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产品品质问题解析及优化建议表单

一、适用情境与范围

本表单适用于企业产品全生命周期中的品质问题管理场景，包括但不限于：生产过程异常、客户投诉反馈、市场抽检不合格、内部质量审核发觉的问题等。可由质量部门、生产部门、研发部门、客服部门等相关岗位人员填写，用于系统记录问题信息、追溯根本原因、制定并跟踪优化措施，保证问题得到闭环解决，持续提升产品品质。

二、操作流程详解

步骤1：问题信息收集与初步核实

发觉品质问题后，由首责部门（如生产车间、客服团队）在24小时内完成问题现象描述、影响范围评估及基础信息收集，包括产品名称、型号、批次、问题发生时间/地点等。

核实问题是否可复现、是否涉及安全隐患或批量性风险，若为紧急问题（如可能导致客户安全或重大投诉），需立即启动应急响应流程，同步上报质量主管。

步骤2：填写表单基础信息

依据收集到的问题信息，在表单“基本信息”部分准确填写产品信息（名称、型号、批次号、生产日期）、问题发觉环节（如来料、过程、成品、客退）、问题描述（附照片/视频等佐证材料）、问题等级（按影响程度分为一般、严重、紧急三级）。

保证问题描述客观具体，避免模糊表述（如“产品有问题”应改为“产品外壳存在2mm划痕，影响外观”）。

步骤3：组织跨部门原因分析

质量部门牵头，组织生产、研发、采购等相关部门召开问题分析会，通过“5Why分析法”“鱼骨图”等工具，从人、机、料、法、环、测等维度排查问题产生的直接原因和根本原因。

分析过程中需详细记录各环节可能的影响因素，例如：若为尺寸不合格，需确认是模具问题、参数设置偏差还是测量工具误差。

步骤4：制定优化措施与责任分工

根据根本原因分析结果，由责任部门提出具体优化措施，明确措施内容（如“调整注塑机温度参数至180±5℃”）、责任人（如*生产主管）、完成时限（如“3个工作日内”）及验证标准（如“连续生产5件产品尺寸检测合格”）。

涉及多部门协作的措施，需明确主责部门与配合部门的职责，避免责任推诿。

步骤5：措施执行与效果验证

责任人按计划落实优化措施，质量部门跟踪措施执行进度，完成后进行效果验证（可通过试产、抽检、客户反馈等方式确认问题是否解决）。

若验证未通过，需重新分析原因并调整措施，直至问题彻底解决。

步骤6：问题归档与经验总结

问题解决后，由质量部门将完整的表单（含问题描述、原因分析、措施记录、验证结果）归档，并组织相关部门进行经验总结，更新《品质管理手册》或作业指导书，预防同类问题再次发生。

三、表单模板结构

基本信息

产品名称

产品型号/规格

生产批次号

问题发觉日期

年月日

问题发觉环节

□来料□过程□成品□客退□其他（请注明）

问题发觉人

联系方式

（内部工号/分机号）

问题描述

问题现象（附照片/视频编号）

影响范围

□单件□小批量（数量：）□大批量□客户投诉（投诉编号：）

问题等级

□一般（不影响使用）□严重（影响使用/功能）□紧急（存在安全隐患）

原因分析

直接原因分析

根本原因分析

责任部门

□研发□生产□采购□质量□其他（请注明）

优化措施与计划

序号

具体措施内容

1

2

3

措施执行与验证结果

实际完成时间

措施执行情况（简述）：

验证方式

□试产检测□抽检（数量：）□客户反馈□其他（请注明）

验证结果

□已解决□部分改善（未完全解决原因：）□未解决

后续跟进

是否需更新相关文件

□是（文件名称：）□否

经验总结与预防建议

归档人

归档日期：年月日

四、使用要点提示

信息真实性与完整性：填写时需保证所有信息真实、准确，问题描述清晰可追溯，避免因信息缺失导致原因分析偏差。

原因分析深度：需深入挖掘根本原因，而非停留在表面问题（如“员工操作失误”需进一步分析是培训不足还是操作指导书不合理）。

措施可行性：优化措施应具体、可量化、可执行，避免空泛表述（如“加强质量意识”应改为“对生产班组开展2小时质量标准培训并考核”）。

跨部门协作：复杂问题需明确各部门职责，质量部门做好统筹协调，保证措施落地到位。

保密要求：涉及客户投诉、产品缺陷等敏感信息时，需按公司保密制度管理，仅限相关人员查阅。

持续改进：定期对已归档问题进行复盘，统计高频问题类型，针对性优化流程或标准，从源头降低品质风险。