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采购申请与供应商评估标准工具

一、适用业务情境

本工具适用于企业各类采购场景，包括但不限于：

新项目启动采购：如新产品研发、生产线建设等需新增物料或服务的采购需求；

日常运营补充采购：如办公用品、生产耗材等常规性、周期性采购；

设备更新采购：如老旧设备替换、技术升级等固定资产采购；

服务类采购：如IT运维、咨询培训、物流运输等外部服务采购。

通过标准化流程与评估工具，保证采购需求合规、供应商选择合理，降低采购风险，提升采购效率与质量。

二、操作流程指引

（一）采购申请流程

需求提出与申请单填写

由需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际需求填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交货期等关键信息；

需求部门负责人（如*经理）对采购需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

采购部门复核

采购部门收到申请后，重点核查：

采购需求是否符合公司相关规定（如预算是否在部门额度内、是否属于集中采购目录等）；

规格参数是否明确，避免模糊描述（如“办公电脑”需明确CPU、内存、硬盘等配置）；

预估单价是否参考近期市场行情，必要时进行询价比对。

复核通过后，进入审批环节；复核不通过的，反馈需求部门补充或调整。

管理层审批

根据采购金额或重要性分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购部门负责人（*主管）审批；

5000元＜金额≤50000元：分管副总（*总）审批；

金额＞50000元：总经理（*总）审批。

审批通过后，采购部门启动供应商寻源流程；审批未通过的，退回需求部门。

采购执行与反馈

采购部门根据审批结果，向合格供应商下达采购订单，明确交货期、质量标准、付款方式等条款；

货物/服务交付后，需求部门进行验收，填写《验收确认单》，反馈至采购部门存档。

（二）供应商评估流程

供应商信息收集

采购部门通过公开招标、行业推荐、主动寻源等方式收集供应商信息，要求供应商提供以下基础资料：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）；

公司简介、组织架构、生产/服务能力说明；

近三年同类项目业绩案例（附合同关键页复印件）；

产品/服务报价单（需注明有效期）、付款条件、售后服务承诺。

初步筛选

建立初步筛选标准（示例）：

筛选维度

合格标准

资质完整性

提供营业执照、必备行业资质，且在有效期内

业绩相关性

近3年内有2个及以上同类项目成功案例

财务状况

无严重失信记录，资产负债率≤70%

服务响应能力

承诺24小时内响应需求，48小时内提出解决方案

不满足任一核心标准的供应商直接淘汰，其余进入详细评估环节。

现场考察（必要时）

对金额较大（如＞10万元）或关键物料/服务的供应商，组织考察小组（含采购、需求部门、技术专家）进行现场考察，重点核查：

生产/经营场所是否与申报信息一致；

生产设备、工艺流程是否满足技术要求；

质量控制体系（如检测流程、不合格品处理机制）是否健全；

仓储物流能力（如库存管理、运输配送能力）。

考察后形成《供应商现场考察报告》，作为评估依据之一。

综合评分与等级划分

采用量化评分法（总分100分），从资质能力、供应保障、商务条件、服务质量四个维度综合评估（示例）：

评估维度

评分项

分值

评分标准

资质能力（20分）

行业资质等级

10

国家级认证10分，省级8分，行业级5分

业绩案例质量

10

国际案例10分，国内案例8分，地方5分

供应保障（30分）

产能匹配度

15

完全满足15分，基本满足10分，不足5分

交期准时率（近1年）

15

≥98%15分，95%-97%10分，＜95%5分

商务条件（30分）

价格竞争力

15

最低报价15分，次低价12分，平均价8分

付款方式灵活性

15

账期≥60天15分，30-59天10分，现结5分

服务质量（20分）

售后响应速度

10

≤24小时10分，≤48小时8分，＞48小时5分

投诉处理满意度（近1年）

10

无投诉10分，1-2次投诉8分，≥3次5分

划分供应商等级：

A级（90分及以上）：优先合作，可纳入战略供应商；

B级（80-89分）：合格供应商，常规合作；

C级（70-79分）：有条件合作，需限期整改；

D级（＜70分）：不合格，淘汰。

结果应用与动态管理

评估结果经采购部门负责人（主管）、分管副总（总）审批后，更新《合格供应商名录》；

对A级供应商可给予订单倾斜，对C级供应商制定改进计划，3个月后复评仍不达标则淘汰；

每年对《合格供应商名录》进行全面复评，保证供应商持续符合要求。

三、工具模板示例

（一）采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

采购类型（□物料/□服务）

预算编号

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价