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电子档案管理服务合同协议

鉴于委托方（以下简称“甲方”）因业务需要，希望聘请服务商（以下简称“乙方”）提供电子档案管理服务，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成以下协议：

第一条服务范围与内容

1.1乙方同意根据甲方的要求，为其提供电子档案管理服务，包括但不限于电子档案的接收、整理、分类、编目、存储、备份、安全保管、利用查询、鉴定、销毁以及系统维护等技术支持服务。

1.2服务对象为甲方指定范围内的，由甲方业务系统产生的电子文件及元数据，具体范围包括[请列明具体业务系统或文件类型，例如：客户关系管理系统（CRM）中的客户信息记录、企业资源计划系统（ERP）中的订单和发票数据、财务系统中生成的电子凭证等]。

1.3服务流程：

(1)档案接收：甲方按照约定方式（例如：通过安全的网络传输接口或加密邮件）定期（例如：每日/每周）向乙方传输需管理的电子档案及其元数据。甲方保证提供档案的格式符合国家相关标准或乙方规定的标准格式（例如：PDF/A、TIFF、Word、Excel等），并确保传输过程的安全性。

(2)档案整理与分类：乙方接收档案后，将按照甲方提供的分类方案（或乙方标准方案，需事先商定）和元数据标准进行分类、排序、提取和著录必要元数据，建立档案目录。

(3)档案存储与保管：乙方将接收的电子档案存储在其具备相应容量的、符合安全规范的存储系统中。乙方将实施定期的数据备份策略（例如：每日增量备份、每周全量备份），并存储在独立的物理或逻辑位置。存储期限根据档案类型和甲方要求确定，具体见附件[如约定]或在本条款1.4中列明。

(4)档案安全与备份：乙方承诺采取包括但不限于访问控制（用户认证、权限管理）、数据加密（传输加密、存储加密）、防病毒防护、防火墙部署、入侵检测等安全措施，保障电子档案的机密性、完整性和可用性。乙方将制定并维护灾难恢复计划，以应对可能发生的系统故障或自然灾害。

(5)档案利用与查询：乙方将提供档案查询接口或系统，允许甲方授权用户根据预设条件（例如：按时间、按关键词、按档案编号等）检索、调阅、下载或打印所需电子档案。乙方应保证查询服务的响应时间满足甲方的要求（例如：普通查询在X小时内响应，紧急查询即时响应）。

(6)档案鉴定与销毁：对于存储期满的电子档案，乙方将根据甲方的指示或国家相关法律法规进行鉴定，并按照甲方批准的程序进行安全销毁。销毁方式包括但不限于物理销毁存储介质或使用符合安全标准的数字销毁技术。乙方应向甲方提供销毁过程的证明记录。

(7)元数据管理：乙方将按照约定的元数据标准进行管理，确保元数据与原始档案的准确关联，并支持基于元数据的检索。

(8)系统支持：乙方负责电子档案管理系统的日常运行维护，确保系统稳定可靠。根据约定，乙方提供用户操作培训和技术支持服务。

第二条服务期限与地点

2.1本合同服务期限自[起始日期年月日]起，至[终止日期年月日]止，为期[年/月]。

2.2服务地点：乙方提供服务的地点为[请填写具体地点，如：乙方数据中心]，涉及为甲方提供本地服务的，在甲方的办公地点[请填写具体地址]。

第三条服务费用与支付

3.1服务费用：

(1)本合同服务费用采用[请选择计费方式，例如：固定年费/按存储容量收费/按档案数量收费/按处理量收费/混合模式]方式计算。

(2)具体费率或计算标准如下：[详细列出费率、计算公式或费用明细]。

3.2支付周期：服务费用按[月/季/年]支付。

3.3支付方式：甲方应将服务费用支付至乙方指定的以下银行账户：

账户名称：[乙方账户全称]

开户银行：[乙方开户银行名称]

银行账号：[乙方银行账号]

3.4乙方应在收到甲方款项后[例如：10]个工作日内，向甲方开具等额的、符合税务规定的[增值税专用/普通]发票。

第四条双方权利与义务

4.1甲方的权利与义务：

(1)有权要求乙方按照合同约定提供专业、高效的电子档案管理服务。

(2)有权监督乙方的服务过程，并对服务质量提出意见和建议。

(3)按时、足额向乙方支付服务费用。

(4)负责及时、准确、完整地向乙方提供电子档案及其元数据，并对提供档案的真实性、合法性负责。

(5)配合乙方进行档案的整理、分类、鉴定等工作。

(6)指定专门联系人（姓名：[姓名]，职务：[职务]，联系方式：[电话和邮箱]）负责与乙方的日常沟通协调。

(7)遵守乙方关于电子档案管理系统使用和数据安全的相关规定。

(8)根据需要，及时向乙方提供或更新与档案管理