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2025年工会会计档案自查报告

为进一步规范工会会计档案管理，提升财务管理水平，切实防范档案管理风险，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）及《工会会计制度》相关要求，我单位于2025年3月至5月，组织财务部门、档案管理部门及内部审计部门成立专项工作组，对2018年1月至2024年12月期间形成的工会会计档案开展全面自查。本次自查坚持问题导向，覆盖档案形成、归档、保管、利用、销毁全流程，重点核查制度执行、完整性、安全性及信息化管理等关键环节，现将自查情况报告如下：

一、自查工作组织与实施情况

专项工作组由工会主席任组长，财务负责人、档案管理员及审计专员为成员，制定《2025年工会会计档案自查工作方案》，明确自查范围、重点内容及责任分工。工作组通过“现场查阅+系统核验+交叉比对”方式，对纸质档案与电子档案同步核查，逐类梳理凭证、账簿、报表及其他会计资料，结合《工会会计档案保管清册》《会计档案调阅登记薄》《会计档案销毁清册》等辅助台账，确保自查无遗漏。期间召开专题会议3次，针对疑点问题组织集中研讨，邀请上级工会财务部门专家进行业务指导，确保自查标准统一、结论客观。

二、会计档案管理基本情况

我单位工会会计档案管理实行“财务部门立卷、档案部门集中保管”模式，财务人员负责会计资料的日常整理、装订与暂存，年度终了后3个月内移交综合档案室统一管理。现有专职档案管理员1名（持有档案管理从业资格证），兼职财务档案整理人员2名，配备独立档案库房1间（面积20㎡），安装防火防盗门、温湿度调控设备、监控及消防设施，电子档案存储于工会财务管理系统专用服务器（三级等保认证），并定期备份至异地云存储。截至2024年末，共保管工会会计档案1268卷（册），其中记账凭证982册（2018-2024年）、会计账簿156册（含总账、明细账、日记账）、财务报表85册（月度、季度、年度报表）、其他会计资料45册（银行对账单、余额调节表、会计档案移交清册等）。

三、重点检查内容及结果

（一）档案管理制度建设与执行

我单位已建立《工会会计档案管理办法》《会计档案移交细则》《电子会计档案管理规程》等制度，明确归档范围、保管期限、移交流程及安全责任。经核查，制度内容符合《会计档案管理办法》要求，涵盖纸质与电子档案管理双轨要求。但在制度执行中发现：2020年度2本记账凭证移交清册存在移交人、接收人签字不全问题；2023年部分电子会计档案元数据（如形成时间、制作人）记录不完整，反映出制度落实的严谨性需加强。

（二）会计档案归档完整性

1.记账凭证：共检查2018-2024年记账凭证982册，均按月份装订，封面标注年度、月份、凭证起止号、保管期限等信息，凭证号连续无缺失。其中，2021年11月12凭证附件（工会活动费用报销单）缺失1份，经核实为报销人未及时补交原始单据，财务人员未严格履行审核职责；2024年3月5凭证（慰问支出）审批单仅有经办人员签字，缺少工会主席审批，存在流程不规范问题。

2.会计账簿：156册账簿均按年装订，包含总账、明细账（分经费收支、往来款项等类别）、现金日记账及银行存款日记账。现金日记账与银行存款日记账均为订本式账簿，无缺页、挖补现象，但2019年银行存款日记账末页“结转下年”金额与次年“上年结转”金额存在0.5元差异，系手工登账时笔误，未影响年度余额准确性。

3.财务报表：85册报表涵盖月度资产负债表、经费收支表，年度工会经费收支决算表及附注说明，均有编制人、财务负责人及工会主席签章。2022年度决算报表附注中“其他支出”明细披露不完整（未说明5000元临时救助具体对象），不符合《工会会计制度》关于信息披露的要求。

4.其他会计资料：银行对账单（2018-2024年共252份）与银行存款日记账核对一致，余额调节表（42份）编制规范，无长期未达账项；会计档案移交清册（7份）记录移交时间、内容、数量等信息，但2020年移交清册未注明电子档案存储路径，不利于后续查询。

（三）档案保管条件与安全管理

档案库房温度控制在14-24℃，湿度45-60%，配备温湿度记录表（2025年1-5月记录完整），未发现虫蛀、霉变现象。档案柜为铁皮柜，按“年度-类别”分类存放（如2018年凭证柜、2018年账簿柜），标识清晰。电子档案存储服务器设置访问权限（仅档案管理员与财务负责人有权限），登录需双重认证（密码+动态验证码），2023年服务器曾因硬件故障导致2021年电子凭证临时无法访问，虽48小时内恢复，但暴露出备份频率不足（原每季度备份，现调整为每月备份）。异地云存储数据经核验与本地一致，无丢失风险。

（四）档案利用与销毁管理

调阅登记薄显示，2018-2024年共调阅会计档案32次（其中外部审计调