采购申请审批流程标准化手册简化采购流程降低成本.docVIP

采购申请审批流程标准化手册：简化流程·提升效率·降低成本

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业内部各类采购活动的申请审批管理，涵盖日常办公物资采购、生产设备采购、服务类采购（如咨询、维修）等场景。通过标准化流程，解决传统采购中审批环节冗余、职责不清、效率低下、成本控制难等问题，尤其适用于以下典型情况：

各部门常规物资采购（如文具、耗材）；

金额在500元-5万元的中小额采购；

需跨部门协作的专项采购项目；

紧急采购需求（需启动简化审批通道）。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与申请发起

责任主体：需求部门申请人（如部门指定采购对接人*）

操作步骤：

明确采购需求：申请人根据部门工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及到货时间等关键信息。

准备附件材料：根据采购类型补充必要证明文件，如：

办公物资：采购清单（需部门负责人签字确认）；

设备采购：技术参数需求表、旧设备处置说明（如适用）；

服务类：服务方案报价单、供应商资质预审表（如适用）。

填写《采购申请单》：通过企业OA系统或指定审批平台，在线填写采购申请信息，附件材料，提交至部门负责人初审。

（二）部门初审

责任主体：需求部门负责人*

审核重点：

采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划，是否为必要支出；

预算金额是否符合部门预算额度，是否存在超预算风险；

附件材料是否完整、规范（如技术参数是否明确，报价单是否加盖公章）。

操作要求：

初审通过：在1个工作日内提交至采购部复核；

初审不通过：注明具体原因（如“需求与计划不符”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。

（三）采购部复核

责任主体：采购专员、采购部负责人

复核重点：

采购分类准确性：根据物品/服务类型划分采购品类（如办公类、设备类、服务类）；

市场行情核实：对预估单价进行市场询价比对，确认价格是否合理（如单价偏离市场均价超过10%，需要求申请人补充说明或重新询价）；

采购方式合规性：根据金额及品类确定采购方式（如500元以下采用电商平台直购，500元-5万元采用比价采购，5万元以上公开招标）。

操作要求：

复核通过：在1个工作日内提交至财务部预算审核；

复核不通过：注明原因（如“价格虚高”“采购方式不当”），退回需求部门调整。

（四）财务部预算审核

责任主体：财务经理*

审核重点：

预算余额：确认采购项目在部门可用预算额度内，避免超预算采购；

成本合理性：结合历史采购数据及市场价格，评估预算金额是否经济节约；

资金支付计划：是否符合企业财务付款周期（如月度集中付款或即时付款）。

操作要求：

审核通过：在1个工作日内提交至对应审批权限领导；

审核不通过：标注“预算不足”或“成本不合理”，退回需求部门调整预算或需求。

（五）分级审批决策

审批权限根据采购金额划分（示例，企业可根据自身规模调整）：

采购金额区间

审批人

500元以下

需求部门负责人*

500元-2万元

采购部负责人*+分管副总*

2万元-5万元

分管副总*+总经理*

5万元以上

总经理*+董事长*

操作要求：

审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核“必要性、合规性、经济性”；

审批通过：流程进入采购执行环节；

审批不通过：注明原因（如“非必要采购”“预算未获批”），流程终止，通知申请人。

（六）紧急采购简化流程

适用场景：生产经营急需、如不采购将导致企业损失（如设备突发故障需立即维修）。

操作步骤：

申请人填写《紧急采购申请单》，注明紧急原因、预计延误损失，部门负责人签字确认后，直接提交至分管副总*审批；

分管副总*审批通过后，可先行采购，同步补录常规审批流程（需在采购完成后2个工作日内完成）；

采购专员*需在紧急采购后24小时内整理采购凭证（报价单、合同、验收单），提交至财务部备案。

（七）采购执行与结果反馈

责任主体：采购专员、需求部门申请人

操作步骤：

采购执行：根据审批通过的采购方式，对接供应商下单、签订合同（金额超1万元需签订书面合同），跟踪物流进度，保证按时到货；

验收确认：物品到货后，需求部门申请人与采购专员共同验收，核对数量、规格、质量，填写《采购验收单》（双方签字确认）；

结果反馈：采购专员在OA系统中更新采购状态（“已到货”“已验收”），《采购验收单》，通知财务部安排付款。

（八）档案归档

责任主体：采购专员、档案管理员

归档内容：采购申请单、审批记录、报价单、合同、验收单、付款凭证等；

归档要求：每月5日前完成上月采购档案整理，按“采购日期+部门+品类”分类编号，电子档案保存不少于3年，纸质档案保存不少于5年。

三、核心工具表单设计

（一）《采购申请单》

申请部门

申请日期

采购编号

申请人

联系方式

到货日期

采购类别

□办公物资□生产设备□服务外包□其他