合同管理过程中可能面临合同丢失的风险，为建立规范、高效的合同丢失事件处理机制，明确相关责任，预防合同丢失，减少可能造成的损失，根据相关法律法规及双方实际情况，经友好协商，达成协议如下：

第一条适用范围

本协议适用于[公司名称]（以下简称“公司”）所有部门及其员工在履行职责过程中涉及的所有合同（包括但不限于书面合同、电子合同及其附件）的丢失事件的处理。本协议涵盖合同从起草、签署、流转、使用至归档保管的全生命周期中的丢失情形。

第二条定义

在本协议中，下列词语具有以下含义：

2.1合同丢失：指公司合同的原件或具有同等法律效力的电子副本，在需要使用或查阅时，无法在合理时间内按照正常途径找到或访问。

2.2处理流程：指按照本协议规定，从发现合同丢失、报告、调查、补救直至记录归档的完整操作步骤。

2.3责任部门：指公司指定负责处理合同丢失事件、管理合同档案以及监督预防措施的部门，目前暂定为[法务部/合同管理部，请根据实际情况填写]（以下简称“责任部门”）。

2.4发现人：指首先发现合同可能丢失的员工。

2.5报告人：指根据本协议规定向责任部门报告合同丢失事件的员工。

2.6合同重要程度：指根据合同金额、涉及业务范围、法律风险等因素对合同进行的分类，分为高、中、低三个等级。

第三条合同丢失的处理流程

3.1发现与报告

3.1.1任何员工发现合同可能丢失，应立即停止使用或相关操作，并视为发现人。

3.1.2发现人应在确定合同丢失后的[四个工作小时]内，以书面或电子方式（通过内部邮件或指定系统）向其直接上级报告。报告应简要说明合同名称、编号（如有）、涉及方、预估重要程度、最后知晓的下落等信息。

3.1.3直接上级应在收到报告后的[两个工作小时]内，初步核实情况，并向责任部门指定接口人（或直接向责任部门负责人）正式报告。报告应包含发现人信息、合同基本情况、丢失情况说明及初步判断等。

3.1.4责任部门在接到正式报告后，应立即指定专人负责处理，并在[四个工作小时]内与报告人、合同涉及部门（如有）进行沟通，了解详细情况。

3.2初步核查与评估

3.2.1责任部门应在接到报告后的[24小时]内，对丢失合同进行初步核查，包括检查相关系统记录、查阅关联文件、询问相关人员等。

3.2.2责任部门应在核查后的[48小时]内，评估合同丢失的风险等级和可能造成的影响，确定是否启动正式的处理流程，并告知报告人及相关部门。

3.3调查与补救

3.3.1若确认合同丢失，责任部门应立即启动调查程序，尝试从所有可能渠道找回合同备份或相关信息。调查期限一般不超过[7个工作日]，特殊情况可适当延长，但需报责任部门负责人批准。

3.3.2调查期间，根据合同重要程度和丢失原因，启动相应的补救措施：

a.对于普通合同（低重要程度），可尝试通过内部系统备份或重新梳理业务流程找回线索。

b.对于重要合同（中重要程度），应立即联系合同相对方，说明情况，尝试获取其持有的合同副本或确认合同状态，并根据需要准备补签或重新协商。

c.对于高度重要合同（高重要程度），除采取上述措施外，还应启动更高级别的内部协调，必要时寻求法务部门的意见，并考虑采取法律手段维护权益。

3.3.3补救措施的执行需符合公司相关授权规定，重大补救措施（如需对外补签、支付费用、采取法律行动等）必须经过责任部门负责人及[公司指定层级的管理人员，如部门总监/副总裁级]的审批。

3.4记录与归档

3.4.1责任部门应详细记录整个合同丢失事件的处理过程，包括但不限于发现时间、报告时间、核查过程、调查结果、采取的补救措施、相关人员的沟通记录、审批文件、最终处理结果等。

3.4.2处理完毕后，所有相关记录应整理归档，由责任部门指定专人保管，作为公司合同管理工作的参考及内部审计的依据。

3.5通知相关方

3.5.1根据处理需要和公司规定，责任部门应在处理过程中或处理完毕后，及时向合同相关方（特别是合作方）发送书面通知，说明合同丢失情况及后续处理进展和结果。

第四条责任划分

4.1发现人及报告人应对其发现的合同丢失情况及报告的及时性、准确性负责。故意隐瞒不报或提供虚假信息，造成公司损失的，应承担相应责任。

4.2责任部门负责全面管理合同丢失事件的处理工作，包括接收报告、组织调查、制定补救方案、执行补救措施、记录归档等。责任部门未能有效履行职责，导致处理延误或损失扩大的，应承担相应管理责任。

4.3合同使用部门和人员有责任遵守公司合同管理流程，妥善保管所接触的合同，配合责任部门的调查和处理工作。