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会议组织与记录操作手册

一、适用场景与核心价值

本手册适用于企业内部各类会议的组织与记录工作，包括但不限于：

常规工作会议：部门周例会、月度总结会、季度规划会；

专项项目会议：项目启动会、进度推进会、问题解决会；

跨部门协调会：资源对接会、流程优化会、联合任务部署会；

决策类会议：方案评审会、预算审批会、战略研讨会。

通过规范会议组织流程与记录标准，可提升会议效率、保证信息传递准确、明确行动责任，避免“议而不决、决而不行”的问题，为后续工作推进与复盘提供依据。

二、会议组织全流程操作

（一）会前准备：明确目标与细节

会议效果80%取决于会前准备，需按以下步骤完成：

明确会议核心目标

组织人（通常是部门负责人或项目发起人）需清晰定义会议目的：是同步信息、讨论问题还是做出决策？

示例：“本次会议目标明确Q3产品迭代优先级，并确定各模块负责人及截止时间。”

确定参会人员与分工

必需参会人：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如产品经理、开发负责人、测试负责人）；

可选参会人：需知晓信息但不参与决策的人员（如相关接口人）；

明确分工：指定主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（实时记录关键信息）、设备支持人员（调试投影、麦克风等）。

拟定会议议程并提前分发

议程需包含：会议主题、时间、地点/线上会议、各议题时长、负责人；

要求：至少提前24小时通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送议程，标注“请提前阅读附件材料（如方案初稿、数据报表）”。

准备会议材料与场地

材料清单：议程PPT、背景资料、决策所需数据表、签到表、会议记录模板；

场地检查（线下会议）：提前30分钟检查会议室投影、音响、网络、座位安排，保证桌签、饮用水、纸笔等准备到位；

线上会议：提前测试会议软件功能，保证参会人熟悉、密码及屏幕共享操作。

（二）会中执行：聚焦目标与效率

会议期间需严格按议程推进，重点把控以下环节：

开场与规则说明（5分钟内）

主持人开场：重申会议目标、议程及时长要求（如“本次会议总时长60分钟，请各位控制发言时间，聚焦议题”）；

明确决策机制：是“少数服从多数”“负责人决策”还是“充分讨论后共识”？避免模糊决策。

按议程逐项推进

每个议题由负责人简要介绍背景（1-2分钟），再引导讨论；

主持人需及时打断偏离主题的发言，控制“一言堂”现象，鼓励沉默人员参与（如“*工程师，关于技术实现难点，你有什么补充？”）；

关键讨论点需实时记录（如争议焦点、不同意见、临时动议）。

决策与行动项确认

每完成一个议题，主持人需总结结论：“关于A方案，大家是否同意？同意请举手。”（记录投票结果）；

明确行动项：包含“具体任务、负责人、截止时间、交付物”，示例：“【任务】完成用户调研报告初稿【负责人】*主管【截止时间】9月15日【交付物】PPT版报告”。

会议结束与预告

主持人总结：重申关键决议、行动项及负责人；

预告下次会议（如需）：“下次进度会定于9月20日14:00，同步A模块开发进展。”

（三）会后跟进：落实决议与闭环

会议结束24小时内需完成以下工作，保证“事事有跟进、件件有着落”：

整理会议纪要

记录人根据会议记录，在当日内完成纪要初稿，内容包括：

会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因）；

各议题讨论要点；

最终决议；

行动项清单（任务、负责人、截止时间）。

审核与分发纪要

纪要初稿提交主持人审核，确认信息准确后，通过邮件或企业通讯工具发送给所有参会人及相关人员；

邮件标题格式：“【会议纪要】[会议主题]-[日期]”，示例：“【会议纪要】Q3产品迭代优先级会。

跟踪行动项进展

记录人/组织人需在行动项截止日前2天提醒负责人，同步更新行动项状态（“进行中”“已完成”“延期”）；

对于延期任务，需知晓原因并协调资源支持，保证按时交付。

三、会议记录规范与模板

（一）会议记录核心要素

客观性：记录事实而非个人观点，避免“我认为”“大家觉得”等主观表述；

准确性：决议、数据、人名、时间等信息需与会议内容一致；

简洁性：提炼关键信息，避免逐字记录，重点记录“决议”和“行动项”。

（二）会议纪要模板

会议纪要

会议主题：[例如：2023年Q3市场推广方案评审会]

会议时间：[年月日时分-时分]

会议地点：[线下会议室名称/线上会议]

主持人：[姓名+职务，如：*总监]

记录人：[姓名+职务，如：*助理]

参会人员：[姓名+职务，如：经理、主管、*专员]（按部门/职务排序）

缺席人员：[姓名+职务+原因，如：*主管（出差）]

会议议程：

市场部汇报Q3推广方案初稿（20分钟）；

各部门对方案提出意见（30分钟）；

确定最终方案及执行分工（10分钟）。

各议题讨论要点：

Q3推广方案初稿汇报

*经理：方案核心目标为提升新用户注册量20%